Manage uw content met Enterprise content management (ECM).

Marketingmateriaal, contracten, e-mailberichten, klantpresentaties, spreadsheets, tekstbestanden, .pdf’s, foto’s, video’s, formulieren, facturen, cv’s van sollicitanten. Bedrijven zijn producenten van inhoud, of ze nu groot of klein zijn. En hoewel dat produceren eenvoudig is, het georganiseerd houden is alles behalve.

Hier is dan de ecm software voor uitgevonden. Hiermee kun je je inhoud organiseren en beheren gedurende de hele levensduur, van creatie tot archief. Maar, inhoudsbeheer voor ondernemingen-systemen zijn niet allemaal hetzelfde. Laten we daarom eens kijken naar een aantal functies die je helpen je inhoud te organiseren (en bereikbaar te houden) en tegelijkertijd je team efficiënter laten functioneren.

  • Een enkele opslagplaats voor verschillende typen inhoud: Door een ECM-service te kiezen waarmee je video’s, spreadsheets, afbeeldingen, tekstdocumenten en meer in één enkele locatie kunt opslaan, kun je al je bestanden voor een specifiek project bij elkaar houden.
  • Maak hoofdmappen met een vrijwel eindeloos aantal submappen: Op deze manier kun je als je een project hebt dat jaarlijks terugkeert of doorloopt, een hoofdmap maken, bijvoorbeeld Opruiming en voor elk jaar dat je hieraan werkt een submap maken. Binnen elke submap kun je weer andere submappen maken voor bijvoorbeeld contracten, vrijwilligersformulieren, marketingmateriaal, enz.
  • Eenvoudig documenteigenschappen of metadata wijzigen: doordat de metadata van een bestand vanuit een document kunnen worden gevonden en gewijzigd, kun je tijd besparen en er zeker van zijn dat bestanden op de juiste manier zijn gelabeld voor toekomstige zoekacties.
  • Controle houden over toegang tot je gegevens: niet iedereen binnen een bedrijf hoeft toegang te hebben tot alle documenten en met een ECM waarmee je toestemming kunt toewijzen aan documenten, groepen bestanden, hele secties van het systeem of het systeem zelf, kun je zelf stevig in de hand houden wie wat ziet.
  • Samenwerken: met bepaalde ecm software kun je documentwerkstromen maken, zodat je ze kunt volgen en eraan kunt samenwerken in een document-georiënteerd proces met de toepassingen waar je al op vertrouwt.
  • Media-inhoud afspelen vanuit je inhoudsbeheer voor ondernemingen-systeem: voor bedrijven die video- en audiobestanden gebruiken, kan de mogelijkheid om de media vanuit het ECM af te spelen, het team tijd besparen door het aantal stappen die hiervoor nodig zijn, te reduceren.
  • Bedrijfsgegevens en belangrijke juridische bestanden opslaan en beveiligen: met een beveiligde opslagplaats kun je ervoor zorgen dat je gegevens niet alleen opgeslagen worden in een geblokkeerde en definitieve status, maar dat ze eenvoudig te vinden en op te halen zijn als ze ooit nodig mochten zijn voor een opvraag voor wettelijke doeleinden. En met handige toegang tot al je documenten kunnen je algemene opsporingskosten mogelijk ook omlaag.
  • Zoeken op sleutelwoorden: met een ECM-service waarmee gebruikers documenten en gegevens kunnen opzoeken op basis van sleutelwoorden kan je team bestanden vinden waar ze niet aan hadden gedacht, maar die relevant kunnen zijn voor het project waar ze aan werken, waardoor ze mogelijk tijd besparen en efficiënter kunnen werken. Doorzoekbare gebieden moeten bestaan uit de documenttekst, metadata, aantekeningen, enz. Bovendien moeten documenten gevonden kunnen worden op aanmaakdatum.
  • Beschikbaar op verschillende apparaten: door te kiezen voor een inhoudsbeheer voor ondernemingen-oplossing die is ontworpen voor pc’s, laptops, tablets en telefoons kunnen gebruikers de bestanden die ze nodig hebben benaderen wanneer ze dat willen, of ze nu op kantoor zijn, thuis, onderweg of in een vergadering zitten.

Doordat je bestanden en documenten in een enkele locatie kunt opslaan, beveiligen, vinden, wijzigen en maken, maken inhoudsbeheer voor ondernemingen-services het mogelijk je teamcommunicatie, projectwerk en zelfs het opvragen voor wettelijk doeleinden te stroomlijnen. Of je bedrijf een paar medewerkers in een enkel kantoor heeft of duizenden medewerkers wereldwijd, een inhoudsbeheer voor ondernemingen-systeem helpt je georganiseerd te blijven.

Over de auteur

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tech

Vijf redenen waarom je bedrijf een intranet nodig heeft

Meer informatie
Business Tech

De toekomst van vergaderingen – AI gebruiken om teamsamenwerking te verbeteren

Meer informatie
Business Tech

Hier volgt hoe je de juiste intranetsoftware voor je bedrijf kunt kiezen

Meer informatie
Business Tech

DBMS: online database management. Organiseer uw databeheer.

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.