Hoe cloud-opslag leidt tot het nieuwe werken

Toen: typemachines, carbonkopieën en archiefkasten. Nu? Apparaten in overvloed en cloud opslag.

De opkomst van pc’s opende de kloof tussen oud en nieuw, en het internet blijft die kloof vergroten. Maar het is niet alleen technologie die is veranderd; onze manier van werken is mee veranderd. Denk er maar eens over na: hoeveel van je dagelijkse gewoonten en keuzen worden beïnvloed door toegang tot cloud opslag? Waarschijnlijk wel meer dan een paar, afhankelijk van de unieke beperkingen van je organisatie en functie. Laten we even kijken naar enkele van de grotere verschuivingen in de werkplekcultuur die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden vanwege nieuwe manieren om gegevens op te slaan en toegang tot toepassingen te krijgen.

Mobiele medewerkers

Nog niet zo heel erg lang geleden zat de gemiddelde kantoormedewerker aan één bureau en computer vast. Software en bestanden werden lokaal opgeslagen, zodat het een gedoe (en potentieel duur) was om je configuratie op een andere computer te implementeren. Je moest op zijn minst vooruit plannen als je ergens anders dan op kantoor wilde of moest werken. In de afgelopen jaren zijn dingen echter gaan veranderen. Algemene bedrijfshulpmiddelen, waaronder tekstverwerkers, spreadsheets en diapresentatieprogramma’s, zijn naar de cloud verplaatst. In combinatie met de toename van laptops, tablets en smartphones heeft deze ontwikkeling het mogelijk gemaakt dat je vanaf vrijwel elke locatie je documenten kunt oproepen en eraan kunt werken.

In de tijdperk van het nieuwe werken, ziet een werkdag er daardoor nu helemaal anders uit. Volgens recente gegevens werkt ongeveer 20-25% van alle Amerikaanse werknemers ten minste een deel van de tijd vanuit huis. Het aantal mensen dat regelmatig thuiswerkt (exclusief zelfstandig ondernemers), is sinds 2005 met 103% gestegen. Als reactie daarop hebben bedrijven hun werkomgevingen moeten aanpassen. Grote aantallen hokjes worden vervangen door flexibele ruimten die zijn bedoeld voor teams van verschillende groottes die op verscheidene apparaten werken. Medewerkers komen en gaan, en verdelen hun tijd tussen het kantoor, thuis, coffeeshops en parken.

Echte realtime samenwerking

Hedendaagse technologie maakt vrijwel onbeperkte manieren van samenwerking mogelijk, maar dat is niet altijd zo geweest. Lokaal opgeslagen bestanden zorgden automatisch voor lopendebandwerk, waarbij één persoon een bijdrage leverde voordat het werd doorgegeven aan de volgende persoon in de rij. Om in realtime te kunnen samenwerken, moesten alle teamleden zich op hetzelfde moment op dezelfde plek bevinden, met één persoon op de bestuurdersplaats, om het zo maar even te zeggen. Deze beperkingen waren natuurlijk niet per se slecht, maar niet veel mensen zouden zeggen dat ze ideaal waren.

De cloud heeft onze manier van samenwerken veranderd. Nu kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde project bijdragen – zelfs vanaf weerszijden van het land. Ze kunnen opmerkingen achterlaten, vragen stellen, suggesties doen en veranderingen aanbrengen. Je hoeft nooit meer te controleren of je aan de nieuwste versie van het document werkt – de nieuwste versie is de enige versie.

Veilig opslaan, gemakkelijk organiseren

“Zorg dat je een back-up van je bestanden maakt.” Dat hoorden we vaak. Want als we geen back-up maakten en onze computer het begaf, verloren we al onze belangrijke gegevens – een enge gedachte. Cloud opslag heeft miljoenen kantoormedewerkers echter gemoedsrust gegeven. Werken in de cloud betekent dat je werk voortdurend wordt opgeslagen. Bovendien is het overal en (afhankelijk van machtigingsinstellingen) door iedereen toegankelijk. Dit draagt allemaal bij aan een werkomgeving waarin je minder tijd hoeft te besteden aan organiseren en je zorgen maken, en meer tijd aan documenten maken.