Het e-mailprogramma dat aansluit bij uw zakelijke behoeften

E-mailservices worden gebruikt voor bijna elke online activiteit: van in contact blijven met klanten en collega’s tot het instellen van sociale media-accounts en online shopping. En in vrijwel elk land ter wereld zijn mensen verbonden met een e-mailclient die onze moderne leefwijze mogelijk maakt. Volgens een onderzoek door The Radicati Group, Inc. maakte in 2017 grofweg de helft van de wereldbevolking gebruik van e-mail en ‘tegen het eind van 2021 zal het aantal wereldwijde e-mailgebruikers meer dan 4,1 miljard bedragen’. Het is ongelooflijk en toont aan hoe belangrijk e-mailplatforms zijn geworden.

Maar e-mail is meer dan alleen een manier om eenvoudige berichten te versturen en te ontvangen. Door innovaties die mensen en bedrijven helpen efficiënter en effectiever te communiceren, is e-mail uitgegroeid en omvat het intussen een uitgebreid assortiment hulpmiddelen die de manier waarop je werkt daadwerkelijk kan verbeteren. Natuurlijk heeft niet ieder bedrijf alle beschikbare hulpmiddelen nodig, dus is er verschil tussen ‘basis’- en ‘geavanceerde’ oplossingen, die je kunnen helpen bij de beslissing welke e-mailclient voor jou de beste is. Laten we eens even kijken.

Basisfuncties

De meeste gratis e-mailservices bieden een aantal basisfuncties waarmee je je e-mailberichten efficiënt kunt beheren en ordenen, zoals:

• Automatisch beantwoorden: Door de mogelijkheid een bericht op te stellen dat automatisch wordt verzonden naar iedereen die via e-mail contact met je opneemt, maakt deze functie het makkelijk anderen te laten weten dat je niet op kantoor bent, wanneer je weer terug zult zijn en met wie ze tijdens jouw afwezigheid contact kunnen opnemen.
• Regels toepassen: Regels zijn acties die je automatisch kunt toepassen op inkomende en/of uitgaande berichten. Je kunt zelf kiezen wat de regel activeert en welke acties er worden genomen als dat gebeurt. Als je bijvoorbeeld wilt dat alle berichten van je baas naar een specifieke map gaan, kun je dat regelen door een regel in te stellen. Of als je berichten met ‘schrijf je vandaag in’ als onderwerp onmiddellijk wilt wissen, kun je een regel instellen die daarvoor zorgt.
• Mappen: De meeste gratis e-mailservices bieden een bepaalde bedrijfsfunctie, zoals mappen, waarmee je berichten handmatig kunt sorteren en opslaan op basis van het systeem dat jij wilt. Als je bijvoorbeeld werkt aan ‘Project X’, dan kun je een map creëren met de naam ‘Project X’ en handmatig alle aan het project gerelateerde berichten naar die map overzetten. Dit maakt het eenvoudig alle communicatie over het project bij te houden. Of, als je de prijzen onderzoekt van een product dat je bedrijf nodig heeft, kun je een map maken voor alle berichten en offertes die je hebt ontvangen en ze dus handig allemaal bij elkaar opslaan.

Aanvullende functies met zakelijke e-mailservices

Als je functies nodig hebt die niet worden aangeboden door basisservices, is zakelijke e-mail mogelijk het antwoord. En hoewel elke e-mailclient anders is, zijn bepaalde functies beschikbaar in alle zakelijke oplossingen, zoals:

• Beveiligde e-mailcommunicatie en -opslag: Door gebruik te maken van encryptie en een uitgebreid assortiment beveiligingsfuncties hebben veel zakelijke e-mailoplossingen de mogelijkheden de veiligheid van je berichten te waarborgen, onderweg en in je inbox.
• Gedeelde agenda’s: Met gedeelde agenda’s kun je zien wanneer iemand (of je hele team) beschikbaar is voor vergaderingen. Dit maakt het plannen ervan en van andere groepsactiviteiten op een tijd die voor iedereen handig is eenvoudig. Gedeelde agenda’s kunnen ook een geweldige manier zijn om mensen te laten weten dat je niet op kantoor bent. Voeg een afspraak toe aan je agenda voor je vakantie en blokkeer de tijd, dan kan iedereen die toegang heeft tot je agenda zien wanneer je er niet bent.
• Verschillende mensen een bericht sturen met een enkel e-mailalias: Bepaalde e-mailservices maken het makkelijk om alle mensen waarmee je aan een bepaald project werkt in één keer een bericht te sturen, door één naam te gebruiken. Dus als je, zeg maar, met tien mensen aan een project werkt, kun je die tien mensen in een groep plaatsen en die ‘Team project X’ noemen. Zo kun je die tien mensen op elk moment een bericht sturen door een e-mail aan ‘Team project X’ te sturen, waardoor het heel eenvoudig is bestanden te delen en iedereen op de hoogte te houden.
• E-mailbehoud: Om te voldoen aan overheids- en branche-regelgeving en je eigen bedrijfsregels is het belangrijk dat je e-mailberichten archiveert. Gelukkig kun je bij de meeste zakelijke e-mailoplossingen je eigen bewaarbeleid opstellen, zodat je kunt archiveren wat je wilt, hoelang je wilt.

Gratis e-mailservices hebben nut en als je een eenmanszaak hebt is het misschien net wat je nodig hebt om op te starten. Maar als je een bedrijf hebt met tientallen medewerkers of als je gehouden bent aan branche- of overheidsregelingen of iets meer nodig hebt dan alleen berichten verzenden en ontvangen, dan zal een zakelijke e-mailoplossing beter bij je passen en je de hulpmiddelen geven om op de juiste manier te werken, te groeien en je bedrijf op te bouwen.