Doorwerken als dienstreizen niet mogelijk zijn

Vandaag de dag worden zaken meestal online of digitaal gedaan. En hoewel veel werknemers graag op pad gaan om hun werk te doen, kunnen planningen en budgetten daarbij in de weg staan. Probeer deze strategieën om normaal door te werken als dienstreizen niet mogelijk zijn. 

Er gaat niets boven persoonlijke interactie. Volgens de Harvard Business Review zijn “persoonlijke verzoeken 34 keer effectiever dan verzoeken die via e-mail worden gedaan”. Het is dan ook niet vreemd dat er in 2018 462 miljoen binnenlandse dienstreizen zijn gemaakt in de VS!  

Werknemers reizen naar het werk om: 

Maar onder de huidige omstandigheden zijn de reismogelijkheden flink ingedamd. De volgende ideeën kunnen je helpen een normale bedrijfsvoering zonder reisbewegingen mogelijk te maken. 

Werken zonder van huis te gaan

Persoonlijke interactie is een belangrijke onderscheidende factor voor dienstreizen en woon-werkverkeer – en die interactie is nog steeds mogelijk als de budgetten voor reiskosten worden beperkt. Met zakelijke software voor samenwerking kun je chatkanalen instellen waarmee je moeiteloos videogesprekken voert. 

Je kunt met collega’s of opdrachtgevers samenwerken via tekstberichten, spraak en video, allemaal vanaf dezelfde plek. En je kunt documenten ordenen en delen en zelfs brainstormen met behulp van whiteboards. Je kunt dus gewoon aan de slag en elkaar online in actie zien.  

De bedrijfsvoering hoeft geen vertraging op te lopen omdat je aan één locatie gebonden bent. 

Wat onderscheidt zakelijke relaties als je mensen persoonlijk ontmoet? Meestal is er sprake van meer vertrouwen. Je kent elkaar beter doordat je samen tijd hebt doorgebracht. Maar ook op afstand is het mogelijk sterke en betrouwbare relaties op te bouwen. 

Dankzij technologie heb je het gevoel dat je gewoon op locatie bent. En nu is het aan jou om je boodschap op maat te snijden. Ook als je niet fysiek aanwezig bent, kun je proberen te begrijpen waarmee klanten en collega’s te maken hebben. Vervolgens kun je gaan brainstormen op de manier die jij nuttig vindt. Op deze manier kun je merkloyaliteit opbouwen zonder een klant of opdrachtgever voor een etentje uit te nodigen. 

Profiteren van de tijdsbesparing 

Je kunt deze verandering ook als een kans beschouwen. Denk aan alle uren die je bespaart. Je hebt tijd om over oplossingen na te denken zonder dat je een trein pakt of in de auto stapt. Gebruik deze tijdswinst om werk aan te pakken dat lager op de prioriteitenlijst staat:  

  • Bekijk of je materialen nog steeds actueel zijn 
  • Werk je aanwezigheid op sociale media bij 
  • Breng je CRM-gegevens op orde 
  • Onderzoek en implementeer automatiseringssoftware 
  • Onderzoek en ontwikkel doelen en strategische plannen 
  • Stel feedback- en één-op-één-sessies in met directe rapporten  

Je kunt dit ook als een kans zien om weer contact te leggen met collega’s. Het is een uitstekend moment om met mensen in gesprek te gaan die je nog niet eerder hebt gezien, bijvoorbeeld omdat je onderweg was. Dat kan gewoon digitaal. Misschien leer je iets nieuws en doe je goede ideeën op voor wanneer je weer op kantoor bent.  

Of probeer deze mogelijkheid te gebruiken om de eilandencultuur aan te pakken. Een verkoper kan een vergadering met marketing aanvragen. Productontwikkelaars kunnen contact opnemen met mensen in de voorhoede om feedback van klanten te horen. Dit kan een goed moment zijn om de aandacht voor externe relaties in te wisselen voor het cultiveren van interne relaties. 

Rondkomen zonder dienstreizen 

Het werk kan tegenwoordig overal plaatsvinden. Eigenlijk vanaf elk apparaat. 

Het bijstellen van reisschema’s vraagt om aanpassingen. Maar het biedt ook kansen. Je kunt oude gewoonten onder de loep nemen en nieuwe routines zoeken, bijvoorbeeld met een virtuele assistent die je e-mails leest terwijl je aan het multitasken bent.   

Voor het afspelen van e-mails wordt Cortana gebruikt om je te helpen je mailbox efficiënter aan te pakken. Je hoeft niet achter een bureau te zitten om nieuwe berichten door te nemen. 

Je kunt je persoonlijke productiviteitsassistent vragen de woorden onderweg voor te lezen. Zo blijf je altijd op de hoogte, of je nu in de auto zit, de hond uitlaat of boodschappen doet. 

Cortana gebruikt bovendien kunstmatige intelligentie om berichten voor je te prioriteren. Zijn er updates in de planning? Corona laat het weten als er planningsconflicten zijn. En je kunt snel een antwoord dicteren. 

Je kunt berichten ook verwijderen, markeren, beantwoorden en ongelezen maken tijdens het afspelen van e-mails. Zo wordt het beheren van je tijd en e-mail een stuk eenvoudiger. 

Ook als je weer voor het bedrijf onderweg bent, is het afspelen van e-mails een geweldig hulpmiddel. In de tussentijd kunnen de tips in dit artikel je helpen de zaken een positieve wending te geven terwijl je je aanpast aan werken zonder reizen. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Technologie voor bedrijven

Cloudopslag vs. on-premises servers: 9 dingen om rekening mee te houden

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Haal het meeste uit gratis videovergaderingen

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Het is makkelijk om gratis je scherm te delen, maar doe je het op de goede manier?

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Telehealth-therapie aanbieden voor patiënten in tijden van nood

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.