Tips en trucs voor Outlook die je moet weten

Outlook stroomlijnt e-mail, agenda, contactpersonen, taken en meer. Allemaal op één plek. Geen wonder dat het sinds 2017 steeds meer wordt gebruikt op mobiel! Met al die gebruikers zijn er vele tips en trucs voor Outlook beschikbaar om de productiviteit te verhogen. 

Hier volgen enkele manieren om Outlook optimaal te benutten

Als één van de miljoenen Outlook-gebruikers denk je misschien dat je al weet hoe je het zo efficiënt mogelijk kan gebruiken. Voor de zekerheid volgen hier zeven tips en trucs die je misschien nog niet kent. 

1. Laat Outlook tegen je praten 

Oké, het is niet echt Outlook die tegen je praat, maar Cortana, de productiviteitsassistent van Microsoft. Cortana is geïntegreerd in de mobiele Outlook-app met Mijn e-mails afspelen. Zodra je dit hebt ingesteld in Outlook, kun je onderweg naar nieuwe e-mails luisteren. En je kunt ze ook beheren. Door gewoon je stem te gebruiken, handsfree, kun je berichten als ongelezen markeren, een vlag geven, verwijderen en beantwoorden. 

En wat nog beter is: Cortana kan meer dan alleen maar e-mails lezen. Hij of zij (jouw keuze) kan je helpen georganiseerd te blijven. De AI stelt je op de hoogte van veranderde gebeurtenissen en identificeert zelfs planningsconflicten in je agenda. Kijk hoe het werkt! 

2. Gebruik een Postvak IN met prioriteit 

Vooral op je telefoon kan een rommelig Postvak IN overweldigend zijn om doorheen te scrollen. Maak het gemakkelijker om je e-mail snel te controleren op wat je nodig hebt met een Postvak IN met prioriteit. Je kunt het equivalent van twee Postvakken IN maken: ‘Met prioriteit’ en ‘Overig’. Schakel vervolgens tussen de twee door gewoon de knop bovenaan je Postvak IN te verschuiven.  

Outlook sorteert je e-mail voor je door belangrijke berichten naar ‘Met prioriteit’ te verplaatsen en dingen zoals ongewenste e-mail naar ‘Overig’. Je kunt berichten snel opnieuw classificeren door ze van de ene sectie van het Postvak IN naar de andere te verplaatsen. Je kunt zelfs ‘Altijd verplaatsen naar Met prioriteit’ (of ‘Altijd verplaatsen naar Overig’) selecteren als je wilt dat berichten van de betreffende afzender op een bepaalde plek worden weergegeven. 

En hoe meer je het Postvak IN met prioriteit gebruikt, hoe slimmer het wordt. Het let erop hoe je je e-mail sorteert, om binnenkomende berichten beter te classificeren en je te helpen concentreren op wat belangrijk is.  

3. Deel je agenda’s 

We weten allemaal dat we te veel tijd verspillen aan vergaderingen. Terwijl je daaraan blijft werken in je organisatie, kun je met Outlook inefficiënties elimineren wanneer je die zoveelste vergadering probeert te plannen. 

Dankzij gedeelde agenda’s in Outlook kun je naar je agenda-instellingen gaan en personen selecteren waarmee je je agenda wilt delen, zoals collega’s of vrienden. Je kunt een kleurcode geven aan verschillende teams en machtigingen beheren om de personen waarmee je deelt, je agenda alleen te laten bekijken of ook te laten bewerken of beheren (met delegeren). Bovendien kun je bepalen welke details je wilt delen door te kiezen tussen ‘Alle’, ‘Alleen titels en locaties’ en ‘Alleen wanneer ik bezet ben’. 

4. Profiteer van de Planningsassistent 

Wanneer je je agenda’s deelt, kun je de Planningsassistent op je mobiel gebruiken in plaats van heen en weer te e-mailen om een vergadertijd overeen te komen. Maak een gebeurtenis in je agenda en voeg de personen toe die je wilt uitnodigen. Vervolgens kun je de tijdkiezer van de Planningsassistent gebruiken om de gebeurtenis naar een tijd in de agenda te slepen en neer te zetten die groen wordt. Dat betekent dat iedereen beschikbaar is. Reserveer die tijd! 

5. Vermeld iemand om zijn/haar aandacht te trekken 

Wanneer we op kantoor naast iemand aan het werk zijn, kunnen we zeggen “Hé, Janneke?” Door haar naam te noemen, kijkt Janneke op van haar werk. Vanaf je telefoon kun je hetzelfde doen, met @vermeldingen van Outlook. Wanneer je in een e-mailbericht @Janneke typt, ziet de ontvanger dat ze bij het gesprek geroepen is.  

En wat nog beter is: wanneer andere personen jou @vermelden, toont het Postvak IN de relevante zinnen rondom jouw @vermelding rechtstreeks in je berichtuittreksel. Deze functie laat je in een oogopslag weten waar je aandacht aan moet besteden. 

6. Pas je swipe-opties aan 

In een dating-app kun je naar links of rechts swipen om op een potentiële match te stemmen. In je Postvak IN van Outlook kun je net zo besluitvaardig zijn. Open de instellingen van je mobiele Outlook-app en selecteer ‘Swipe-opties’. Je kunt ‘Naar rechts swipen’ of ‘Naar links swipen’ toewijzen aan een aantal voorkeursacties: 

  • Verwijderen  
  • Markeren als gelezen 
  • Markeren als ongelezen 
  • Vlag toevoegen 
  • Archiveren 

7. Gebruik ‘Niet storen’ 

Het eindeloos controleren van e-mail kan ons een beetje als laboratoriumratten laten voelen. We drukken op dat kleine knopje om te worden beloond met een nieuw bericht. Het leidt alleen wel erg af. Zorg dat je je concentreert op wat belangrijk is op dat moment door de functie ‘Niet storen’ in Outlook te gebruiken. En door meldingen van apps uit te schakelen, zodat je je aandacht kunt richten op die vergadering of dat rapport dat je moet afmaken.  

Je kunt elke middag een vaste ‘Niet storen’-sessie plannen voordat je stopt met werken. Op die manier kan een stille periode je helpen dingen te organiseren en voor te bereiden voor de volgende dag. Of je kunt een getimede ‘Niet storen’-sessie starten die meteen begint wanneer dat nodig is. 

Blijf onderweg verbonden en georganiseerd 

Een Postvak IN raakt vaak overvol. De mobiele Outlook-app helpt je onderweg verbonden en georganiseerd te blijven. Met de hulp van Cortana, en deze andere tips en trucs voor Outlook, kun je nu controle krijgen over je persoonlijke en professionele communicatie en verplichtingen.  

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
COVID-19

Werken vanuit huis zodat het voelt als op kantoor.

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.