Vereenvoudig je werkdag met groepsvideogesprekken

Of je nu deel uitmaakt van een team van 2 personen of van 20, of je groep nu in de kamer ernaast zit, in het andere gebouw, of in een stad aan de andere kant van de wereld, het kan een grote uitdaging zijn om de wijzigingen in een project goed bij te houden. Natuurlijk is het eenvoudiger dan ooit om extern te werken, met e-mail, chatberichten, en de vele soorten software voor samenwerking. Toch stuit je onderweg hoogstwaarschijnlijk op productiviteitsproblemen, vanwege de manier waarop we communiceren. 

Eén reden is dat we voor bijna alles gebruikmaken van e-mail. Zodra alle teamleden van zich laten horen of vragen beginnen te stellen, kunnen threads snel zo lang en onoverzichtelijk worden, dat het oorspronkelijk bericht lastig terug te vinden is. Dit kan zorgen voor veel verwarring. 

Wat bijdraagt aan het probleem is het feit dat de meeste communicatie non-verbaal is. (Tijdens een onderzoek hebben researchers vastgesteld dat 55 procent van de communicatie bestaat uit lichaamstaal, 38 procent uit intonatie, en maar 7 procent uit de werkelijk gesproken woorden.) Als je mensen dus niet ziet terwijl ze praten, mis je een heleboel informatie. Daarom kunnen videovergaderingen zo belangrijk zijn bij een heldere communicatie.  

Hier moet je misschien even over nadenken, maar er is nog meer: in een recente studie gaf 90 procent van de ondervraagden aan gemakkelijker te kunnen communiceren via video als ze een punt willen maken, en vond 94 procent van de ondervraagden dat videovergaderingen de productiviteit verbeteren. En dit is nog maar het topje van de ijsberg.  

Als dit je allemaal goed in de oren klinkt, maar je niet precies weet wanneer, hoe of waarom je groepsvideogesprekken moet gebruiken, lees dan verder. Het kan helpen je dag vorm te geven en productiever te maken.  

We gaan het nu hebben over de vijf belangrijkste voordelen van videovergaderingen. 

Ruimt misverstanden uit de weg 

Veel van onze moderne communicatie, zoals sms’jes, onlinechatberichten, opmerkingen in een document of app, zijn ontworpen voor korte stukjes tekst, niet voor genuanceerde gesprekken. Dit is de reden waarom veel mensen communiceren in een doelgerichte, korte stijl. 

Helaas kan kan dit ertoe leiden dat lezers een bepaalde ondertoon denken op te vangen. En afhankelijk van hun dag of stemming kan de gehoorde ondertoon, zorgen voor gekwetste gevoelens en gekrenkte ego’s. Het kan ook zijn dat ze er helemaal niets bij denken. Het hangt dus allemaal af van het perspectief van de persoon die het bericht leest.  

Maar je kunt teams empoweren om helder te communiceren, met behulp van verbale en non-verbale tekens, en ervoor zorgen dat je teamleden zijn gefocust op elkaar. Als iedereen goed kan zien en wordt gezien, is het veel waarschijnlijker dat ze opletten. Bovendien kan, met scherm delen, iedereen in het gesprek documenten en tekeningen bekijken, wat samenwerken eenvoudiger maakt.  

Als bonus kunnen drukke teamleden en externe werkers via videovergaderingen toch deelnemen, of ze nu op kantoor zijn, thuis, in een café of zelfs op het vliegveld.   

Vermindert de hoeveelheid e-mail 

Volgens de HBR (Harvard Business Review) neemt e-mail tot wel 28 procent van de gemiddelde werkdag in beslag. En wanneer je werkt aan een project kan het je productiviteit beïnvloeden omdat je werkstroom telkens wordt onderbroken. HBR zegt zelfs dat uit onderzoek is gebleken dat het na een onderbreking, zoals het checken van je e-mail, tot wel 23 minuten en 15 seconden kan duren om je concentratie helemaal terug te krijgen. 

Eén manier om de hoeveelheid e-mail in het Postvak IN van je team te verminderen is om dingen te bespreken in een groepsvideogesprek in plaats van in een lange e-mailthread. Door dagelijks of wekelijks een videogesprek te voeren blijf je op de hoogte over projecten en tijdlijnen, kun je ideeën bespreken, schermen delen, en samenwerken aan producten. Zo zorg je dat iedereen gefocust blijft en dat alle neuzen dezelfde kant uit wijzen. Je kunt hiervoor een planning maken met je team, of gewoon spontaan een videogesprek starten wanneer het nodig is.  

Zorgt voor snelle één-op-één-gesprekken  

Videovergaderingen zijn heel handig voor het geven van constructieve feedback, het voeren van beoordelingsgesprekken, het aansturen van mensen, en het stellen van verwachtingen, omdat dit allemaal situaties zijn waarin mensen onterecht een bepaalde ondertoon kunnen opvangen wanneer ze het opgeschreven zien.  

Door persoonlijk het gesprek aan te gaan, kun je de ander zien en zelf worden gezien, kun je luisteren en heb je een luisterend oor. Op deze manier kan de boodschap duidelijk worden gegeven en ontvangen. En dat allemaal zonder dat er een ondertoon wordt opgevangen. Bovendien gaf een verslag in de Washington Post aan dat uit onderzoek is gebleken dat verzoeken die persoonlijk zijn gedaan, 34 keer effectiever zijn dan verzoeken die per e-mail zijn verzonden. Dit betekent dat je met een videogesprek meer kans hebt op een positieve reactie. 

Vereenvoudigt persoonlijke gesprekken met klanten  

Groepsvideogesprekken helpen niet alleen je interne team om beter samen te werken, maar kunnen je ook helpen je bedrijf uit te breiden. In een enquête hierover heeft 94 procent van de mensen die gebruikmaken van video tijdens vergaderingen, aangegeven dat het een rol heeft gespeeld bij de groei van hun bedrijf.  

Door ervoor te zorgen dat iedereen wordt gezien en gehoord, kun je helderder communiceren, en met de functies voor scherm delen kun je bovendien relevante informatie delen. Daarnaast kunnen videovergaderingen je helpen andere culturen te begrijpen, deelname aan te moedigen, en relaties op te bouwen. En omdat het de mogelijkheid biedt om meer belanghebbenden te laten deelnemen en het reizen minimaliseert, is het geen wonder dat de ondervraagden hebben aangegeven dat groepsvideogesprekken zo’n positieve impact hebben op hun bedrijf.  

Biedt een eenvoudige manier om op te nemen 

Zelfs als je tijdens een vergadering heel veel notities maakt, zullen er toch weer vragen opkomen. En wanneer die vragen er zijn, kun je de antwoorden die je nodig hebt, alleen krijgen door aan anderen te vragen wat zij zich nog herinneren. Open vragen kunnen leiden tot weer een e-mailthread, met alle eventuele misverstanden van dien. Met een oplossing voor videovergaderingen kun je vergaderingen echter opnemen en transcriberen. Zo vind je snel het antwoord dat je nodig hebt, zonder dat je hoeft af te gaan op je geheugen. Bovendien kan een teamlid of belanghebbende die niet aanwezig kon zijn bij het gesprek, de opname bekijken zodat ze weer snel op de hoogte zijn. 

Videovergaderingen helpen je niet alleen om duidelijker te communiceren, belanghebbenden te laten deelnemen zonder reiskosten (of reistijd), en om betere verslagen bij te houden, maar het verbetert ook je productiviteit. En, afhankelijk van de technologie waarover je al beschikt, is er mogelijk maar een zeer kleine investering voor nodig. Dit maakt het een mooie aanwinst voor je team, je bedrijf en je bedrijfsresultaten. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Technologie voor bedrijven

Cloudopslag vs. on-premises servers: 9 dingen om rekening mee te houden

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Haal het meeste uit gratis videovergaderingen

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Het is makkelijk om gratis je scherm te delen, maar doe je het op de goede manier?

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Telehealth-therapie aanbieden voor patiënten in tijden van nood

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.