Een back-up maken: 5 x de beste e-mailfunctie die u niet gebruikt

Of je nu werkt in het bedrijfsleven of niet, je stuurt en ontvangt waarschijnlijk dagelijks meerdere e-mails. Het is een snelle, handige manier om te communiceren met collega’s, klanten, vrienden en familie. Natuurlijk is e-mail een extreem populair communicatiehulpmiddel voor bedrijven, deels vanwege de mogelijkheid gesprekken op te slaan, maar ook omdat het functioneert als doorzoekbare opslagplaats voor informatie.

Onderzoeken tonen aan dat driekwart van het intellectuele eigendom van een bedrijf is opgeslagen in e-mail- en berichtensystemen. Dat betekent dat het belangrijk is deze gegevens te beschermen en ze niet zomaar in de prullenbak te gooien. Maar het opslaan van zoveel gegevens kan zorgen dat je opslagservers overbelast raken.

Wat is dan de beste oplossing?

Back-ups maken is niets nieuws. Dit hulpmiddel is er al jaren, waarom gebruiken zo weinig bedrijven het dan? Hier zijn vijf voordelen voor een oplossing om back-ups te maken:

  • Opslag. Wanneer e-mails worden opgeslagen op live servers, kan dat de prestaties van de server aanzienlijk verminderen als deze vol raakt. De enige andere opties zijn het verwijderen van e-mails (niet handig, omdat belangrijke gegevens voor eeuwig verloren gaan) of ze elders opslaan. Het maken van back-ups is de laatste optie en verplaatst gegevens naar een veilige externe server of cloudomgeving. Bepaalde oplossingen gebruiken geavanceerde compressie en/of ontdubbeling om de benodigde schijfruimte in het archief te verminderen, soms wel met 50 procent of meer.
  • Herstel. Afhankelijk van wat voor back-upoplossing je hebt, kan het opslaan van e-mails het proces versnellen wanneer er gegevens moeten worden hersteld. Dat komt omdat de gearchiveerde gegevens minder ruimte in beslag nemen. Bovendien wordt het herstellen van niet-gearchiveerde e-mails sneller en eenvoudiger, omdat de mailserver minder belast is.
  • Beveiliging. Alleen omdat de oude e-mails niet meer 'in zicht zijn en elders zijn opgeslagen, wil dat nog niet zeggen dat ze niet net zo goed beveiligd zijn als de e-mails in je Postvak IN. Als je de juiste back-upoplossing hebt, worden je gegevens onveranderbaar bewaard en beveiligd met doorlopende back-ups van gegevens en eersteklas herstelmogelijkheden bij calamiteiten. Zoek voor de beste service naar een provider die betrouwbaarheid, beschikbaarheid en prestaties met een gegarandeerde uptime van 99,9 procent biedt en een service level agreement met financiële garantie.
  • Productiviteit. Wanneer je live servers vastlopen door enorme hoeveelheden e-mails kan het zoeken naar een specifieke e-mail of specifiek onderwerp afmattend en traag worden. Bovendien hoeven medewerkers door het afschaffen van Postvak IN-quota en het installeren van automatische back-ups niet langer waardevolle tijd te spenderen aan het verwijderen van e-mails of deze net als vroeger te verplaatsen naar PST-bestanden. Ten slotte, wanneer je je medewerkers de mogelijkheid biedt eenvoudig gearchiveerde en geback-upte e-mails op te halen, geef je ze zelf het heft in handen. Ze hoeven de IT-afdeling niet meer in te schakelen om het voor ze te doen.
  • Naleving. In de meeste branches wordt van bedrijven geëist dat ze bedrijfsdocumenten bijhouden en omdat e-mails vaak van dit soort documenten bevatten, is het verwijderen ervan niet toegestaan. Bepaalde branches, zoals de gezondheidszorg, financiële dienstverlening, farmaceutische bedrijven en energieleveranciers hebben strengere regelgeving voor wat betreft welke documentatie moet worden bijgehouden.

Wanneer je nadenkt over een back-upoplossing, denk er dan aan verschillende providers te bekijken en die provider te kiezen die een gebruiksvriendelijke oplossing biedt waarmee je zelf de controle houdt en die hoge standaarden wat betreft beveiliging en betrouwbaarheid hanteert.

Over de auteur

Het team van Growth Center is erop gericht je te helpen je bedrijf te starten, te beheren en te runnen.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tech

Effectief vergaderen: online meetings en videoconferencing

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.