Veilig bestanden delen voor kleine bedrijven

Als werknemer of eigenaar van een klein bedrijf moet je vaak bestanden delen met collega’s en klanten. Maar is je huidige methode om bestanden te delen veilig? Houd je belangrijke records en vertrouwelijke gegevens beschermd en veilig? 

Laten we kijken wat er nodig is om veilig bestanden te delen.  

Wat is veilig bestanden delen? 

Bestanden delen is niet meer dan wat je doet wanneer je iemand anders bestanden stuurt. Vroeger deelde je misschien bestanden door ze als bijlage bij e-mails toe te voegen. De ontvanger voegt bewerkingen toe en stuur de bestanden terug, enzovoort. 

Misschien gebruikte je zelfs een site om bestanden te delen. Beide methodes brengen veiligheidsrisico’s met zich mee. 

Veilig bestanden delen is bestanden delen zodat ze beschermd zijn tegen online bedreigingen en enkel toegankelijk zijn voor mensen die toegang hebben gekregen van de eigenaar. Diensten voor cloudopslag bieden de mogelijkheid om veilig bestanden te delen en bescherming met de volgende veiligheidsfuncties: 

  • Toegang op basis van toestemmingen 
  • Toegang met een wachtwoord 
  • Bestandsversleuteling 
  • Controle van verdachte aanmeldingsactiviteit  
  • Virusscans  
  • Ransomwaredetectie 
  • Tweeledige verificatie 
  • Gedeelde koppelingen die verlopen 

Deze veiligheidsfuncties helpen ervoor zorgen dat enkel mensen met toestemming het bestand kunnen bekijken. Daarnaast helpen ze om je bestanden te beschermen tegen hackers, malware en andere online bedreigingen. 

Welke types bestanden moeten veilig gedeeld worden? 

Idealiter moeten alle bestanden die je bedrijf intern of met klanten deelt beveiligd zijn. Bestanden delen werkt voor alle bedrijfsbestanden, waaronder: 

  • Juridische informatie 
  • Financiële gegevens 
  • HR- of personeelsinformatie 
  • Persoonlijke informatie van werknemers 
  • Geheime projecten 
  • Plannen tot fusie of overname 

Door veilig bestanden te delen bescherm je bestanden tegen ongeoorloofde toegang, kwaadwilligen, ransomware, virussen en online bedreigingen.  

Methodes om veilig bestanden te delen 

In 58% van de gevallen zijn de slachtoffers van cyberaanvallen kleine bedrijven. Providers van cloudopslag zijn zich goed bewust van dit probleem. Ze weten dat gegevens- en bestandsbeveiliging ernstige bezorgdheden zijn. Vaak bieden ze de volgende functies om je te helpen bestanden te beveiligen: 

  • Wachtwoordbescherming. Je kunt koppelingen naar met een wachtwoord beveiligde bestanden verzenden. Enkel ontvangers die het wachtwoord kennen, kunnen het bestand openen.  
  • Koppelingen die verlopen. Koppelingen die verlopen, trekken toegang na een bepaalde periode weer in. Ze stellen ontvangers in staat om bestanden gedurende een beperkte periode te bekijken. 
  • Verschillende machtigingen. Met machtigingen voor bestandstoegang kun je selecteren wie bestanden kan bekijken, er opmerkingen bij kan plaatsen, ze bewerken of ze verder delen. Je kunt de toegang bijvoorbeeld beperken tot één persoon, een groep, alle medewerkers van het bedrijf of iedereen.   
  • Versiegeschiedenis. Het kan gebeuren dat iemand ongewenste wijzigingen aanbrengt in een gedeeld bestand. Met de versiegeschiedenis kun je een bestand herstellen naar een vorige versie. 
  • Prullenbak. Het kan gebeuren dat je een bestand per ongeluk verwijdert. In dat geval kun je bestanden herstellen vanuit de prullenbak
  • Bescherming tegen massale verwijdering van bestanden. Het kan gebeuren dat je per ongeluk een groot aantal bestanden verwijdert. Als dat gebeurt, stuurt je provider van cloudopslag een melding. Je krijgt ook de stappen te zien om die bestanden te herstellen. 
  • Activiteitsbewaking. Providers controleren en blokkeren verdachte aanmeldingspogingen. Geautomatiseerde bewaking voorkomt ongeoorloofde toegang tot je account. 
  • Versleuteling. Wet cloudopslag verbergt een soort versleutelingscode je bestanden altijd voor hackers. 
  • Virusscans. Bestanden worden tijdens het downloadproces gescand op bekende virussen. 
  • Fysieke bescherming. De datacenters waar je inhoud is opgeslagen, hebben beveiligingsmedewerkers en bewegingsdetectoren. Ze gebruiken ook videobewaking en inbraakdetectie. 
  • Netwerkbeveiliging. De netwerken binnen en buiten datacenters hebben firewalls. Die beperken verkeer vanaf ongeautoriseerde locaties. 
  • Systeembewaking. Softwareteams zoeken naar beveiligingsproblemen en lossen ze op wanneer ze zich voordoen. 
  • Kluizen. Je moet je identiteit verifiëren voor je toegang krijgt tot deze beveiligde mappen. Ze beschermen bestanden indien iemand toegang verwerft tot je apparaat of account. 

Bestanden in cloudopslag verder beveiligen 

Cloudopslag is veilig. Toch kun je nog meer stappen ondernemen om je bestanden te beschermen, zowel in de opslag als op je apparaten. Je kunt:  

Een sterk wachtwoord maken 

Een sterk wachtwoord is een krachtige eerste verdedigingslinie. Het voorkomt dat mensen ongeoorloofde toegang krijgen tot je bestanden. Je wachtwoord dient: 

  • Acht tekens of langer te zijn 
  • Geen volledige woorden te bevatten 
  • Geen gebruikersnamen of echte namen te bevatten 
  • Te verschillen van je andere wachtwoorden 
  • Hoofdletters en kleine letters te bevatten  

Tweeledige verificatie gebruiken

Tweeledige verificatie beschermt je account tegen hackers. Het maakt deel uit van een geavanceerd aanmeldingsproces. Je provider van cloudopslag stuurt een code naar je telefoon, e-mailadres of app. Vervolgens kun je deze ingeven om je bestanden te openen.  

Bestandsversleuteling inschakelen op je mobiele apparaten

Je provider kan de bestanden versleutelen die je in je mobiele iOS- of Android-app hebt opgeslagen. Deze versleuteling beschermt je gegevens wanneer iemand anders je telefoon gebruikt. Als je telefoon gehackt of gestolen wordt, kan versleuteling je gemoedsrust geven. Het is essentieel als je bestanden op je telefoon opslaat. 

Samenwerken aan gedeelde bestanden 

Samenwerkingstaken nemen het grootste deel van onze tijd in beslag op het werk. Rekening houdend met het voorgaande, bieden diensten voor cloudopslag functies om teams te helpen om samen te werken aan bestanden. Alle wijzigingen aan of opmerkingen bij bestanden worden in real time gesynchroniseerd, zodat teamleden altijd aan een up-to-date document werken.  

Er zijn een aantal dingen die ontvangers kunnen doen met gedeelde bestanden. Bijvoorbeeld: 

  • Bekijken. Iedereen met wie je het bestand hebt gedeeld, kan het bekijken. Ze moeten zich niet aanmelden bij het platform voor cloudopslag om dat te doen.  
  • Downloaden. Mensen met wie je het bestand hebt gedeeld, kunnen het downloaden. Als je meer beveiliging wilt, kun je downloads blokkeren.  
  • Bewerken. Met volledige bewerkingsmachtigingen kunnen je ontvangers je document bewerken. Het is best om wijzigingen bijhouden in te schakelen, zodat je later bewerkingen kunt goedkeuren of afwijzen.  
  • Opmerkingen plaatsen. Mensen met toegang tot een bestand kunnen opmerkingen toevoegen en erop reageren.  
  • Samenwerken. Verschillende mensen kunnen je bestand tegelijkertijd bewerken met samenwerking in real time. Alle wijzigingen aan bestanden worden in real time gesynchroniseerd en automatisch bijgewerkt voor alle bewerkers. 
  • Delen. Mensen met bewerkingsmachtigingen kunnen je bestand delen. Mensen zonder bewerkingsmachtiging kunnen je koppeling doorsturen als ze dat willen. Bij sommige diensten is het mogelijk om delen voor gebruikers uit te schakelen. 

Een veilige oplossing kiezen om bestanden te delen 

Er zijn veel opties om bestanden te delen beschikbaar op de markt. Wanneer je je keuzes bekijkt, denk dan aan deze essentiële kenmerken:  

  • Beveiligingsopties. Kies een oplossing met robuuste beveiligingsopties. Koppelingen die beschermd zijn door wachtwoorden en machtigingen zijn essentieel. Koppelingen die verlopen zijn nuttig om te delen met externe partners.  
  • Versleuteling. Je bestanden moeten veilig zijn wanneer je ze deelt en wanneer ze opgeslagen worden. Kies een provider die versleuteling gebruikt.  
  • Gebruiksgemak. Je oplossing voor bestandsopslag moet gebruiksvriendelijk zijn. Je moet snel bestanden kunnen delen, ontvangen en eraan samenwerken met teamleden. Daarnaast moet het mogelijk zijn om machtigingsniveaus te wijzigen. 

Veilig bestanden delen met je team 

Bestanden delen doet projecten vlotter verlopen. Maar zonder extra voorzorgsmaatregelen kunnen je gegevens risico lopen. Veilig bestand delen stroomlijnt de werkstromen van je team en houdt je bestanden veilig.  

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.