Handleiding voor telewerken voor kleine bedrijven

Telewerken is populair bij werknemers van zowel grote als kleine bedrijven. Met nieuwe tools voor vergaderingen, berichten en samenwerking kan thuiswerken nu zeer productief zijn. Maar voordat het personeel extern gaat werken, moet je bedrijf nadenken over de voor- en nadelen. 

We gaan’eens goed kijken naar telewerken en de tools die een extern team ondersteunen. 

Voordelen van telewerken 

Werknemers werken altijd graag extern. Maar werken vanuit huis is niet alleen goed voor je team. Je bedrijf zal ook voordelen merken.  

Extern personeel is: 

  • ProductieverUit een Stanford-studie bleek dat externe teamleden volledige diensten of meer werken. Kantoorpersoneel is vaak te laat op kantoor of gaat te vroeg weer naar huis. De externe werknemers in het onderzoek namen kortere pauzes, waren minder dagen ziek en namen minder vrije tijd op.  
  • Minder duur. Je bedrijf kan de bedrijfskosten verlagen met weinig (of geen) werknemers op kantoor. Zo laat het merk Aetna in de gezondheidszorg ongeveer de helft van de werknemers thuiswerken. Met deze flexibele optie hebben ze ongeveer $78 miljoen per jaar bespaard op kantoorkosten.  
  • Gelukkiger. Woon-werkverkeer en kantooromgevingen kunnen voor stress zorgen. Werknemers zijn blij wanneer ze niet iedere dag naar kantoor hoeven te reizen en geen felle kantoorverlichting zien. FlexJobs ontdekte dat 77% van de respondenten gezonder zou zijn met een flexibele baan. Zesentachtig procent zou minder gestrest zijn. Gelukkige, gezonde werknemers blijven langer bij je bedrijf en werken harder. 
  • Milieuvriendelijker. Je bedrijf wil mogelijk de ecologische voetafdruk verkleinen. Transport is verantwoordelijk voor 29% van de uitstoot van broeikasgassen. Thuiswerken vermindert de hoeveelheid brandstof die werknemers nodig hebben voor het werk. Deze besparingen helpen het milieu te beschermen
  • Makkelijker nieuw personeel vinden. Wanneer bedrijven in het hele land naar nieuwe werknemers zoeken, kunnen ze kiezen uit een grotere groep kandidaten buiten hun eigen gebied.  

Nadelen van telewerken 

Extern werken heeft veel voordelen. Maar er zijn ook een paar redenen waarom je misschien niet wilt dat werknemers thuis werken.  

Nadelen zijn onder andere:  

  • Afleiding. Werknemers hebben mogelijk geen geschikte werkruimte thuis. Ze hebben misschien een klein appartement of luidruchtige buren. Mogelijk wordt er gebouwd in de straat of is er slechte airconditioning in de zomer. Of het wordt te duur om elke dag in het plaatselijke café te werken. Dit zijn geen ideale omstandigheden voor extern werken.  
  • Ongeschikte persoonlijkheden. Veel teams, zoals verkoop, huren energieke, extraverte werknemers in. Deze teamleden gedijen misschien niet thuis. Videogesprekken en chatkanalen kunnen echter helpen om de sociale werkcultuur te bieden die ze nodig hebben.  
  • Veiligheidsproblemen. Externe werknemers hebben thuis mogelijk een zwakke internetbeveiliging. In sommige gevallen werken ze mogelijk vanuit een plaatselijk café via een onbeveiligd wifinetwerk. Maar er zijn manieren om deze risico’s te verminderen. Bied VPN’s en veilige wifi-hotspots aan teamleden die met gevoelige gegevens werken. Overweeg tegelijk ook extra computerbeveiliging.  
  • Technische problemen. Je externe personeel kan tegen technische problemen aanlopen. Zonder een persoonlijk IT-team moeten ze online of in een lokale winkel hardware- en softwareproblemen oplossen.  
  • Minder overzicht. Veel mensen zijn heel productief wanneer ze vanuit huis werken. Maar dat geldt niet voor iedereen. Managers kunnen niet even bij een externe medewerker langsgaan om te kijken hoe het gaat. In plaats daarvan moeten ze de vooruitgang van hun team volgen via projectkwaliteits- en statusrapporten. Voor sommige managers kan dit frustrerend zijn.  

Tools voor succesvol telewerken 

Er zijn een paar tools waarmee werknemers makkelijk thuis kunnen werken. (Andere tools zijn handig voor het managen van je externe team.) 

Je externe personeel heeft het volgende nodig: 

  • Toegang tot zakelijke bestanden. Je moet alle teambestanden op een gedeelde locatie opslaan. Met een cloudopslagprovider heeft je team overal, op al hun apparaten, toegang tot belangrijke bestanden. Cloudopslag zorgt ervoor dat je externe personeel altijd over dezelfde informatie beschikt. 
  • Bestanden delen en samenwerken. Teamleden moeten ook de mogelijkheid hebben om bestanden veilig te delen. Met een veilige provider voor het delen van bestanden kunnen teams projecten delen en hier in realtime samen aan werken. Dat betekent dat externe werknemers snel vooruitgang kunnen boeken bij grote projecten.
  • Tools voor teamwork. Ten slotte moeten teamleden de hele dag met elkaar kunnen communiceren. Met een teamworktool kunnen je externe werknemers chatten, vergaderen, bellen en samenwerken in een centrale hub. Met een robuuste tool voor externe communicatie kunnen je teamleden een sterke, effectieve band opbouwen.

Overzicht 

Jij en je werknemers kunnen beiden profiteren van telewerken.Extern werken verhoogt de productiviteit en het geluk van werknemers. Bovendien worden de kantoorkosten lager en neemt de ecologische voetafdruk af. Met de juiste tools zullen je externe medewerkers niet alleen goed presteren, ze zullen opbloeien. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Technologie voor bedrijven

Vereenvoudig je werkdag met groepsvideogesprekken

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Hoe kleine ondernemers gebruik kunnen maken van AI

Meer informatie
Technologie voor bedrijven

Hoe het in kaart brengen van processen je bedrijf zal helpen slagen

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.