Samenwerken in een virtueel kantoor met collaboration tools

Als je denkt dat werken op afstand nog nooit zo populair is geweest, heb je gelijk. Volgens Bloomberg ’biedt in de V.S. 60% van de bedrijven regelingen aan om op afstand te werken, in 1996 was dat nog 20%’ en het is ook een populaire trend in India, Indonesië en Mexico. Dat betekent dat je waarschijnlijk al werkt met een team op afstand of op het punt staat je eerste afstandsmedewerker aan te nemen. Een virtueel kantoor beheren (en ervan deel uitmaken) heeft zo zijn eigen eigenaardigheden en vereist veel vertrouwen van iedereen.

Natuurlijk is vertrouwen waarschijnlijk het moeilijkste onderdeel van het leiden van een virtueel kantoor en soms iets dat je alleen kunt ‘voelen’. Er zijn echter leiderschapstools en een breed assortiment technologieën die je kunnen helpen relaties met je collega’s en directe ondergeschikten te onderhouden. Deze kunnen je uiteindelijk helpen eenvoudige, naadloze werkrelaties, diep respect en wederzijds vertrouwen te ontwikkelen. Vier effectieve hulpmiddelen voor het leiden van online teams zijn:

• Videogesprekken: E-mail is geweldig om informatie over projecten te communiceren die je groep later nodig heeft, een snelle notitie te sturen over een aanstaande vergadering of vrije dagen, enz. Voor brainstormsessies, functioneringsgesprekken of als je even wat meer overtuigingskracht nodig hebt, is er echter niets beter dan een fysieke ontmoeting en daar gebruik je videogesprekken voor. Videogesprekken maken het tenslotte mogelijk dat mensen elkaar zien, een gevoel krijgen bij persoonlijkheid en stemming en nuances en toonzetting kunnen oppikken. Dit maakt het eenvoudiger ideeën te delen, moeilijke gesprekken te voeren en je standpunt duidelijk te maken.
• Chat/sms: Als je een virtueel kantoor leidt, is het onmogelijk hetzelfde niveau van spontaniteit aan de dag te leggen als in een traditionele kantooromgeving. Met een chatclient kun je echter nog steeds die snelle, levendige gesprekken voeren, alleen vinden ze niet plaats bij het koffieapparaat. Maar het beste is nog wel dat als je een idee aan meerdere personen tegelijkertijd wilt voorleggen, de meeste chatclienten dat faciliteren, waardoor het eenvoudiger is direct ideeën te verwerken en problemen op te lossen.
• Gedeelde werkplekken: Of je nu een wereldwijd team leidt of samenwerkt met een paar mensen aan de andere kant van de stad, de kans is groot dat je op een gegeven moment moet samenwerken aan een presentatie, oplevering aan een klant of je eigen interne documenten en processen. Je kunt alles natuurlijk regelen via de e-mail, maar versiebeheer kan dan snel een nachtmerrie worden en daar komen de gedeelde werkplekken dan om de hoek kijken. Door je één centrale locatie te geven waar iedereen in je groep in realtime aan dezelfde bestanden kan werken en kan zien wat anderen hebben gedaan, blijf je de controle houden over versiebeheer en kun je het creatieve proces vereenvoudigen.
• Gedeelde virtuele takenlijst: Als je met virtuele teams in meerdere tijdzones werkt, is het meer dan een beetje ingewikkeld iedereen op de hoogte te houden van gedeelde projecten. Maar met virtuele takenlijsten kan je team (of een aantal teamleden) lijsten zien van al je taken en de bijbehorende status en dat maakt het delen van werk en/of iedereen ‘op de hoogte houden’ eenvoudig. En om alles nog meer te stroomlijnen, bieden bepaalde apps met virtuele takenlijsten je ook de optie bestanden aan taken te koppelen, samen te werken aan die bestanden en zelfs aantekeningen te delen en gesprekken erover te voeren zonder een aparte app te moeten gebruiken. Zo kun je dus eenvoudig samenwerken, zelfs als je werktijden niet overeenstemmen.

Iedereen die wereldwijde teams en/of een virtueel personeelsbestand leidt, heeft aan den lijve ervaren wat de uitdagingen zijn die hiermee samenhangen. Maar de populariteit van werken op afstand wordt alleen groter. Het is dan gewoon ook slim om in de technologie te investeren die je nodig hebt om samenwerkingservaringen te creëren, persoonlijke relaties te ontwikkelen en opvallende projecten te leveren. Gelukkig bestaat die technologie al, je moet alleen de juiste oplossing vinden voor jouw mensen en jouw bedrijf.