5 sposobów współpracy dla pracowników zdalnych

W miarę wzmacniania się trendu przechodzenia do pracy zdalnej, ważne jest umożliwienie spójnej współpracy zespołom projektowym i pracownikom przebywającym daleko od siebie. Dzięki przełomowym postępom w technologii cyfrowej współpraca jest skuteczniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Narzędzia dostępne dla pracowników zdalnych zapewniają niespotykany dotąd wachlarz możliwości współpracy.  

Jak zauważył serwis CNBC, istnieją co najmniej trzy różne formy „odległości”, w tym odległość fizyczna i operacyjna. Opisane tutaj narzędzia do współpracy niwelują też „odległość w bezpośrednich kontaktach”, która jest związana z obecną u każdego człowieka potrzebą „poczucia zaufania, współczucia i więzi”. 

Od sesji burzy mózgów w czasie rzeczywistym po innowacyjne strategie udostępniania plików i dokumentów — każda firma może maksymalnie wykorzystać możliwości swoich pracowników zewnętrznych. Oto krótki opis tego, jak te cenne zasoby pozwalają osiągnąć nowe poziomy produktywności

Połączenia wideo i wideokonferencje 

Osoby, które najlepiej radzą sobie podczas osobistych spotkań ze współpracownikami, czasami czują niedosyt związany z pracą zdalną. Do ich nawyków zawodowych może wkradać się wrażenie izolacji skutkujące poczuciem wyobcowania z zespołu. 

Połączenia wideo i wideokonferencje radykalnie wzmacniają stopień „kontaktu osobistego”, pogłębiając jednocześnie poczucie pracy zespołowej i pielęgnowania relacji. Połączenia wideo pomagają usprawnić zespołowe burze mózgów dzięki konwersacjom w czasie rzeczywistym. Są też przydatnym narzędziem podczas okresowego oceniania pracowników (zdalnych) i w innych sytuacjach, w których spotkania bezpośrednie mają największy wpływ.  

Korzystanie z wideokonferencji może zmniejszyć lub nawet wyeliminować koszty podróży i zredukować wyzwania związane z planowaniem wielu spotkań osobistych. 

Czat/wiadomości błyskawiczne 

Konwersacje w czasie rzeczywistym zastąpiły wymianę pomysłów prowadzoną kiedyś w kuchni czy przy automacie z wodą — dzięki czatom i wiadomościom błyskawicznym. Narzędzia te umożliwiają pracownikom zdalnym dzielenie się pomysłami i strategiami w wydajniejszy i bardziej skoncentrowany sposób. 

Na przykład jeśli pracownik zdalny przebywający w jednej części kraju wpadnie nagle na przełomowy pomysł dotyczący projektu, może po prostu przedstawić go współpracownikom znajdującym się setki lub tysiące kilometrów dalej, korzystając z wiadomości błyskawicznych. Pod względem szybkości komunikacji jest to znacznie szybsze i wydajniejsze niż wiadomości e-mail.  

  • Opcja udostępniania ekranu umożliwia członkom zespołu szybsze podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym i sprawne prowadzenie projektów  
  • Archiwizacja historii czatów zapewnia dogłębny wgląd w sposób podejmowania decyzji i dążenia do celu dzięki nowym pomysłom 

 Współpraca nad dokumentami w czasie rzeczywistym i udostępnianie plików 

Mimo że dokumentacja formalna nadal jest częścią operacji biznesowych, w dzisiejszych czasach dokumenty rzadziej przybierają formę wydruków papierowych. Zamiast tego członkowie zespołu przebywający w różnych lokalizacjach zdalnych mogą ściśle współpracować nad dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi czy prezentacjami programu PowerPoint w trybie online. 

Wprowadzanie zmian i przekazywanie opinii odbywają się niemal w czasie rzeczywistym, co znacznie ogranicza możliwość wystąpienia nieporozumień lub innych problemów, które mają miejsce w przypadku przesyłania dokumentów pocztą e-mail. Współpraca w czasie rzeczywistym jest szczególnie przydatna, gdy należy opracowywać kluczowe dokumenty do projektów o napiętych harmonogramach.  

Podobnie jak w przypadku fizycznego miejsca pracy, członkowie zespołu często muszą wysyłać i udostępniać pliki oraz uzyskiwać do nich dostęp. Udostępnianie plików odbywa się teraz głównie za pośrednictwem chmury. Po zapisaniu danych online można je łatwo udostępniać: inne osoby mogą uzyskiwać dostęp do plików, przeglądać je i edytować w systemie Windows, na komputerach Mac czy na swoich urządzeniach przenośnych. 

Udostępnianie zadań i zarządzanie nimi 

Zespoły wirtualne, których członkowie pracują w znacznych odległościach od siebie i w wielu strefach czasowych, potrzebują rozwiązania umożliwiającego im pozostawanie na bieżąco z różnymi wspólnie prowadzonymi projektami. Udostępnianie zadań i zarządzanie nimi ułatwia dzielenie się zadaniami projektowymi i informowanie wszystkich członków zespołu o postępach w ich realizacji. 

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami zapewnia pracownikom zdalnym następujące możliwości: 

  • Akceptowanie zadań i umożliwianie innym sprawdzania, kto zaangażował się w daną pracę 
  • Powiadamianie kolejnej osoby w zespole, gdy zadanie zostało ukończone, w celu podtrzymania przepływu pracy 
  • Przechowywanie i organizowanie plików zasobów (arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów itp.) oraz zapewnianie, że pracownicy korzystają z najaktualniejszych informacji 

Dzięki dostępowi do aplikacji do zarządzania zadaniami pracownicy zdalni (oraz osoby, z którymi współpracują na miejscu) mogą zapanować nad listą zadań do wykonania w projekcie. 

Magazyn w chmurze 

Wszystkie wymienione wyżej zasoby do współpracy działają najlepiej w połączeniu z magazynem w chmurze. Usługi magazynu w chmurze ułatwiają dostęp do plików lub folderów każdej osobie w organizacji, przebywającej w dowolnym miejscu na świecie. 

Dzięki magazynowi w chmurze pracownicy zdalni mogą współpracować za pomocą następujących funkcji: 

  • Synchronizowanie plików 
  • Uzyskiwanie dostępu do dokumentów, obrazów i folderów i udostępnianie ich na wielu urządzeniach 
  • Edytowanie plików w czasie rzeczywistym 
  • Odzyskiwanie danych z kopii zapasowej w przypadku utraty plików 
  • Przeglądanie wcześniejszych zmian za pomocą historii wersji 

Magazyn w chmurze jest zwykle przystępny cenowo nawet dla najmniejszych firm. Zwrot z inwestycji jest znaczny, jeśli chodzi o bezpieczne udostępnianie plików, dostępność w większości systemów operacyjnych i na większości urządzeń oraz ochronę przed utratą lub uszkodzeniem.  

Pracownicy zdalni to przyszłość pracy. Wraz ze zmniejszaniem się potrzeby obecności fizycznej w miejscu pracy pracodawcy mogą zwiększyć produktywność, zapewniając zespołom zdalnym najlepszą dostępną technologię współpracy. 

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Produktywność

5 sposobów na zwiększenie produktywności za pomocą aplikacji kalendarza online

Przeczytaj więcej
Produktywność

Bardziej angażujące spotkania dzięki tablicom cyfrowym

Przeczytaj więcej
Produktywność

5 sposobów na zwiększenie zaangażowania podczas spotkań online za pomocą ankiet

Przeczytaj więcej

Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.