6 sposobów na wyróżniające się plany spotkań online

Dianna Booher, autor i gość firmy Microsoft

O wiele za mało spotkań online zbliża się do spotkań osobistych pod względem energii, zaangażowania i powstających pomysłów.

Najczęściej spotkania online schodzą z kursu na jeden z dwóch sposobów: Jest cicho jak na pogrzebie, a monolog po monologu trafia w próżnię żałobników. Albo spotkanie staje się radosną gadaniną sprzedawców świętujących w lotniskowej poczekalni zdobycie dużego kontraktu — każdy wtrąca swoje trzy grosze bez ładu i składu. Ale tak nie musi się stać.

Aby sprawić, żeby Twoje spotkania online były tak żywe i efektywne jak ich odpowiedniki odbywające się twarzą w twarz, uwzględnij te wskazówki:

1. Używaj formalnego planu spotkania.

Brak planu spotkania komunikuje uczestnikom, że „chcesz pogadać”, a nie załatwić sprawę, wymienić pomysły czy podjąć decyzje. Sformalizuj plan spotkania na piśmie i wyślij go do uczestników z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem, aby dać im czas na zapoznanie się i przygotowanie.

Także odnoś się do niego od czasu do czasu w trakcie trwania spotkania. (Dowiesz się dlaczego, jeśli przeczytasz dalej).

2. Określ tematy w formie pytań.

Unikaj typowej postaci tematów:

─ Sprzedaż w 3. kwartale

─ Stoisko na konferencję GLS

─ Kampania marketingowa konkurenta w sierpniu

Zamiast tego sformułuj tematy w postaci pytań, aby dyskusja miała precyzyjny cel, a nie sprowadzała się do bezładnego paplania:

─ Jaki procent planu sprzedaży na 3. kwartał został wykonany?

─ Czy stoisko na konferencję GLS jest warte 35 tysięcy złotych i 2 dni pracy?

─ Jaka jest najlepsza strategia sprzedaży w obliczu sierpniowej kampanii marketingowej firmy ABC?

Rozruszaj swoją działalność dzięki szybkiemu kursowi dotyczącemu platformy Microsoft 365

Zapewnij zespołowi możliwość efektywnej pracy każdego dnia z dowolnego miejsca dzięki usłudze Microsoft 365.

Dowiedz się więcej

3. Określ format dla każdego tematu w planie spotkania.

W planie spotkania określ pisemnie, jak ma wyglądać spotkanie dla każdego tematu: „Otwarta dyskusja”, „Tylko sprawozdanie”, „Pytania i odpowiedzi”, „Sonda wśród uczestników”, „Określenie rekomendacji”, „Podjęcie decyzji”. Często uczestnicy opuszczają spotkanie przekonani, że ich czas został zmarnowany, ponieważ nie podjęto żadnej decyzji. Ale Twoim celem, jako osoby prowadzącej spotkanie, może być tylko przedstawienie problemu i zebranie opinii. Poinformowanie grupy o takim celu z góry daje uczestnikom poczucie satysfakcji nawet w przypadku tematów takiego typu.

4. Przydziel czas dla każdego tematu.

Zawsze możesz dostosować czasy podczas spotkania. Jednak oszacowanie czasów daje wszystkim wyobrażenie o Twoich oczekiwaniach. Jeśli plan spotkania mówi, że Paweł ma zaraportować wyniki laboratoriów i ma na to 5 minut, będzie wiedzieć, że nie ma spędzać czasu na zestawianie 30-minutowej prezentacji.

5. Poinformuj osoby odpowiedzialne za udostępnienie wymaganych informacji.

Jeśli Anna ma pojawić się z danymi jako podstawą dyskusji, nie zaskakuj jej. Dodaj jej imię i nazwisko do planu spotkania jako „osobę odpowiedzialną”, dzięki czemu zjawi się przygotowana.

6. Podsumuj wnioski i deleguj kolejne czynności — W RAMACH planu spotkania.

Szczególnie w przypadku spotkań online pamiętaj, że uwaga uczestników ma wyjątkową tendencję do zwracania się w kierunku ekranów komórek lub stosów papierkowej roboty. Podsumuj najważniejsze wnioski i decyzje oraz wylicz je w pustej kolumnie przewidywanego planu spotkania. W ostatecznej wersji kolumny zarejestruj kolejne czynności: Kto jest odpowiedzialny za jaką czynność i w jakim terminie.

I proszę bardzo. Wypełniony plan spotkania teraz służy jako protokół spotkania. Przekaż teraz ten ostateczny plan spotkania z powrotem uczestnikom i nieobecnym (jako referencyjne materiały do pobrania).

Plan spotkania wykonuje najcięższą pracę za Ciebie. Efektywne spotkanie online zostało przeprowadzone!

Dianna Booher to autorka bestselerów, która wydała 47 książek w 60 językach. Pomaga organizacjom skutecznie komunikować się, a liderom rozszerzać ich wpływ przez silną, przywódczą obecność. Regularnie publikuje w blogach czasopism Forbes, HuffPost i The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Wskazówki biznesowe

Czy rozwój zawodowy w Twojej firmie jest gotowy na pracę zdalną?

Przeczytaj więcej
Wskazówki biznesowe

Ochrona środowiska i praca w domu

Przeczytaj więcej
Wskazówki biznesowe

6 porad dotyczących oprogramowania do prezentacji slajdów, aby zrobić wrażenie

Przeczytaj więcej

Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.