Groeit uw bedrijf? Begin met uw zakelijke e-mails opslaan.

Voor de meeste kantoormedewerkers voelt het sturen en ontvangen van e-mails niet meer als een opgelegde taak, maar als iets dat continu en in sommige gevallen automatisch moet worden uitgevoerd, net als ademhalen. Kijk maar naar de cijfers: tegen het einde van dit jaar hebben we meer dan 215 miljard e-mails verzonden en ontvangen. En tegen het einde van 2020? Meer dan 257 miljard.

Dat zijn veel e-mails.

Het is ook veel belangrijke informatie. Denk eens aan alle documenten, afbeeldingen en gegevens die zijn opgeslagen in het gemiddelde postvak en dan hebben we het nog niet over belangrijke gesprekken, brainstormsessies en genomen beslissingen. Doet je bedrijf het nodige om de intellectuele eigendommen te beschermen? Lees verder voor meer informatie over bepaalde aspecten van het opslaan van e-mails waar groeiende bedrijven aan zouden moeten denken.

Nalevingsoverwegingen

Laten we beginnen bij het begin. Het opslaan van e-mails is precies wat het zegt: het proces van opslaan en doorzoekbaar maken van de e-mail van een persoon. En het is wettelijk verplicht.

Tien jaar geleden is er regelgeving ingevoerd waarin staat dat bedrijven elektronische registratie dienen bij te houden van bedrijfsgegevens, inclusief e-mails. In het geval van een rechtszaak moet elk item eenvoudig te achterhalen zijn, wat betekent dat je niet kunt vertrouwen op een gewone back-up. Met andere woorden: "Ik kan dat bestand niet vinden" is geen aanvaardbaar excuus.

Bepaalde bedrijven moet ook voldoen aan aanvullende regelgeving. Beursgenoteerde bedrijven moeten bijvoorbeeld voldoen aan de Sarbanes-Oxley Act van 2002 en gezondheidszorg- en verzekeringsdiensten moeten voldoen aan HIPAA-eisen.

Intern of gehost?

Voor een bedrijf betekent het opslaan van e-mails dat alle e-mails die zijn verzonden of ontvangen door iedere medewerker moeten worden opgeslagen, ook als ze uit de individuele postvakken zijn verwijderd. Maar waar gaan ze die e-mails opslaan?

De eerste optie is het instellen van een interne server, waardoor alle e-mails intern kunnen worden opgeslagen. Deze methode is het meest flexibel, aangezien je meer controle hebt over het platform en de informatie precies kunt opslaan zoals jij het wilt. Het is echter ook duur, zowel bij aanschaf als voor doorlopend onderhoud. Je moet de fysieke servers opstellen en installeren en personeel van je IT-afdeling betalen om ze te beheren.

De andere optie is een gehoste oplossing, waarbij je een derde partij betaalt om je bedrijfs-e-mails op te slaan. Met deze methode kun je informatie ophalen via de cloud en voorkom je de hoge kosten van een on-site server. Het vermindert echter ook de controle, aangezien de specifieke platformfunctionaliteit wordt beslist door de leverancier.

De ene oplossing is niet noodzakelijkerwijs veiliger dan de andere. De keuze tussen deze twee komt neer op specifieke eisen. Heeft je bedrijf geld over en behoefte aan veel controle over opslag? Dan kies je beter voor een interne oplossing. In andere gevallen kun je geld besparen door het uit handen te geven.

Toeters en bellen

Of je nu kiest voor een on-site of gehoste oplossing, er zijn een aantal aanvullende functies waar je over na kunt denken. Als het bijvoorbeeld waardevol is voor je medewerkers om te zoeken door historische e-mails, zelfs tien jaar terug, overweeg dan de installatie van desktoptoegang. Als die opgeslagen informatie hoeft daar niet zo maar te liggen en, als het ware te wachten om nuttig te zijn in toekomstige rechtszaken.

En wat betreft andere vormen van communicatie? Het is ook mogelijk, indien gewenst, telefoongesprekken, sms’jes en tweets op te slaan.

Neem de tijd om na te denken over de behoeften en wensen van je bedrijf voordat je kiest welk platform je gaat gebruiken en hoe.

Over de auteur

Het team van Growth Center is erop gericht je te helpen je bedrijf te starten, te beheren en te runnen.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tech

3 manieren om oplossingen voor videovergaderingen te gebruiken om uw bedrijf te verbeteren

Meer informatie
Business Tech

5 redenen waarom je bedrijf niet zonder e-mailhosting in de cloud kan

Meer informatie
Business Tech

Het e-mailprogramma dat aansluit bij uw zakelijke behoeften

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.