Met project management software meer productiviteit

Van ingebouwde sjablonen en bekende planningstools tot onmiddellijke samenwerking en gemakkelijke toegang op verschillende apparaten – het is geen geheim dat de juiste project management software de productiviteit kan verhogen voor projectmanagers (PM’s) en hun teams – waardoor projecten snel en gemakkelijk kunnen worden uitgevoerd. Maar zien organisaties enkele van de minder duidelijke tools over het hoofd die beschikbaar zijn voor hen?

Volgens een recent onderzoek bieden de populairste project management tools functies voor bestanden delen, tijd bijhouden, e-mailintegratie en Gantt charts. Dat is geen verrassing. Maar welke nuttige tools zijn organisaties het minst geneigd te gebruiken? Interessant genoeg zijn videochats, realtime chats, integratie van sociale media, en mobiele toegang blijkbaar de vergeten functies van project management software. Lopen PM’s dus een goudmijn mis, aangezien communicatie als het belangrijkste aspect van succesvol projectmanagement wordt genoemd? Hier volgen vijf onaangeboorde bronnen en hoe ze kunnen helpen een projectplan gemakkelijk en efficiënter uit te voeren:

1 en 2. Videochats/realtime chats – Door project management software met geïntegreerde communicatietools te kiezen, kunnen teamleden binnen het project samenwerken met behulp van spraak, video of chat. Hoe essentieel is dat voor het succes van het team? Uit een onderzoek van het Project Management Institute (PMI) bleek dat een van de belangrijkste oorzaken van projectmislukking die bedrijven meldden, slechte communicatie is. De mogelijkheid om in realtime te communiceren met teamleden aan de andere kant van de gang of aan de andere kant van de wereld dankzij tools die zijn ontworpen om je kritieke gesprekken snel en veilig te verzenden, kan de sleutel zijn tot het succes van een project.

3. Integratie van sociale media – Sociale media bieden inmiddels meer dan alleen maar Facebook-updates en tweets over de nieuwste trends – ze bevorderen de communicatie onder teams en projectbelanghebbenden. Uit onderzoek blijkt dat het gebruik van sociale media “smalltalk” mogelijk maakt, waardoor “mensen vertrouwd met elkaar raken en een verstandhouding opbouwen om een meer stimulerende, ondersteunende, samenwerkende en vertrouwde omgeving te creëren”. Dus waarom zou je niet van die voordelen profiteren om een succesvol projectplan te bevorderen?  Het gebruik van software met sociale mogelijkheden voor ondernemingen, zoals toegewijde Yammer-nieuwsfeeds in SharePoint, kan handig zijn om in realtime met collega’s te communiceren over projectdetails.

4. Mobiele toegang – Het gebruik van software die beschikbaar is op Windows, iOS en Android is essentieel om te verzekeren dat iedereen op zijn gewenste apparaat taken kan bijwerken en onderweg tijdlijnen en rapporten kan bekijken. Aangezien het bijhouden van tijd als een zeer essentieel onderdeel van succesvol projectmanagement wordt genoemd, is het belangrijk een oplossing te vinden waarmee teamleden onderweg updates kunnen indienen. Verbeterde tijd- en taakinvoer geeft projectmanagers onmiddellijk inzicht, zodat ze sneller onderbouwde beslissingen kunnen nemen.

5. Sponsorvriendelijke instellingen – Van de projecten die als “hoogpresterend” zijn gelabeld, heeft ruim 80% actief betrokken sponsors. Onderzoek heeft keer op keer uitgewezen dat het hebben van een executive sponsor die een project van begin tot eind ondersteunt, essentieel is voor succes. Hoewel een sponsor geen deel zal uitmaken van de dagelijkse taken, moet hij voldoende toegang hebben om het team te kunnen helpen wanneer dat nodig is, door de voortgang en voordelen van het project bij te houden – en het projectplan waar mogelijk te ondersteunen. Het is daarom belangrijk software te hebben waarmee je Project Management Office (PMO) of sponsor zonder extra hulp Project Portfolio Management-instellingen (PPM) kan beheren.

Naarmate steeds meer teams op afstand (zelfs wereldwijd) werken, zijn communicatievaardigheden en tijdbeheer belangrijker dan ooit. Dankzij toegang tot tools waarmee belanghebbenden onderweg projecten kunnen beheren en snel de laatste updates, gesprekken en projecttijdlijnen kunnen delen via een toegewijde projectsite, blijft iedereen verbonden en op de hoogte. Lees meer over het krijgen van meer inzicht in de projectprestaties, evenals het verlagen van budgetten, het verhogen van besparingen en meer.

Over de auteur

Het team van Growth Center is erop gericht je te helpen je bedrijf te starten, te beheren en te runnen.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Manage my business

Project management tools nodig voor uw cloud based projects?

Meer informatie
Manage my business

Gebruikmaken van een task manager. Meer weten?

Meer informatie
Manage my business

Welke chat software werkt voor zakelijke group chats?

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.