Hoe het delen van schermen onlinevergaderingen kan verbeteren

Er wordt gezegd dat extern werk de toekomst heeft. Maar eigenlijk gebeurt het nu al, overal om ons heen. Uit onderzoek blijkt dat 54 procent van de werknemers in de Verenigde staten minstens één keer per maand extern werken, 48 procent één keer per week, en 30 procent altijd. Nu teamleden steeds minder in dezelfde ruimte werken, en meer vanuit huis, in koffietentjes, op flexibele werkplekken, op vliegvelden en in de trein, was het nooit eerder zo belangrijk om te profiteren van de hulpprogramma’s die samenwerken, communiceren en brainstormen eenvoudiger maken dan ooit. Overal en op elk apparaat.  

Software voor videovergaderingen speelt bijvoorbeeld een kritieke rol in het samenbrengen van externe teams. Maar dit alleen is niet genoeg. Tijdens deze onlinevergaderingen is er een krachtige functie voor onboarding waarmee iedereen beschikt over dezelfde informatie, en dat is het delen van schermen

Nooit meer documenten, afbeeldingen of koppelingen naar websites e-mailen om te gebruiken tijden vergaderingen. Vandaag is de mogelijkheid om je scherm in realtime te delen de bepalende factor voor een productieve geslaagde vergadering, in plaats van een vergadering die saai, verwarrend en betrekkelijk inefficiënt is.  

Hoe kun je dus profiteren van de functie voor scherm delen in je software, en tegelijkertijd de efficiëntie en het succes van je team een boost geven? Laten we eens kijken naar de details van de voordelen van het delen van je scherm, die je vergaderingen productiever maken: 

Meer inzicht 

  • Zien is geloven. Bovendien is het een effectievere manier om een gedachte of idee over te brengen. Geen wonder dat 66 procent van de leidinggevenden mobiele video en het delen van realtimegegevens beschouwen als cruciale onderdelen van hun dagelijkse communicatie. Maar het heeft ook andere toepassingen. Neem bijvoorbeeld een training voor nieuwe werknemers. Tijdens deze bijeenkomsten krijgen alle deelnemers tegelijkertijd, in realtime, te zien hoe iets werkt. Dit is veel handiger dan er alleen maar over praten. Het bevordert de communicatie, biedt heldere visualisaties, en maakt stapsgewijze demonstraties mogelijk.  
  • Sommige samenwerkingssoftware stelt deelnemers in staat te chatten, met elkaar of met de host, in een afzonderlijk venster naast het gedeelde scherm, terwijl een vergadering aan de gang is. Eén persoon kan bijvoorbeeld een vraag hebben, maar de andere deelnemers hier niet mee willen storen. Deze kan dan een chatbericht sturen naar een andere deelnemer aan de vergadering of aan de host, zonder de flow van de vergadering te onderbreken. Met deze functie blijven de communicatielijntjes dus open en worden vergaderingen niet verstoord.  

Iedereen gefocust houden 

  • Scherm delen kan de vaart erin houden, doordat iedereen beschikt over dezelfde informatie. In plaats van alleen over iets te praten – ‘weet je nog vorig jaar, toen we een soortgelijk project deden voor die andere klant?’ – neem je de touwtjes in handen, en laat je zien waar je het over hebt, door iedereen te betrekken bij wat er gebeurt op hun scherm.  
  • Door hoge mate van controle te behouden worden je vergaderingen sneller, onderhoudender en efficiënter, waarmee je je team helpt meer te bereiken.  

Helpt teams om te brainstormen  

  • Ongeacht in welke business je zit, het vergaren van nieuwe ideeën en innovatieve oplossingen speelt een belangrijke rol in het succes van elk bedrijf. Eén manier om dit te doen is via brainstormen. Door je scherm te delen tijdens een onlinevergadering kun je iedereen bij elkaar brengen om nieuwe ideeën te genereren en zelfs om in realtime samen te werken aan documenten.  
  • Bepaalde softwarehulpprogramma’s bieden zelfs een digitaal whiteboard waarop je kunt schrijven, of manieren om aantekeningen te maken in een document dat je voor je hebt. Dit betekent dat deelnemers kunnen tekenen, schetsen, schrijven en hun ideeën kunnen vormgeven op een gedeelde canvas.   
  • Brainstormsessies werken niet zonder een goede manier om notities te maken. Het is van belang om een overzicht te hebben van de belangrijkste punten, vragen voor opvolging, volgende stappen, en meer. De juiste oplossing voor scherm delen biedt als kernfunctie de mogelijkheid om tegelijkertijd notities te maken, waardoor het gemakkelijker is om alles op één plek te verzamelen.  

Maakt van een vergadering een echte teamprestatie  

  • Scherm delen hoeft niet alleen maar te draaien om de presentatie van één persoon (hoewel dat wel kan). Binnen een bedrijf gaat het vaker om teamwerk. Als je wilt dat een andere deelnemer aan de vergadering een bestand wijzigt, je helpt bij het presenteren, of iets demonstreert, kun je de controle overdragen aan deze persoon. Bovendien kunnen met bepaalde hulpprogramma’s voor scherm delen meerdere deelnemers de controle krijgen en hun scherm delen. Met deze optie wordt iedereen betrokken, omdat teamleden elkaar kunnen laten zien waar ze het over hebben. En je kunt op elk gewenst moment de controle weer terughalen.  

Ondersteunt externe werknemers 

  • Als het niet mogelijk is om naar het bureau van je collega te lopen om diens scherm te bekijken, kun je dit scherm nu wel zien door het te delen. Het maakt niet uit waar in het land of ter wereld je collega zich bevindt.  
  • Externe teams kunnen elkaars werk veel beter begrijpen, en effectiever samenwerken zonder verwarring. Nooit meer raden waar een project nou eigenlijk over gaat.  
  • Met bepaalde softwarehulpprogramma’s kunnen deelnemers onlinevergaderingen ook opnemen. Hierbij is scherm delen extra handig. Stel dat je vergadering een complexe stapsgewijze begeleiding van een proces of softwaretoepassing omvat. Als de vergadering wordt opgenomen, kan iedereen deze later terugkijken, indien nodig. 

Scherm delen is een zeer handig en indrukwekkend hulpprogramma dat externe teams werkelijk samen kan brengen, zoals nooit tevoren. Gelukkig is scherm delen zelfs in bepaalde gratis vergadersoftware een van de belangrijkste functies. Deze helpt om je dagelijkse communicatieproces een boost te geven, en vergaderingen zo productief, succesvol en efficiënt mogelijk te maken. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Technologie voor bedrijven

Cloudopslag vs. on-premises servers: 9 dingen om rekening mee te houden

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Haal het meeste uit gratis videovergaderingen

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Het is makkelijk om gratis je scherm te delen, maar doe je het op de goede manier?

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Telehealth-therapie aanbieden voor patiënten in tijden van nood

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.