5 x professionaliteit in een zakelijke e-mail

IN-bakken zijn dagelijks gevuld met meer dan één miljard e-mails. Voor kleine bedrijven kan het een hele klus lijken om in een enkele e-mail te zorgen dat je opvalt en te tonen waar je bedrijf voor staat, maar het is eenvoudiger dan je denkt.

Volg deze eenvoudige, doch zeer effectieve, strategieën om de cliënt over te halen, de koop te sluiten en je merk uit te breiden en je bedrijf te laten groeien dankzij effectief gebruik van zakelijke e mail.

  1. Creëer een aangepast e-mailadres voor je bedrijf, laat zien dat je er staat en wordt serieus genomen met een juist geformuleerd e-mailadres. Als je je persoonlijke e-mail gebruikt, communiceer je niet alles wat je bedrijf te bieden heeft. Creëer daarom een e-mail als volgt: jenaam@jebedrijf.com.
  2. Gebruik de regels Aan, cc en bcc strategisch, voorkom onnodige antwoorden of overlopende IN-bakken. Vraag jezelf af of de bcc- of cc-regel de juiste keuze is. Kennen de contactpersonen elkaar (of moeten ze elkaar kennen)? Moet elke ontvanger elk antwoord lezen? Respecteer de privacy van de ontvangers door de contactpersonen in de bcc-regel te zetten en voeg mensen toe in het bcc-veld om blunders met ‘allen beantwoorden’ te voorkomen. Als je toch bezig bent, wacht even met het invullen van alle aan-, cc- en bcc-regels totdat je het concept hebt gecontroleerd. Hiermee voorkom je te snel verstuurde e-mails en kun je nog even nadenken over wat je hebt geschreven voordat je het verstuurt.
  1. Bedenk slimme onderwerpregels, een pakkende of motiverende onderwerpregel vergroot de kans dat je e-mail wordt gelezen. Bedenk een onderwerpregel die gericht en persoonlijk is en de noodzaak om de e-mail te lezen aantoont. Om onderwerpregels te bedenken waarop wordt geklikt, moet je een aantal actie- en gerichte onderwerpregelelementen combineren met een toegevoegde waarde voor de lezers.
  2. Voeg een heldere volgende stap toe, voeg heldere oproepen tot actie met duidelijke vervolgstappen toe. Geef duidelijk aan wat je wilt dat de lezers doen en maak het eenvoudig voor ze: een koppeling volgen, een nummer bellen, de e-mail beantwoorden of iets heel anders. Moet er een vraag worden beantwoord? Draai er dan niet omheen. Stel de vraag in het begin van je e-mail en geef bij het einde van de e-mail nog eens aan dat je een antwoord wilt ontvangen.
  3. Controleer, een spellingchecker doet niet alles. Controleer niet alleen op spelling- en grammaticafouten, controleer of de gebruikte toon klopt voor het onderwerp. Wees voorzichtig met grapjes en sarcasme, dit kan eenvoudig verkeerd worden opgevat. Controleer op één van de meest voorkomende e-mailfouten: een bijlage noemen, maar die niet bijsluiten.

Het is verbazingwekkend hoeveel impact eenvoudige e-mailstrategieën kunnen hebben en je zult de resultaten zien als je ze toepast in je communicatieplan voor zakelijke e-mail. Als je deze strategieën hebt toegepast (en meerdere keren je e-mail hebt gecontroleerd om zeker te zijn) ben je klaar voor verzending.

Over de auteur

Het team van Growth Center is erop gericht je te helpen je bedrijf te starten, te beheren en te runnen.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tips

Bescherm het milieu en ga thuiswerken

Meer informatie
Business Tips

6 tips om de agenda van een online meeting te laten opvallen

Meer informatie
Business Tips

6 presentatievormen die indruk maken op je publiek

Meer informatie
Business Tips

6 tips voor een efficiënte conference call

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.