Als project manager the big picture overzien?

Een projectmanager is te vergelijken met een jongleur die meerdere ronddraaiende borden tegelijk hoog houdt – niet eenvoudig. Je moet voortdurend deadlines halen, mensen op schema houden, een bepaalde hoeveelheid werk doen binnen wat vaak een onmogelijk korte tijd lijkt, en nog veel meer.

Het is echter ook een noodzakelijke functie die uitzonderlijke waarde aan je bedrijf kan leveren. Uit een onderzoek van PricewaterhouseCoopers blijkt dat meer dan 60% van alle projectproblemen voortvloeien uit interne problemen zoals onvoldoende bronnen of gemiste deadlines – d.w.z. situaties die een projectmanager kan helpen te voorkomen.

Daarnaast is het een groeiende industrie, omdat steeds meer bedrijven zich realiseren hoe belangrijk goed projectmanagement is. Uit een afzonderlijk onderzoek van het Project Management Institute in het bijzonder blijkt dat er tussen 2010 en 2020 naar schatting bijna 16 miljoen nieuwe projectmanagementvacatures zullen zijn opengesteld, en dat de industrie met $ 6,61 biljoen zal zijn gegroeid. Projecten managen is en blijft echter een enorme verantwoordelijkheid, wie je werkgever ook is. Of je nu een officiële projectmanager bent of gewoon een projectplan leidt, de volgende zeven tips zouden je moeten helpen je te oriënteren en een succes te maken van je project.

Tip 1: Duidelijke doelen stellen voor het project

Kijk naar the big picture en bepaal wat je wilt bereiken met dit project. Als er een klant of externe belanghebbende betrokken is bij het projectplan, zullen externe medewerkers uiteraard helpen je doelen te bepalen. Overkoepelende doelen die je moet overwegen zijn onder meer:

  • Scope creep voorkomen, m.a.w. voorkomen dat de scope van het project toeneemt.
  • Binnen een gegeven budget blijven.
  • Alle aspecten van het project voltooien.
  • Werk van hoge kwaliteit leveren.
  • Werk op tijd voltooien.
  • Van tevoren de juiste bronnen reserveren.

Tip 2: Je verwachtingen van tevoren duidelijk maken

Voor een succesvol project moet iedereen op één lijn zitten. Je verwachtingen als projectleider duidelijk maken en anderen vragen hun eigen verwachtingen bekend te maken is een belangrijke stap in het opzetten van elk project. Deze verwachtingen moeten specifieke manieren omvatten waarop je team de doelen kan bereiken die je al hebt gesteld. Daarnaast is het volgende ook raadzaam:

  • Een lijst met deliverables en de deadline.
  • Een uiteenzetting van de scope.
  • Gedefinieerde functies en verantwoordelijkheden.
  • Een V&A-procedure.
  • Een communicatieplan, met onder andere hoe vaak je van plan bent met de klant/belanghebbenden te communiceren.

Tip 3: Uiteenzetten wat de potentiële risico’s zijn en hoe je ze zult beheren als er zich gevaren voordoen

Laten we eerlijk zijn – zelfs als je alles tot in de kleinste details hebt gepland, kunnen er nog steeds onverwachte dingen gebeuren. Dus wat moet een goede projectmanager doen? Een plan voor het onverwachte maken, natuurlijk! Het is natuurlijk niet altijd mogelijk het exacte gevaar te voorspellen waarmee je projectplan te maken kan krijgen  – slecht weer, politieke onrust, technologieproblemen enzovoort – maar het is wél mogelijk de potentiële impact van gevaren te verkleinen via risicobeheer.

Tip 4: Het aantal vergaderingen minimaliseren

Uit een onderzoek van Verizon Conferencing blijkt dat slechts 22% van alle vergaderingen als “extreem productief” en 44% als “zeer productief” wordt gezien. Dat betekent dat 34% van alle vergaderingen dus alleen maar als een beetje of helemaal niet productief wordt gezien. Vergaderingen zijn uiteraard een noodzakelijk onderdeel van projectplanning, maar bedenk goed of een vergadering een nuttige besteding van je tijd is en of je misschien hetzelfde kunt bereiken met e-mail of een andere communicatievorm – zoals projectplanningssoftware, waarmee je bestanden kunt delen, taken kunt toewijzen en ideeën kunt uitwisselen zonder bijeen te komen. Hoe meer tijd je besteedt aan vergaderingen, hoe minder tijd je besteedt aan daadwerkelijke deliverables. Denk daaraan voordat je weer een uitnodiging voor een vergadering stuurt.

Tip 5: De perfecte kick-off vergadering plannen

De kick-off vergadering zet de toon voor het hele project. Zorg er bij het plannen van deze vergadering voor dat je de volgende normen naleeft:

  • Nodig de juiste mensen uit en zorg dat de belangrijkste spelers aanwezig kunnen zijn.
  • Stel een gedetailleerde agenda op waarin staat waar de vergadering over zal gaan. Zo kan iedereen op één lijn blijven en het doel van de vergadering begrijpen.
  • Bepaal of de vergadering online kan plaatsvinden of persoonlijk moet worden gehouden. Dit hangt af van hoe groot het project is, of je met een nieuwe klant werkt, het budget voor het project, enzovoort. Onthoud dat persoonlijke vergaderingen meestal ingewikkelder te plannen zijn – en ook duurder, vooral als ervoor moet worden gereisd.
  • Verander de tijd en/of datum van de vergadering als de belangrijkste spelers niet aanwezig kunnen zijn. Het heeft geen zin een vergadering zonder hen te houden, omdat je dan vaak nóg een vergadering moet houden om hen te updaten of hun input te krijgen.
  • Zorg er vóór het opstellen van de agenda voor dat je begrijpt wat het doel van de vergadering is en welke informatie mensen tijdens de vergadering moeten krijgen.

Tip 6: Gedurende het hele project rapporten genereren

De enige manier om te weten of je project op schema loopt is door consistente rapporten te genereren. Je kunt dit vaak doen via je project management software. Rapporten helpen je de efficiëntie van je brontoewijzing te meten en ervoor te zorgen dat je op schema loopt om je budgetdoelen en deadlines te halen.

Tip 7: De juiste tools krijgen

Hoewel er veel project management tools op de markt zijn, zijn ze allemaal anders. Beslis wat je echt nodig hebt en vergelijk de producten waarin je geïnteresseerd bent. Zorg er in ieder geval voor dat je een tool kiest waarmee je het volgende kunt doen:

  • Taken organiseren en koppelen om tijdlijnen en plannen te maken.
  • Inzichten delen die je helpen de voortgang beter te communiceren.
  • Snel begrijpen hoe je de interface gebruikt.
  • Je plan aanpassen aan de behoeften van je team.

Hoewel het moeilijk is een geweldige projectmanager te zijn, is het wel degelijk mogelijk. Je hebt gewoon de vaardigheden, knowhow en juiste tools nodig om het werk gedaan te krijgen en de juiste resultaten te verkrijgen.

Over de auteur

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Manage my business

Ken je ROI voor online meetings

Meer informatie
Manage my business

Waarom gebruikersacceptatie essentieel is voor unified communications

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.