4 manieren voor beter online samenwerken met intranet software

Alle projectmanagers hebben moeten leren hoe ze hun teams op schema kunnen houden wanneer hun taken ze in tientallen verschillende richtingen trekken. In sommige gevallen kan dat betekenen dat ze met andere PM’s moeten online samenwerken om projecten te prioriteren, teamleden moeten helpen georganiseerd te worden (en blijven) naarmate het werk toeneemt, of teamleden– die misschien in verschillende steden, provincies of landen wonen – de tools moeten geven die ze nodig hebben om effectief samen te werken. En hoewel vaardigheden in projectprioritering door persoonlijke ervaring zullen komen, is er intranet software beschikbaar die je niet alleen kan helpen je teams georganiseerd en collaboratief te houden, maar ook effectief met individuen en je teams te communiceren.

Elke intranetportalsoftware is natuurlijk anders, dus laten we kijken naar vier tools die je nodig hebt in een intranetoplossing.

Gegevensbeheer

Om iedereen op schema te houden, is het belangrijk voor je team om te weten wie verantwoordelijk is voor wat, en wanneer. Daarnaast moet je je team ook informatie geven over online samenwerken: hoe ze contact kunnen opnemen met andere leden, toegang kunnen krijgen tot belangrijke webpagina’s of documenten (vooral als ze met een wachtwoord beveiligd zijn of op staging servers staan), belangrijke aankondigingen kunnen doen of herinneringen kunnen posten, enzovoort.
Zoek dus naar interne communicatiemiddelen waarmee je naadloos teampagina’s kunt maken die op je behoeften kunnen worden afgestemd. Zo zul je belangrijke informatie op een centrale plek kunnen opslaan en delen.

Bibliotheken

Samenwerkingssoftware moet het bovenal gemakkelijk maken voor je team om samen te werken. Kies dus een oplossing waarmee je iedereen toegang kunt geven tot dezelfde bestanden, documenten, afbeeldingen, vergaderingsnotities, enzovoort. Dankzij de mogelijkheid om bibliotheken van documenten te maken, gelabeld op een manier die logisch is voor je project en je team, kan iedereen de meest actuele informatie over je project vinden, eerdere deliverables controleren, huidig artwork bekijken, hun geheugen over projectvereisten opfrissen en meer.

Samenwerkingstools

Een intranetportal voor medewerkers moet je teamleden de mogelijkheid geven ruimten te maken waar ze gegevens kunnen delen en beheren – en kunnen samenwerken aan bestanden. Ga daarom op zoek naar samenwerkingssoftware die dingen biedt zoals discussies met threads, evenals enquêtes (die het plannen van vergaderingen en/of het nemen van beslissingen kunnen vereenvoudigen), gedeelde agenda’s, taaklijsten, vergaderingsruimten waar je al je vergaderingsnotities, documenten en agenda’s kunt onderbrengen, enzovoort. Net zoals vergaderingsruimten kan een intranetoplossing met een werkomgevingstool ervoor zorgen dat specifieke teamleden, zoals een grafisch ontwerper en een copywriter online samenwerken, in dezelfde omgeving aan hetzelfde bestand en zonder elkaars werk te overschrijven, wat uiteindelijk de productiviteit kan verbeteren.

Integreert met bestaande tools

Hoeveel intranetportalsoftware ook belooft je productiviteit en samenwerkingsinitiatieven te verbeteren, als je het niet gemakkelijk kunt gebruiken of als je je bestaande tools (zoals voor tekstverwerking, spreadsheets, grafisch ontwerp en/of e-mail) moet vervangen, kan het moeilijk zijn je team over te halen het te gebruiken. Om de gewenste mate van productiviteit en organisatie te verkrijgen, zoek je een intranetoplossing die goed integreert met de tools die je team al gebruikt. Zo hoeft je organisatie geen dure (en mogelijk minder effectieve) programma’s aan te schaffen en hoeft je team geen hoge leercurve te ondergaan.

Wanneer het op samenwerkingssoftware aankomt, moet het eenvoudig, naadloos en aanpasbaar zijn – en jou en je team de dingen bieden die je nodig hebt om als geheel en in kleinere groepjes samen te werken. Wanneer je een oplossing kiest die je je bestanden op jouw manier laat organiseren, je bestaande tools laat gebruiken en samenwerkingstools biedt waarmee teamleden gemakkelijk tegelijkertijd aan bestanden kunnen werken, documenten en gegevens kunnen delen en belangrijke discussies kunnen bijhouden, bereik je wat elke projectmanager wil – een georganiseerd, productief team.

Over de auteur

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tips

Effectieve virtuele vergaderingen houden

Meer informatie
Business Tips

De 4 belangrijkste kenmerken van een geweldige datavisualisatie

Meer informatie
Business Tips

Lees meer over de 4 sterke punten van enterprise social network

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.