Vijf redenen om je cloud-apps te consolideren

Voor elke zakelijke uitdaging zijn er wel een of meer cloud-apps die beloven deze op te lossen. Cloud-apps zijn een zegen voor kleine bedrijven. Je hoeft niet te investeren in dure infrastructuur om bedrijfsprocessen, zoals human resources, projectbeheer, boekhouding en klantrelatiebeheer, te beheren. Met een abonnementsmodel kun je makkelijk aan de slag en betaal je alleen voor wat je gebruikt. Maar als je niet oppast, gebruik je te veel overlappende apps die leiden tot inefficiëntie en stijgende kosten.

Voor veel bedrijfsprocessen heb je de keuze tussen oplossingen die gespecialiseerd zijn in een specifieke taak en oplossingen voor een end-to-end-proces of meerdere zakelijke behoeften in je bedrijf. Soms is een gerichte app de juiste keus, maar het is belangrijk om die voordelen af te wegen tegen de voordelen van één geconsolideerde oplossing.

1. Lagere IT-kosten

Het duidelijkste voordeel van het consolideren van apps is kostenefficiëntie. Hoewel het waar is dat abonnementen meestal goedkoper zijn dan het hosten van toepassingen ter plaatse, zijn er ook kosten verbonden aan cloud-apps. Voor de meeste zakelijke apps wordt een maandelijks bedrag gerekend op basis van het aantal gebruikers of de hoeveelheid gebruikte opslagruimte. Deze kosten lopen op, vooral als je voor meerdere apps met vergelijkbare functionaliteit betaalt.

Het kan ook lastig zijn om meerdere abonnementen te beheren. Niet elk bedrijf gebruikt dezelfde metrische gegevens om de kosten te bepalen. Het wordt lastig om bij te houden waar je voor betaalt wanneer verschillende teams verschillende apps gebruiken. Door facturering te consolideren, krijg je een beter beeld van wat je bedrijf gebruikt en hoeveel waarde je uit de cloud-apps haalt.

2. Hogere productiviteit

Als je te veel apps hebt, betaal je niet alleen veel aan abonnementen, maar gaat de productiviteit ook achteruit. Net als bij het wisselen tussen taken in het algemeen kost het schakelen tussen verschillende apps tijd en is het frustrerend voor je medewerkers. Deze verloren minuten en uren stapelen zich in de loop van de tijd op, waardoor je medewerkers minder tijd hebben voor belangrijkere taken. Hier zijn een paar voorbeelden van hoe consolidatie het werk kan stroomlijnen:

• Met één app voor chats, oproepen en vergaderingen kunnen medewerkers snel schakelen tussen verschillende communicatiemodi. Als teamleden bijvoorbeeld merken dat een probleem niet kan worden opgelost door te chatten, kunnen ze met een klik op de knop een vergadering starten met iedereen in de chatsessie.
• Wanneer je aan een enkel project werkt, moeten je werknemers mogelijk met een collega communiceren, samenwerken aan een document en dan een projectplanning herzien, en dat allemaal binnen een paar uur. Het is veel makkelijk om deze taken te voltooien als alle apps toegankelijk zijn op één platform, zoals Microsoft Teams.
• Als informatie op één platform is ondergebracht, hoeven medewerkers niet verschillende apps te openen om te vinden wat ze zoeken.

3. Eenvoudigere technologie

Cloud-apps zijn makkelijker te configureren dan on-premises oplossingen, maar dat betekent niet dat je er niets aan hoeft te doen. Iemand, meestal IT, moet ze onderhouden. Dit betekent onder andere het toevoegen en verwijderen van gebruikers aan apps als hun rol binnen het bedrijf verandert, het integreren van apps met andere systemen zoals een oplossing voor identiteitstoegangsbeheer, en het oplossen van problemen die je medewerkers hebben met de software.

Als de IT-afdeling minder apps hoeft te ondersteunen, is er meer tijd voor grotere initiatieven die je bedrijf laten groeien.

4. Toegang tot betere inzichten

Gegevens zijn een van de belangrijkste activa van je bedrijf. Als je wilt weten wie je beste klanten zijn, verkooptrends wilt ontdekken en productie-uitdagingen op de voet wilt volgen, heb je gegevensanalyse nodig. Maar als klantgegevens, financiële gegevens en projectplanning over meerdere apps zijn verdeeld, kun je belangrijke inzichten over het hoofd zien.

Door apps te consolideren in één oplossing of een suite goed geïntegreerde tools voor bedrijfsinformatie, kunnen mensen makkelijker gegevens in het hele bedrijf analyseren en belangrijke inzichten ontdekken waarmee slimmere beslissingen kunnen worden genomen. Als je team bijvoorbeeld makkelijk toegang heeft tot klantgegevens op alle contactpunten van de klantlevenscyclus, kunnen ze anticiperen op behoeften en betere service bieden. Door verkoopgegevens te koppelen aan gebruiksgegevens van medewerkers, krijg je een beter inzicht in hoe je efficiënter met je middelen kunt omgaan. Bovendien bieden veel platforms belangrijke metrische gegevens die je in één oogopslag kunt bekijken.

5. Betere beveiliging

Tegenwoordig is elk apparaat, elk gebruikersaccount en elke app een potentiële toegangspoort voor kwaadwillenden die gegevens willen stelen of je bedrijf op een andere manier willen ontregelen. Als je apps van verschillende leveranciers gebruikt, loop je een groter risico op een beveiligingsschending, omdat veel mensen hetzelfde wachtwoord gebruiken voor meerdere accounts. Als één account is gecompromitteerd, kunnen aanvallers die informatie gebruiken om toegang te krijgen tot andere accounts, waaronder je bedrijfsnetwerk.

Door het aantal apps te beperken dat je team gebruikt, vereenvoudig je de beveiliging. Wanneer medewerkers één account gebruiken om toegang te krijgen tot meerdere apps, kun je dezelfde beveiligingsmaatregelen toepassen op al hun apps. En als je minder apps hoeft te bewaken, is de kans groter dat je beveiligingsincidenten opmerkt voordat ze het bedrijf echt schade toebrengen.

Hoe weet je wanneer je te veel apps gebruikt

Veel cloud-apps zijn makkelijk te vinden en te gebruiken. Je bent misschien niet eens op de hoogte van alle apps die je bedrijf gebruikt. Maar zelfs als je heel bewust apps hebt geselecteerd voor je bedrijf, kan je mogelijk nog steeds consolideren. Een paar indicatoren dat je bedrijf te veel apps gebruikt, zijn:

• Afdelingen of projectteams gebruiken verschillende apps voor vergelijkbare functies. Je marketingteam gebruikt bijvoorbeeld Microsoft OneDrive om bestanden te delen, terwijl je productontwikkelingsteam Box gebruikt.
• Teamleden moeten voor hun werkzaamheden gegevens van het ene systeem downloaden en deze uploaden naar een ander systeem. Verkoop moet bijvoorbeeld klantgegevens uit een tool voor het bijhouden van verkopen importeren in een tool voor projectbeheer nadat je een verkoop hebt gesloten.
• Belangrijke informatie is verspreid over verschillende tools, waardoor medewerkers in verschillende apps moeten zoeken om te vinden wat ze nodig hebben.
• Door gebrek aan zichtbaarheid in het bedrijf raak je het overzicht kwijt van wat er gebeurt in alle projecten, resources en inkomsten.

Met cloud-apps kunnen jij en je team overal werken. Maar als je te veel apps hebt, word je minder effectief. Om beveiliging, productiviteit en kostenbeheer te verbeteren, kun je uitgebreide oplossingen bekijken om te zien of je het aantal apps kunt beperken waarmee je team elke dag werkt. Of krijg een gedetailleerdere analyse van de mogelijke kostenbesparingen van app-consolidatie en voer een zelfbeoordeling uit om te bepalen of je het app-ecosysteem kunt vereenvoudigen in je bedrijf.