Een flowchart maken om beter te kunnen samenwerken

Alle goede flowchart software heeft standaard een aantal basisfuncties: indelingssjablonen en vormen, geautomatiseerde indeling, compatibiliteit met de cloud. Geavanceerdere opties, zoals diagrammen koppelen aan externe gegevensbronnen, zijn echter te veel gevraagd. Met gegevenskoppeling kunnen gebruikers hun stroomdiagrammen eenvoudig bijwerken door gegevens te wijzigen die zijn opgeslagen in een spreadsheet of SQL-database. Dit is vooral handig wanneer een stroomdiagram wordt gedeeld in een team, omdat belangrijke wijzigingen eenvoudig en direct over alle apparaten en locaties kunnen worden gecommuniceerd. Gangbaar gebruik van gegevenskoppeling bestaat onder andere uit budgetbeheer en het bijhouden van vakanties.

Zoals je je kunt voorstellen, maakt gegevenskoppeling hoogstaande flowchart software bijzonder veelzijdig. Dit is een van die dingen waarbij je waarschijnlijk eerder begrensd wordt door je voorstellingsvermogen dan door iets anders. Als dat het geval is, zijn hier wat ideeën om je creativiteit op gang te helpen.

Bronnen toewijzen

Het is vaak zwaar werk om de tijd en de middelen van een team te beheren. Er is continu behoefte aan bijgewerkte informatie over beschikbaarheid van belanghebbenden en die is niet altijd beschikbaar. En zelfs als die wel beschikbaar is, wordt het geleverd in verbrokkelde stukken informatie in afzonderlijke berichten en indelingen. Een centraal punt met betrouwbare informatie op een eenvoudige, visuele manier zou beter zijn. Gelukkig kan gegevenskoppeling dit waarmaken.

Wat je moet doen:

  1. maak een basisflowchart met een pictogram of afbeelding voor elk lid van een projectteam
  2. koppel dit diagram aan een gedeeld spreadsheet waarin belanghebbenden hun geschatte beschikbare uren kunnen aangeven
  3. vind een manier waarop de beschikbaarheid van elke belanghebbende visueel kan worden gemaakt, verandering van kleur, vorm, enz.
  4. wijs snel en vol vertrouwen taken toe op basis van de visuele status van elke belanghebbende

de juiste ruimte reserveren

De werkplek is aan het veranderen. Hokjes en kantoren worden vervangen door flexibele samenwerkingsruimten, individuele bureaus door laptops en mobiliteit binnen het kantoor. Gezien deze veranderingen zullen veel bedrijven, zeker de grotere bedrijven met meerdere etages of kantoren, medewerkers willen voorzien met continu bijgewerkte overzichten welke werkruimten beschikbaar zijn en welke zijn gereserveerd. Gegevenskoppeling kan voorzien in een eenvoudige oplossing.

Wat je moet doen:

  1. maak een flowchart (of meerdere) die de plattegrond van het bedrijf inzichtelijk maakt
  2. koppel dit schema aan een gedeeld spreadsheet waar medewerkers een ruimte of gebied voor bepaalde tijden kunnen reserveren
  3. kies een manier om visueel aan te geven dat een ruimte of gebied gereserveerd is
  4. deel het schema met het hele bedrijf, zodat iedereen weet welke plaatsen beschikbaar zijn

Vooruitgang boeken

Flowchart software is geweldig voor het visualiseren van belangrijke bedrijfsprocessen, maar het is ook geweldig om de fases van individuele projecten in kaart te brengen. En dat niet alleen, het is ook handig om de voortgang van genoemde projecten te bewaken. En als alle betrokken belanghebbenden precies kunnen zien wat er gedaan is en wat er vervolgens moet gebeuren, neemt de kans op vertraging aanzienlijk af. Gegevenskoppeling maakt het mogelijk.

Wat je moet doen:

  1. maak een flowchart met een pictogram of afbeelding voor elke fase van het project en de betrokkenheid van elke belanghebbende
  2. koppel deze flowchart aan een gedeeld spreadsheet waarin belanghebbenden kunnen aangeven welke taken zijn afgerond
  3. kies een manier om visueel te maken wanneer een taak is afgerond
  4. deel de flowchart met het hele projectteam zodat iedereen weet wat er nog gedaan moet worden en wanneer Visuele communicatie maakt het mogelijk dat mensen van alle niveaus complexe informatie snel kunnen verwerken. Met de juiste flowchart software kun je miscommunicatie en misverstanden voorkomen. Hoe kun je het gebruiken?

Over de auteur

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tips

Bescherm het milieu en ga thuiswerken

Meer informatie
Business Tips

6 tips om de agenda van een online meeting te laten opvallen

Meer informatie
Business Tips

6 presentatievormen die indruk maken op je publiek

Meer informatie
Business Tips

6 tips voor een efficiënte conference call

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.