Online effectief vergaderen, klaar voor het hosten ervan?

Grootschalige virtuele vergaderingen hebben zo hun eigen benodigdheden waar je IT-team aan moet denken om ervoor te zorgen dat je een virtuele ervaring van hoge kwaliteit kunt bieden. Wat moet je IT-afdeling, buiten de selectie van de juiste virtuele vergadersoftware, doen om met succes grootschalige virtuele presentaties te kunnen houden?

Stel eerst vast welk type virtuele vergaderingsoplossing je nodig hebt

Weet wanneer je moet kiezen voor een grootschalige virtuele vergadering en niet voor andere videovergaderoplossingen, zodat je IT-team niet wordt opgezadeld met het voorbereiden van onnodige technologie.

Als je een grootschalige oplossing nodig hebt voor je virtuele vergadering zijn er belangrijke factoren waarmee je IT-team rekening moet houden, zoals de logistiek van de locatie en bandbreedte, om voor iedereen een ervaring van hoge kwaliteit te verzorgen.

Logistiek van presentatielocatie

Zorg ervoor dat de geselecteerde locatie alle benodigde elementen bezit voor al je technische behoeften tijdens de presentatie. Let op dingen als:

  • internet-/wifi-sterkte.
  • beschikbaarheid en eigenschappen van computers (webcams, enz.).
  • geïnstalleerde software-updates (om downloads op het laatste moment te voorkomen).
  • aantal stopcontacten, extra internetverbindingen en andere verbindingsoverwegingen.
  • ruimte voor extra mensen, camera’s en apparatuur om er zeker van te zijn dat er ruimte is voor iemand van je IT-team om ter plaatse te zijn voor ondersteuning tijdens de presentatie.

Beste bandbreedte

Controleer een paar weken voor én op de dag van de presentatie of de internetverbinding in je bedrijf sterk genoeg is voor een uitzending in hoge resolutie. Dit is om twee redenen belangrijk: uitzending en streaming. Als mensen zich bijvoorbeeld op locatie virtueel aanmelden, wordt hun kijkervaring dan vertraagd? Is je netwerk in staat grootschalige, gelijktijdige sessies te ondersteunen of heb je software voor een mediadistributieoplossing nodig? Ook al heb je totaal geen invloed op de bandbreedte van externe deelnemers, je kunt ervoor zorgen dat het internet dat je gebruikt voor je virtuele vergadering de klus aankan.

Andere belangrijke overwegingen

Er zijn een aantal verschillende onderdelen van een grootschalige uitzending die van invloed kunnen zijn op de mogelijkheden van je team om met succes een grootschalige presentatie te houden en dat is niet altijd de verantwoordelijkheid van je IT-afdeling.

  • Camerakwaliteit, gebruik een kwalitatief hoogstaande camera die opneemt in hd, bij een externe camera en ook bij een ingebouwde webcam.
  • Geluidskwaliteit, ongebalanceerde of extreme geluidsschommelingen zijn storend voor het publiek. Je IT-afdeling kan helpen door de best beschikbare microfoons te zoeken en ervoor te zorgen dat niets van de andere techniek in de ruimte voor afleiding zorgt.

En, actie!

Uitgezonden vergaderingen zijn een geweldige manier om mededelingen te doen aan een groot publiek, ongeacht waar dat zich bevindt. Maar presentaties van lage kwaliteit zijn trefzekere manieren om de aandacht van de deelnemers te verliezen. Skype Meeting Broadcast is uitgerust om maximaal 10.000 deelnemers op een beveiligd en vertrouwd platform te kunnen bereiken en focust op twee belangrijke eigenschappen: gebruiksgemak en kwaliteit. Door gebruik te maken van uitzendtechnieken van professionele kwaliteit, kun je interessante online uitzendingen maken voor elk publiek.

Over de auteur

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tech

Data protection van bedrijfsgegevens voor The LINE.

Meer informatie
Business Tech

Hoe cloud-opslag leidt tot het nieuwe werken

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.