Waarom boekhouding en financiën belangrijk zijn voor kleine bedrijven

Boekhouding.

Voor de meeste ondernemers een huiveringwekkend woord. Eén voordeel van een eigen bedrijf is dat je niet te maken hebt met de bureaucratie en processen die het werken voor een groot bedrijf met zich meebrengen. Als je een succesvol klein bedrijf hebt, is dat waarschijnlijk het gevolg van een goed begrip van je klanten, je producten en je team, allemaal zaken die een tevreden en voldaan gevoel kunnen opleveren.

Voor veel ondernemers is de boekhouding een van de vervelendste verplichtingen. Dit gevoel kan er vaak toe leiden dat kleine ondernemers onvoldoende investeren in financiële activiteiten, iets wat ernstige gevolgen kan hebben.

Toen ik mijn bedrijf net begonnen was, bleef een van mijn adviseurs hameren op het belang van dit vervelende werk. Haar advies: zorg dat je al in een vroeg stadium goede gewoontes hebt. Net als bij voldoende beweging en voeding, voorkomen goede gewoontes toekomstige problemen en kun je in de toekomst zaken voor elkaar krijgen die je je nu niet eens kunt voorstellen.

Er zijn drie goede gewoontes die elke bedrijfseigenaar zou moeten volgen. Hiermee garandeer je niet dat je bedrijf een knallend succes wordt, maar je voorkomt er wel mee dat je onbedoeld financiële fouten maakt.

Gewoonte 1: Besteed uit wat je niet kunt of wilt doen

Als kleine ondernemer steunt het hele bedrijf op jouw schouders. Maar soms is dat gewicht gewoon te zwaar. Als je je financiën niet graag zelf bijhoudt, is dit een van de meest beheersbare stressfactoren die je kunt uitbesteden. Er zijn ruim voldoende aanbieders die je kunnen helpen met alles van de boekhouding en salarisadministratie tot het ontwikkelen van geavanceerde financiële modellen.

Er zijn twee soorten aanbieders waarover je kunt nadenken.

  • Ingehuurde accountantsbureaus helpen je doorgaans met de routinematige logistiek van het bedrijf, zoals de boekhouding, salarisadministratie, kostenvergoedingen, rapportage en (veel) meer. Ze vragen meestal een voorschot op basis van de schaal van je bedrijf en groeien dus met je mee. Ze zijn vaak verrassend voordelig en een goed bureau kan met je meeschalen tot je klaar bent een vaste medewerker hiervoor aan te nemen.
  • De andere optie is een deeltijd-CFO. Dit is vaak iemand die als CFO in vaste dienst heeft gewerkt en meer flexibiliteit wil. Een CFO in deeltijd kan vaak hetzelfde doen als een ingehuurd accountantsbureau, maar kan zich ook richten op meer strategische financiële vragen zoals wanneer en hoe er extern kapitaal moet worden aangetrokken.

Wat jij nodig hebt, is afhankelijk van de complexiteit van je bedrijf. Als je evenwel een team opzet om werk uit te besteden, zijn deze voorzieningen essentieel. Je bent geen ondernemer geworden om de boekhouding te doen, maar je moet wel een goed beeld hebben van de gezondheid van je bedrijf.

Gewoonte 2: Regel je financiën per maand

Misschien ken je het wel. Er is een heel jaar voorbijgegaan en nu is het tijd voor de belastingaangifte. Maar je hebt niet alles goed bijgehouden en je bent in februari en maart zoet met het opzoeken van bonnen en facturen. Terwijl je je financiën probeert na te gaan, ontdek je onnodige uitgaven en kostbare verrassingen. Of misschien ontdek je zelfs dat de situatie zorgwekkender is dan je dacht.

Gelukkig kan dit voorkomen worden door een eenvoudige regel te volgen: sluit de boeken per maand.

Als we het over boekhouding hebben, betekent het sluiten van de boeken dat je de ontvangsten en uitgaven nauwkeurig naloopt en ervoor zorgt dat je balans overeenkomt met wat er op je bankrekening staat. Hiervoor moet je een helder beleid afspreken met de interne of ingehuurde boekhouder. En het is nog belangrijker dat je dit beleid afdwingt en nagaat of het wordt nageleefd (hoe langer je wacht na het einde van de maand, hoe lastiger het is om de boeken te sluiten).

Maar het is niet alleen een kwestie van goede gewoonten. Door dit semi-actuele inzicht in je bedrijf krijg je de kans het roer om te gooien als er problemen optreden en kun je investeren wanneer daar mogelijkheden voor zijn.

Stel dat je een kleinzakelijk krediet wilt aanvragen. Als je weet wanneer je krediet moet aanvragen, kun je ervoor zorgen dat je dat niet te vroeg doet (en onnodig rente betaalt) of te laat doet (en een financiële crisis riskeert). Ook als je een start-up hebt en aan startkapitaal wilt komen, is het goed om te weten wanneer je meer geld moet genereren zodat je vanuit een sterke positie kunt onderhandelen. Je wilt niet onderhandelen om de rekeningen te kunnen betalen als dat eigenlijk al niet meer lukt.

Gewoonte 3: Laat je financiën controleren

Hier haken de meeste mensen af. Financiële controle houdt in dat je een externe accountantsfirma vraagt je balans, financiële verslaggeving en boekhoudprocessen na te lopen. Een financiële controle klinkt als iets dat je doet als je in de problemen zit of als je een groot bedrijf hebt, maar dat is ver van de waarheid.

Zoals een van mijn mentoren ooit zei: “Een gecontroleerd bedrijf is een goed bedrijf”.

Een financiële controle heeft veel voordelen. Om te beginnen kun je hiermee fraude voorkomen. Ken je die verhalen over losgeslagen werknemers of leveranciers die geld verduisteren? Als je je financiën laat controleren, kan een auditor je helpen dit soort zaken te identificeren. Bovendien kan een auditor aangeven welke aspecten van je boekhoudproces vatbaar zijn voor kwaadwillenden.

Een auditor zal je ook wijzen op eventuele andere knelpunten in je boekhoudproces die in de toekomst complicaties kunnen opleveren. Als je deze kent, kun je problemen voorkomen en op de lange termijn geld besparen.

Maar een auditor helpt je niet alleen bij het voorkomen van dreigende kwesties. Een financiële controle kan ook mogelijkheden bieden. Als je ooit besluit je bedrijf te verkopen, kunnen geauditeerde cijfers een vereiste van de koper zijn. Zelfs al is het niet verplicht, bedrijven met geauditeerde financiële gegevens leveren doorgaans een hogere prijs op doordat kopers minder risico op vervelende verrassingen lopen.

En het gaat niet alleen om verkopen. Veel investeerders vragen volwassen bedrijven om geauditeerde gegevens voordat ze geld verstrekken. Je kunt oudere gegevens natuurlijk snel alsnog laten controleren als je wilt verkopen of kapitaal wilt aantrekken, maar dit brengt complexiteit en vertragingen (en kosten) met zich mee. En je kunt zelfs op problemen stuiten die potentiële kopers of investeerders afschrikken.

Misschien denk je dat het inhuren van een auditor betekent dat je een groot accountantskantoor in de arm moet nemen en Dagobert Duck-achtige bedragen moet neertellen. Maar er zijn talloze kleinere accountantskantoren die een goede naam hebben en bekendstaan om hoogwaardige controles tegen een fractie van de prijs van grote kantoren.

Gezond aan de slag met je financiën

Goede financiële praktijken zijn een traditionele vorm van preventieve geneeskunde. Je kunt natuurlijk wachten tot je een financieel infarct krijgt en proberen hiervan te herstellen, maar als je nu al de juiste stappen zet, voorkom je niet alleen crisissituaties maar ontgrendel je ook mogelijkheden.

Boekhouding, rekeningstelsels en balansposten zijn natuurlijk afschrikwekkende woorden. Als ik erover schrijf, moet ik al denken aan spreadsheets, lange uren en vermoeide ogen. Maar door effectief externe krachten in te zetten, goed beleid op te stellen en ervoor te zorgen dat iedereen dat volgt, wordt de boekhouding een sterk onderdeel van je bedrijf en krijg jij de geruststelling dat je bedrijf financieel gezond is.

Over de auteur

Allen Gannett is the author of The Creative Curve (Penguin Random House), a book about creating the right idea at the right time. It has been translated into eight languages and featured on CNBC, Forbes, and many more. Previously he was the founder and CEO of TrackMaven, a marketing analytics platform whose clients included Microsoft, Marriott, Saks Fifth Avenue, Home Depot, Aetna, Honda, and GE. In 2018 it merged with Skyword to form the leading content marketing platform. He has been on the “30 Under 30” lists for both Inc. and Forbes.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Manage my business

5 dure fouten die je wilt vermijden bij het schalen van je bedrijf

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.