Gebruikmaken van een task manager. Meer weten?

Voor sommige mensen is georganiseerd blijven een levenswijze. Ze plannen maaltijden en maken boodschappenlijstjes weken van tevoren, ze houden al hun werkprojecten bij en lijken altijd te weten wat nu klaar moet zijn, wat als volgende moet gebeuren en waar ze hun ogen voor open moeten houden, en ze missen NOOIT een deadline. Maar degenen die hier niet zo goed in zijn, degenen die grote projecten met veel bijdragers beheren of degenen die gewoon een betere manier willen om hun takenlijst bij te houden, kunnen wat extra hulp krijgen in de vorm van een task manager.

Taakbeheersoftware kan je niet alleen helpen efficiënter te werken en projecten te prioriteren (voor jezelf en anderen), maar kan je zelfs helpen een betere werk-privébalans te vinden (omdat je niet meer voortdurend gestrest bent over wat je vergeten bent te doen op het werk).

De beste task manager is natuurlijk degene die je gebruikt, maar als je nieuw bent in de wereld van taakbeheer, kan het moeilijk zijn precies te begrijpen welke functies je zult gebruiken. Laten we dus even kijken naar enkele belangrijke kwaliteiten die je nodig hebt, en hoe ze de manier kunnen verbeteren waarop je met anderen samenwerkt – en zelfstandig werkt.

  • Een projecthub: Met al je projecten op één plek kun je je taken voor één of meerdere projecten bijhouden, evenals de taken van het team dat met jou samenwerkt. In de hub zou je iedereens voortgang duidelijk moeten kunnen zien – wat betekent dat iedereen die betrokken is bij het project nooit verrast zou moeten zijn door wat nu klaar moet zijn, wat als volgende moet gebeuren en wanneer het hele project voltooid moet zijn.
  • Taakacceptatie: Als je een projectmanager of teamleider bent, moet je taakbeheeroplossing iedereen die aan het project werkt de mogelijkheid geven hun taken te accepteren, zodat anderen die aan het project werken kunnen zien wie de taak op zich heeft genomen. Zo is er geen verwarring over wie verantwoordelijk is voor wat en wordt er geen dubbel werk gedaan.
  • Triggers voor afhankelijke taken: In de hub moet de voltooiing van één taak idealiter de volgende verantwoordelijke persoon voor een taak laten weten dat zijn of haar bestanden gereed zijn en dat het tijd is om aan de slag te gaan. Als je bijvoorbeeld in architectuur of constructie werkt en in je task manager aangeeft dat je bouwtekeningen klaar zijn, kan je collega automatisch worden gewaarschuwd dat het nu zijn of haar taak is om de tekeningen in te dienen voor een bouwvergunning – waardoor het werk blijft doorstromen.
  • Task manager-app: Werknemers zijn tegenwoordig grotendeels mobiel, dus het is logisch een task manager te kiezen die op je telefoon of tablet net zo goed werkt als op je laptop of desktopcomputer. Met een taakbeheer-app die je toegang geeft tot dezelfde informatie als op kantoor, kun je overal je projecten bijhouden, waar je ook bent.
  • Bestandsopslag: Taakbeheersoftware waarmee je je bronbestanden (zoals documenten, spreadsheets en afbeeldingen) ook kunt opslaan en organiseren, verzekert dat je altijd met de juiste gegevens werkt. Als je specifieke bestanden als bijlage aan specifieke taken kunt toevoegen, is dat nóg beter, omdat er dan nog minder verwarring is over welke gegevens bij welke taak horen.

Met de juiste task manager is het eenvoudig op schema te blijven. Door tools te bieden waarmee je taken aan jezelf en aan anderen in je groep kunt toewijzen, kun je iedereen gemakkelijk precies laten weten wat er moet gebeuren en wanneer. En met de mogelijkheid om bestanden als bijlage aan je taken toe te voegen, hoeft je team nooit naar de juiste bestanden, gegevens of informatie te zoeken voordat ze aan de slag kunnen. Voor teams die vaak reizen of op afstand werken, zorgt toegang tot een taakbeheer-app ervoor dat alle teamleden hun taken kunnen bijhouden terwijl ze op zakenreis zijn of op afstand werken – waardoor ze gemakkelijker productief kunnen zijn onder werktijd en echt kunnen genieten van hun vrije tijd.

Over de auteur

Het team van Growth Center is erop gericht je te helpen je bedrijf te starten, te beheren en te runnen.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Manage my business

Met project management software meer productiviteit

Meer informatie
Manage my business

Project management tools nodig voor uw cloud based projects?

Meer informatie
Manage my business

Welke chat software werkt voor zakelijke group chats?

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.