5 wskazówek, jak podnieść wydajność spotkań w małej firmie

W każdej firmie, niezależnie od wielkości, musi znaleźć się czas, by omówić zasady współpracy w zespole, jednak dla wielu pracowników spotkania bywają nieprzyjemnym obowiązkiem. Źle zorganizowane spotkania marnują Twoje najcenniejsze zasoby: czas i ludzi. Z szacunków Amerykańskiego Biura ds. Statystyk Pracy wynika, że amerykańskie firmy tracą miliardy dolarów rocznie na niepotrzebne spotkania. 

Tymczasem skuteczne spotkanie zapewni lepszą współpracę, co ułatwia podejmowanie dobrych decyzji oraz realizację celów i założeń finansowych firmy. Jest to szczególnie widoczne w przypadku małych firm. Ponieważ mają one mniej pracowników, często muszą oni pełnić różne role. To oznacza więcej zadań, wspólnego podejmowania decyzji i nietypowych wyzwań, którym można podołać tylko dzięki dobrej komunikacji i planowaniu. 

Jest kilka sprawdzonych metod, które pomogą Ci utrzymać zespół na właściwym torze. Oto pięć prostych sposobów na utrzymanie wysokiej wydajności spotkań w małych zespołach. 

1. Ustal rytm i rutynę spotkań 

Jest tak wiele do zrobienia, a tak niewielu pracowników… Harmonogram regularnych spotkań ma ogromne znaczenie w pracy małych przedsiębiorstw. To mogą być cotygodniowe spotkania personelu, burze mózgów raz w miesiącu, kwartalne spotkania podsumowujące, a nawet codzienne briefingi. Najważniejsze jednak, aby odbywały się one według uzgodnionego z pracownikami rytmu, który ma sens z punktu widzenia celów biznesowych. Spotkania zwoływane w sposób losowy i nieoczekiwany utrudniają pracownikom przygotowanie się do nich i odrywają ich od codziennych obowiązków.

  • Struktura: kiedy znane są terminy i zakres planowanych spotkań, wszyscy mogą lepiej zorganizować swój czas i lepiej się przygotować do udziału.
  • Cele: dobrze jest, kiedy wszyscy mają wyznaczone cele, by mogli śledzić postępy swojej pracy i realizacji tych celów.
  • Szybkie spotkania: w niektórych firmach odbywają się codzienne krótkie „odprawy”, których celem jest poinformowanie o aktualnym stanie prac. Są one tak krótkie, że mogą odbywać się na stojąco. Pozwalają odpowiednio synchronizować prace i redukować zatory, jednocześnie nie odrywając nikogo od zadań. 

2. Opracuj plan spotkania 

 Nikt nie chce uczestniczyć w spotkaniu biznesowym, którego cel jest niejasny i które jest niezorganizowane. Poza tym nieefektywność kosztuje. Z raportu za rok 2019 wynika, że źle zorganizowane spotkania kosztują amerykańską gospodarkę miliardy dolarów strat i negatywnie wpływają na relacje z klientami. Oto kilka praktycznych porad, jak wyznaczyć zakres spotkania: 

  • Opracuj plan: nakreślenie zakresu spotkania może pomóc uczestnikom skupić się na zadaniu.
  • Zachowaj koncentrację: ograniczenie punktów do omówienia pomaga zachować rozsądną długość spotkania.
  • Wyznacz cel: dobrze jest wybrać kilka celów lub punktów, które powinny zostać osiągnięte. Spotkanie z jasno określonym celem będzie dużo cenniejsze dla jego uczestników.
  • Skup się na rozwiązaniach, nie na problemach: takie nastawienie zwiększa produktywność spotkań, zwłaszcza kiedy członkowie zespołu wcześniej dyskutowali o rozwiązaniach. 

3. Zapewnij szybką wymianę uwag

 Czasami projekt może utknąć w miejscu, gdy jedna osoba nie może doczekać się odpowiedzi na swoje uwagi. Zadbaj o to, by w trakcie spotkań dostępne były narzędzia do współpracy online,  by ułatwić realizowanie projektów, spotykać się twarzą w twarz z oddalonymi klientami lub wspólnie pracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym. 

  • Wspólna praca nad dokumentami: pisanie i redagowanie dokumentów w czasie rzeczywistym oraz możliwość przechowywania w chmurze wszystkich wersji tych dokumentów oznacza, że nikt nie musi czekać na odpowiedź ani zastanawiać się, która wersja jest najnowsza. Wszystko dzieje się natychmiast w trakcie dyskusji.
  • Wypróbuj wideokonferencje: spotkania twarzą w twarz z klientami lub członkami zespołu, nawet na odległość, mogą istotnie skrócić czas odpowiedzi na uwagi i pytania.
  • Udostępniaj pomoce wizualne: narzędzia online pozwalają udostępniać ekran, korzystać ze wspólnych osi czasu i harmonogramów itd. 

4. Opracuj model decyzyjny

 Role i obowiązki pracowników małych firm stale się zmieniają, by sprostać nowym wyzwaniom, dlatego identyfikacja osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji i kierowników projektów może być utrudniona. Nieocenioną pomocą jest wtedy matryca lub wykres decyzyjności. Oto kilka przykładów narzędzi, które pomagają identyfikować role i zakres obowiązków: 

  • Wykresy RACI/DACI: za pomocą tych narzędzi można łatwo sprawdzić, kto odpowiada za które aspekty projektu. Najlepiej ustalić to na spotkaniu przed rozpoczęciem projektu. 
    • RACI: grupa decyduje, kto jest „Responsible” (osoba odpowiedzialna) za wykonanie danego zadania, kto jest „Accountable” (osoba odpowiedzialna) za sprawdzenie, czy zadanie jest wykonane, kto jest „Consulted” (osoba, z którą należy skonsultować się) w projekcie, a kto jest po prostu „Informed” (osoba informowana). Możesz sporządzić wykres z zadaniami na osi Y i nazwiskami pracowników na osi X oraz oznaczyć poszczególne osoby odpowiednimi literami z akronimu RACI. 
    • DACI: ten model działa na podobnej zasadzie: „Driver” kieruje projektem, „Approver” odpowiada za zatwierdzenie projektu, „Contributor” pomaga w realizacji projektu, a „Informed” jest osobą na bieżąco informowaną o postępie prac.
    • Zarówno RACI, jak DACI pomagają ograniczać opóźnienia i zamieszanie. Również jeśli jedna osoba odpowiada za zbyt wiele zadań, wykres RACI/DACI pozwala to wyjaśnić. 
  • Drzewo decyzyjne: Oto prosty, wizualny sposób przedstawienia problemu, jego opcji oraz różnych konsekwencji lub czynników łagodzących. 
  • Proces tworzenia: najważniejszy jest model procesu, niekoniecznie to, czym ten proces jest. Jeśli masz system, który jest realizowany, podejmowanie decyzji i delegowanie obowiązków staje się łatwiejsze.

5. Wspólna odpowiedzialność 

 Delegowanie zadań i decyzji ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdego małego przedsiębiorstwa (lub spotkania w takiej firmie), ale prawdziwie skuteczna współpraca wymaga wspólnej odpowiedzialności za cele i wyniki. To pozwala zapewnić skupienie i zaangażowanie wszystkich uczestników spotkania.

  • Organizuj spotkania bezpośrednie: czasami, aby rozwiązać problem, trzeba spotkać się osobiście i wszystko dokładnie uzgodnić.
  • Wyzbądź się nastawienia „to nie moje zadanie”: nawet jeśli podział obowiązków w zespole jest ściśle wyznaczony, to wszyscy w takim samym odpowiadają za sukcesy i porażki firmy, więc każdy może występować w imieniu grupy.
  • Akceptuj różne perspektywy: dopuszczenie wspólnej odpowiedzialności za podejmowanie decyzji może pomóc Twojej firmie rozwinąć się w sposób, którego się nie spodziewasz. 

 Przede wszystkim, co ma kluczowe znaczenie w każdym modelu, wybór procesów i narzędzi musi być dopasowany do struktury i kultury pracy w Twojej firmie. Jednak wdrażając niektóre z tych wskazówek, możesz oszczędzić czas, poprawić wydajność pracy w zespole i lepiej zarządzać niekończącymi się wyzwaniami w zarządzaniu małą firmą. 

Dowiedz się więcej o spotkaniach w małej firmie i narzędziach, które mogą ułatwić Twoim zespołom współpracę i zapewnić większą innowacyjność 

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Productivity

Najważniejsze porady dotyczące optymalizowania wydajności pracy w biurze zdalnym lub mobilnym

Przeczytaj więcej
Productivity

Podpowiedzi, jak organizować owocne spotkania zespołu

Przeczytaj więcej
Productivity

Jak wybrać najbardziej optymalny schemat blokowy

Przeczytaj więcej

Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.