5 tips om vergaderingen van kleine bedrijven te verbeteren

Alle bedrijven, zowel grote als kleine, hebben samenwerkingstijd nodig om het werk gedaan te krijgen. Voor veel medewerkers voelen vergaderingen soms als een vervelend karweitje aan. Of het er nu te veel of te weinig zijn, of het niet beter een e-mail had kunnen zijn, of dat het gewoon tijdverspilling is, trekken slechte vergaderingen een wissel op uw meest waardevolle resources: tijd en mensen. Het U.S. Bureau of Labor Statistics schat dat Amerikaanse bedrijven elk jaar miljoenen dollars verliezen vanwege onnodige vergaderingen. 

Efficiënte vergaderingen daarentegen waarborgen effectieve samenwerking, die cruciaal is voor het nemen van slimme beslissingen en het behalen van bedrijfs- en inkomstendoelen. Dit geldt in wezen vooral voor kleine bedrijven. Omdat kleine bedrijven minder medewerkers hebben, draagt iedereen vaak verschillende petten. Dat betekent meer multitasken, meer collectieve besluitvorming en veel unieke uitdagingen die alleen met goede communicatie en planning kunnen worden aangepakt. 

Een handvol belangrijke praktijken kunnen uw teams op het juiste spoor houden. Hier volgen vijf eenvoudige manieren om vergaderingen van kleine bedrijven te verbeteren en de productiviteit hoog te houden. 

1. Bouw ritme en routine in 

Terwijl er zoveel te doen is en er zo weinig mensen zijn om het te doen, zijn regelmatig geplande vergaderingen van essentieel belang voor kleine bedrijven. Dit kunnen wekelijkse teambijeenkomsten, maandelijkse brainstormsessies, driemaandelijkse retroactieve vergaderingen, of zelfs een dagelijks praatje zijn. Wat belangrijk is, is om een onderling afgesproken ritme te ontwikkelen dat zinvol is voor uw personeel en dat op uw bedrijfsdoelen is afgestemd. Willekeurige of onverwachte vergaderingen maken het voor personeelsleden moeilijk om zich goed voor te bereiden; ze maken het ook moeilijker voor mensen om nog voldoende tijd te hebben om hun daadwerkelijke werk te doen.

  • Structuur is belangrijk: als het duidelijk is wanneer er vergaderingen worden gehouden en waar ze over gaan, is het waarschijnlijker dat iedereen zijn tijd managet om de vergadering te kunnen bijwonen en op een productieve manier te kunnen deelnemen.
  • Het is van essentieel belang om doelen te stellen: vergaderingen die volgens een bepaald ritme plaatsvinden, maken het voor iedereen eenvoudiger om doelen te stellen en vervolgens hun prestaties en voortgang naar dat doel te meten en bij te houden.
  • Een vergadering kan snel zijn: sommige bedrijven gebruiken dagelijkse “staande vergaderingen”, of statusupdatevergaderingen, die zijn ontworpen om zo kort te zijn dat niemand hoeft te gaan zitten. Deze vergaderingen zorgen dat iedereen synchroon blijft lopen en verminderen knelpunten zonder dat het kostbare werktijd kost. 

2. Stel een agenda op 

 Niemand wil een bedrijfsvergadering bijwonen die vaag en ongeorganiseerd is. Bovendien kost inefficiëntie geld. In een rapport uit 2019 wordt geschat dat slecht georganiseerde vergaderingen de Amerikaanse economie miljarden dollars aan verspilde tijd hebben gekost en een negatieve invloed op klantrelaties hebben gehad. Hier zijn wat praktische tips voor het opstellen van een agenda: 

  • Maak een plan: als u een specifieke agenda voor een vergadering opstelt, blijft iedereen bij de les.
  • Blijf gefocust: als u een beperkt aantal items hebt om te bespreken, blijft de duur van de vergadering beperkt.
  • Zorg dat u een doel hebt: kies een beperkt aantal doelen of items die moeten worden voltooid. Een vergadering met een duidelijk doel voelt waarschijnlijk veel waardevoller voor de deelnemers.
  • Focus op oplossingen, niet op problemen: als er oplossingsgericht wordt gedacht, worden vergaderingen veel productiever, vooral als teamleden van tevoren over oplossingen hebben gebrainstormd. 

3. Genereer snellere feedback

 Projecten kunnen vaak stagneren als één persoon op een ander zit te wachten om zijn of haar input te geven. U kunt vergadertijd in efficiënte werktijd omzetten door online samenwerkingstools te gebruiken die u helpen om projecten aan te pakken, klanten op afstand persoonlijk te ontmoeten of in realtime samen aan documenten te werken. 

  • Werk samen aan documenten: het in realtime schrijven en reviseren van documenten en de cloudopslag van alle versies van die documenten houdt in dat niemand meer wacht op feedback of niet weet welke versie de nieuwste is. Het kan allemaal onmiddellijk plaatsvinden, als onderdeel van het gesprek.
  • Probeer videovergaderingen: als klanten of teamleden persoonlijk aan een vergadering kunnen deelnemen ook al kunnen ze daarbij niet lijfelijk aanwezig zijn, kan dit de reactietijden flink versnellen.
  • Deel visuele hulpmiddelen: online tools helpen u om uw scherm te delen, samen te werken aan tijdlijnen en planningen, en nog heel veel meer. 

4. Gebruik een beslissingsmodel

 Omdat de rollen en verantwoordelijkheden van medewerkers van kleine bedrijven altijd veranderen om aan de bedrijfsbehoeften te voldoen, kan het lastig zijn om besluitvormers en projectmanagers te identificeren. Het gebruik van een beslissingsmatrix of -schema kan een uitkomst zijn (en veel tijd besparen). Hier zijn een paar voorbeelden van tools die rollen en verantwoordelijkheden kunnen helpen identificeren: 

  • RACI/DACI-grafieken: dit zijn tools die ervoor zorgen dat iedereen weet wie er voor welke aspecten van een project of besluit verantwoordelijk is. Idealiter wordt dit in een vergadering gedaan voordat het project start. 
    • RACI: de groep beslist wie er “Responsible” (verantwoordelijk) is voor het werken aan een actie, wie er “Accountable” (aansprakelijk) is om ervoor te zorgen dat het werk wordt gedaan, wie er wordt “Consulted” (geraadpleegd) voor het project en wie er gewoon over “Informed” (geïnformeerd) wordt. U kunt een grafiek maken waarbij taken op de Y-as en namen van medewerkers op de X-as worden weergegeven en vervolgens aan elke persoon en taak een RACI-letter toewijzen. 
    • DACI: in dit vergelijkbare model heeft de “Driver” (leider) de leiding over het project, is de “Approver” (fiatteur) verantwoordelijk voor het goedkeuren van een project, is een “Contributor” (bijdrager) iemand die met een project helpt en blijft de “Informed” (geïnformeerde) op de hoogte van het project.
    • Zowel RACI als DACI kunnen helpen om vertragingen en verwarring te voorkomen. Als bovendien één persoon voor te veel taken verantwoordelijk is, kan een RACI/DACI-grafiek dit duidelijk maken. 
  • Besluitvormingsstructuur: dit is een eenvoudige, visuele manier om een probleem, de diverse opties en de verschillende gevolgen of verzachtende factoren weer te geven. 
  • Ontwikkel een proces: het belangrijkste is om een model of proces te hebben niet wat dat proces is. Wanneer er een systeem is en dit wordt uitgeoefend, wordt het nemen van beslissingen en het toewijzen van verantwoordelijkheden veel eenvoudiger.

5. Deel eigenaarschap 

 Hoewel het delegeren van taken en beslissingen van essentieel belang is voor het succes van elk klein bedrijf (of elke vergadering van een klein bedrijf), houdt werkelijk effectieve samenwerking een gedeeld eigenaarschap van doelen en resultaten in. Een collectief gevoel van verantwoordelijkheid tijdens elke vergadering zorgt dat iedereen op het juiste spoor blijft en betrokken blijft.

  • Ontmoet elkaar persoonlijk: soms moet men, om een probleem op te lossen, de e-mail even vergeten en persoonlijk bij elkaar komen zodat de neuzen weer dezelfde kant opstaan.
  • Houd u verre van de instelling “dat is mijn werk niet”: zelfs als teamleden verschillende taken op zich nemen, dan betekent gelijkwaardig eigenaarschap voor de winsten en verliezen van het bedrijf dat iedereen eerder geneigd is om zich voor de groep in te zetten.
  • Sta open voor verschillende perspectieven: als u gedeeld eigenaarschap over de besluitvorming toestaat, kan dit uw bedrijf op onverwachte manieren ten goede komen. 

 Bovendien is het noodzakelijk dat elk model, elke tool of elke routine die u kiest bij de structuur en cultuur van uw bedrijf past. Maar het integreren van een aantal van deze tips kan tijd besparen, teamwork verbeteren en helpen bij het beheren van de eindeloze uitdagingen die horen bij het runnen van een klein bedrijf. 

Lees meer over vergaderingen van kleine bedrijven en de tools die uw teams kunnen helpen om beter samen te werken en te innoveren. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Productiviteit

Vijf manieren waarop met geïntegreerde agenda-apps de productiviteit kan worden verhoogd

Meer informatie
Productiviteit

Belangrijkste productiviteitstips voor je externe of mobiele kantoor

Meer informatie
Productiviteit

Tips voor het leiden van effectieve vergaderingen met je personeel

Meer informatie
Productiviteit

Zo kies je het effectiefste stroomdiagram

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.