De vijf apps voor thuiswerken die je nodig hebt om je kleine of middelgrote bedrijf te transformeren

Onze nieuwe thuiswerkcultuur heeft kansen gecreëerd voor je bedrijf. Je kunt op zoek naar talent en klanten in een veel bredere regio. Laat je werknemers flexibelere schema’s maken die passen bij hun werk en privéleven. Of bied nieuwe diensten of producten aan die beter voorzien in de behoeften van klanten in een veranderde wereld.

Het kan ook ingewikkeld zijn om een bedrijf te runnen met werknemers die op afstand werken, vooral als je team eraan is gewend om samen te werken op één locatie. Je kunt niet meer rekenen op een fysieke werkruimte die samenwerking, effectieve teamsamenwerking en een gedeelde cultuur bevordert. Wanneer je je bedrijf opnieuw uitvindt voor het nieuwe normaal, kunnen de volgende vijf hulpprogramma’s voor thuiswerken je helpen om te zorgen dat je team verbonden en productief blijft.

1. Breng teams samen met behulp van een samenwerkingsplatform

Als teams met uiteenlopende vaardigheden en achtergronden goed samenwerken, produceren ze werk van hogere kwaliteit en stuwen ze de omzetgroei op. Toch is het moeilijk om alle neuzen dezelfde kan op te krijgen als men vanuit huis werkt. 

Zo kan een samenwerkingsplatform helpen

Start met het creëren van een cultuur voor samenwerking om het teamwork binnen je organisatie te verbeteren. Mensen zijn meer geneigd om dingen te delen en elkaar respectvol uit te dagen als er veel vertrouwen is. Maak het tegelijkertijd gemakkelijk voor je medewerkers om contact te maken, hulp te krijgen en relaties aan te gaan met een uitgebreid platform voor samenwerking.

Een goed platform voor samenwerking ondersteunt teams die vanuit huis werken doordat je gemakkelijk: 

  • Snel een vraag kunt laten beantwoorden via chat.
  • Een scherm kunt delen om een idee te laten zien of de voortgang te delen.
  • Teamvergaderingen kunt plannen en bijwonen.  
  • Kunt bellen.
  • Videovergaderingen kunt beleggen.

Werken vanuit huis kan voor veel mensen eenzaam zijn. Zorg dat je team betrokken blijft met goed samenwerkingssoftware.

2. Behoud je unieke cultuur met een video-app

Het is veel gemakkelijker om te werken aan saamhorigheid in een kleiner bedrijf. Je teamleden kunnen elkaar leren kennen en vriendschappen vormen. Klanten en werknemers kunnen een relatie ontwikkelen met de CEO en andere senior-leidinggevenden. Ze kunnen zelfs invloed uitoefenen op belangrijke beslissingen. Je unieke cultuur gedijt door connecties zoals deze. Maar hoe zorg je voor diezelfde betrokkenheid als werknemers zich niet samen op kantoor bevinden?

De kracht van video  

Mensen communiceren via woorden, toonhoogte, gezichtsuitdrukkingen en gebaren. Het gebruik van verbale en non-verbale hints helpt hen om vertrouwde relaties aan te gaan. Creëer meer mogelijkheden voor je werknemers en klanten om deze belangrijke relaties vanuit huis aan te gaan door een oplossing voor videovergaderingen te gebruiken.

Video kan jou en je team helpen om met elkaar en met je klanten in contact te blijven doordat je eenvoudiger: 

  • Kunt zien hoe de vlag erbij hangt tijdens vergaderingen.
  • Kunt zorgen dat mensen betrokken blijven. Het is moeilijker om te multitasken als iedereen je kan zien.
  • Een naam aan een gezicht kunt koppelen.
  • Een virtueel happy hour of virtuele boekenclub kunt organiseren.
  • Les kunt geven aan een wekelijkse yoga- of meditatiegroep.
  • Medewerkers kunt uitnodigen om hun persoonlijkheid te laten zien via thematische bijeenkomsten, zoals ‘lelijke kersttruiendag’ of ‘hoedjesvrijdag’.

Je hoeft het gemeenschapsgevoel van je werk niet kwijt te raken als mensen niet aanwezig zijn. Video vormt een geweldig hulpmiddel voor thuiswerken dat kan helpen om je team dichter bijeen te brengen.

3. Werk effectiever samen door bestanden te delen

Samenwerking draait om meer dan om vergaderingen en communicatie. Je team moet ook samen oplossingen ontwikkelen. Of het nu gaat om je producten, om wettelijke contracten of om advertenties: je werknemers moeten samenwerken om kwaliteit te leveren. Maar als je weleens een bestand heen-en-weer hebt gestuurd via e-mail weet je hoe gemakkelijk je het zicht kunt kwijtraken op de versie waaraan je werkt of hoe je een belangrijke opmerking over het hoofd kunt zien.  

Zo kan het delen van bestanden helpen 

Met een oplossing voor het delen van bestanden kun je belangrijke documenten, zoals werkbladen voor de boekhouding, zakelijke presentaties of tekstverwerkingsdocumenten, opslaan in de cloud. Geef alleen gemachtigde personen toegang, zodat zij tegelijkertijd aan hetzelfde bestand kunnen werken –waar ze zich ook bevinden. 

Vereenvoudig de samenwerking aan documenten met een app voor het delen van bestanden. Je kunt:

  • Bestanden delen via cloudopslag, zodat iedereen over de meest actuele versie beschikt. 
  • Intern bewerkingen en opmerkingen voorstellen. 
  • In realtime zien wie er al bewerkingen heeft doorgevoerd en heeft gereageerd. 
  • Meldingen ontvangen als iemand je bestand heeft bewerkt of commentaar heeft gegeven. 

Mensen laten weten dat ze tevredener zijn over hun werk als ze zich productief voelen. Maak het gemakkelijker om samen te werken via een app voor het delen van bestanden.

4. Zorg dat initiatieven worden uitgevoerd met projectbeheersoftware 

Om een project succesvol af te ronden, moeten vaak meerdere personen samenwerken om hand-offs te coördineren en taken af te ronden. Dat kan zelfs ingewikkeld zijn als iedereen naast elkaar op kantoor werkt. Maar als je werknemers vanuit huis werken of andere werktijden hanteren, nemen de kansen dat je project van de rails loopt aanzienlijk toe. 

Zo kan een hulpprogramma voor projectbeheer helpen 

Software voor projectbeheer kan jou en je team helpen om te zien hoe lang een project duurt en welke vaardigheden je nodig hebt om dat op tijd te doen. Nadat een initiatief is gestart, kunnen teamleden en projectbeheerders overal inchecken om gemakkelijk te zien wat er nog moet gebeuren en voor wanneer de volgende taak staat gepland.    

Een hulpprogramma voor projectbeheer in de cloud kan je helpen om deadlines in het oog te houden en effectief bronnen toe te wijzen, waar jij en je team ook werken. Ook helpt het je om:

  • Inzicht te krijgen in waar iedereen aan werkt.
  • Slimme beslissingen te nemen over wie aan welke projecten werkt.
  • Snel vast te stellen wanneer je mensen moet aannemen of werk moet uitbesteden om te prioriteiten te halen.
  • Teams en het management op de hoogte te houden over belangrijke mijlpalen.
  • Werknemers te helpen om prioriteit te geven aan taken die even belangrijk zijn. 
  • Eerder te weten wanneer projecten spaak lopen en zo nodig de koers aan te passen.

Het juiste hulpprogramma voor projectbeheer kan het gemakkelijker voor jou en je team maken om consistent projecten van hoge kwaliteit te leveren die je bredere doelstellingen ondersteunen.

5. Verbeter de productiviteit met een app voor taakbeheer

Het is helemaal niet gemakkelijk om een klein bedrijf aan te sturen –en al helemaal niet tijdens een pandemie. Je budgetten worden misschien beknopt en mogelijk moeten jij en je team veel verschillende petten dragen. Het kan bijna onmogelijk zijn om binnen 24 uur je takenlijst af te werken, laat staat om dat in 8 uur te doen.  

Zo kaneen hulpprogramma voor taakbeheerje helpen 

Taakbeheersoftware kan dan niet meer uren in een dag maken, maar je wel helpen om meer waarde te halen uit de middelen die je tot je beschikking hebt. Met alle onderbrekingen die thuiswerken met zich meebrengt, kun je tijd voor jezelf en voor je werknemers besparen als je weet wat je moet doen.  

Met een effectief hulpprogramma voor taakbeheer kan iedereen een betekenisvolle bijdrage leveren aan het bedrijf doordat je: 

  • Taken kunt opsplitsen en prioriteren per dag en week.
  • Stapsgewijze deadlines kunt bieden die voorkomen dat medewerkers overweldigd raken.
  • Voortgang op project- of groepsniveau kunt bijhouden.
  • Inzicht kunt krijgen in de algehele productiviteit, zodat je actie kunt ondernemen met teams die het moeilijk hebben.

De manier waarop we werken is veranderd. Of je nu werknemers laat samenkomen op kantoor of niet, je team zal meer op afstand blijven werken dan in 2019 het geval was. Maak van die nieuwe manier van werken een waardevol middel voor je bedrijf met thuiswerkapps waarmee werknemers hun werk kunnen doen en in contact blijven.  

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.