Het schrijven van e-mailberichten kan een vermoeiende aangelegenheid zijn. Soms ben je urenlang bezig om een iets moois op papier te zetten, waarna je maar moet afwachten of het ook wordt gelezen.
Met e-mailanalyse krijg je meer helderheid over je e-mailresultaten. Als je weet hoeveel geadresseerden je bericht hebben geopend en hoeveel tijd ze gemiddeld hebben besteed aan het lezen ervan, kun je betere beslissingen nemen. Als het leespercentage lager is dan je zou willen, kunt je de hoofdtekst aanpassen zodat de inhoud duidelijker wordt. Stuur het bericht vervolgens opnieuw om er zeker van te zijn dat de boodschap overkomt.
Het leespercentage van dit e-mailbericht is slechts 50%. Deze gebruiker kan het bericht het beste opnieuw verzenden om de gewenste reacties te krijgen.
Ontdekken hoeveel tijd je besteedt aan het lezen en schrijven van e-mailberichten
Heb je wel eens het gevoel dat je zo veel tijd besteedt aan het lezen en schrijven van e-mailberichten dat je helemaal niet meer aan de rest van je werk toekomt? Je bent niet enige… Uit onderzoek is gebleken dat de gemiddelde werknemer 28% van zijn werktijd besteedt aan het bijhouden van e-mail.
Persoonlijke e-mailanalyse kan je inzicht bieden in hoeveel tijd wordt ingenomen door het lezen en verzenden van e-mail. Als het aantal uur dat je aan e-mail besteedt, te hoog wordt, kun je stappen ondernemen om deze tijd in te korten. De gemakkelijkste manier om dit te doen is meestal om over te schakelen naar een chatprogramma, bijvoorbeeld Microsoft Teams. Je kunt dan kortere, informelere berichten sturen.
Wanneer de overbelasting door e-mail enorme proporties heeft aangenomen, kan het probleem liggen bij de organisatiestructuur of bij je werkstijl. Misschien heb je te veel verantwoordelijkheden of vind je het moeilijk om bepaalde taken te delegeren. Aan de hand van een persoonlijke e-mailanalyse kun je beter onderbouwen waarom je een gedeelte van je werk zou moeten overdragen. Dit zal je team helpen om betere en snellere beslissingen te nemen.
Deze gebruiker heeft de afgelopen week bijna 11 uur besteed aan het lezen en verzenden van e-mail. Dit is beneden het gestelde doel van 12 uur, maar toch nog een aanzienlijk deel van de beperkte tijd van deze gebruiker.
Van ’email grazin’ naar batchverwerking van e-mail
Veel kenniswerkers houden hun postvak de hele dag open staan, zodat ze binnenkomende berichten meteen kunnen lezen zodra ze arriveren. Deze gewoonte wordt ook wel ’email grazing’ genoemd. Deze gewoonte is nadelig voor je focus waardoor het moeilijker kan zijn om je belangrijkste projecten gedaan te krijgen. Onderzoek heeft uitgewezen dat het meer dan 15 minuten duurt om je weer volledig op je werk te focussen, zelfs als het maar om één mailtje tussendoor gaat.²
Met persoonlijke e-mailanalyse krijg je meer inzicht in je gedragsmatige patronen met betrekking tot e-mail. Vervolgens kun je dit gedrag, indien nodig, corrigeren. Je kunt bijvoorbeeld tijd in je agenda vrijmaken om alle e-mailberichten in één keer af te handelen en daarna de rest van de dag de modus Niet storen inschakelen.
Deze gebruiker biedt een klassiek voorbeeld van ’email grazing’. De gebruiker leest en verzendt meestal de hele dag door e-mailberichten in plaats van hier één moment van de dag voor te kiezen.
Het team van Growth Center is erop gericht je te helpen je bedrijf te starten, te beheren en te runnen.