Jestem właścicielką małej firmy Create & Cultivate, prowadzę platformę internetowa i organizuję wydarzenia offline dla kobiet podążających za swoimi zawodowymi marzeniami. Staram się budować sieć ścisłych powiązań w kulturze pracy biurowej. Nasz zespół, z racji charakteru naszej pracy, jest niewielki i przyzwyczailiśmy się do wspólnego podróżowania, pracy w weekendy i organizowania imprez na dużą skalę.
Kiedy przeszliśmy na pracę zdalną w pełnym wymiarze godzin, musieliśmy dokonać poważnych zmian i znaleźć nowe sposoby na utrzymanie otwartej komunikacji w całej organizacji bez utraty morale pracowników. Utrzymanie produktywności jest trudne nawet w najlepszej koniunkturze, a obecnie tym bardziej.
W ciągu ostatnich kilku miesięcy dostrzegliśmy kilka rozwiązań, które jako zespół postanowiliśmy wdrożyć w celu zwiększenia wydajności.
Maksymalnie wykorzystuj swoje „godziny pracy”, robiąc regularne przerwy i ograniczając spadek koncentracji
Na początku, zaraz po tym, jak nasz zespół całkowicie przeszedł na pracę zdalną, staraliśmy się funkcjonować tak samo jak w biurze. Różnica polegała jednak na tym, że zamiast krótkich pięciominutowych spotkań w holu, podczas których załatwialiśmy pilne sprawy, organizowaliśmy w tym celu oddzielne półgodzinne wiedokonferencje lub długie rozmowy na komunikatorach tekstowych. To nieuchronnie doprowadziło do zaburzenia komunikacji i całych dni zapełnionych spotkaniami.
Szybko okazało się, że nie mam czasu na głębsze zastanowienie się ani na skupienie się na pracy, a moja produktywność zaczęła spadać. Stało się jasne, że muszę inaczej zorganizować swój dzień — nawet w tak oczywistych kwestiach, jak przygotowanie lunchu; w przeciwnym razie siedziałam przed komputerem od 7 rano do 7 wieczorem bez przerwy.
Dla właścicieli małych przedsiębiorstw firma jest źródłem utrzymania i teraz bardziej niż kiedykolwiek występuje ogromna presja, by pracować wydajnie z normalną prędkością, ale nie można przy tym zapominać o sobie.
- Zarezerwuj w kalendarzu czas dla siebie. Kiedy przestaliśmy pracować w biurze, godziny jakby przestały istnieć, a wszelkie granice zniknęły. Aby je przywrócić, postanowiliśmy podzielić nasze kalendarze na bloki czasowe. Dzięki temu mogłam wyjść na spacer, spokojnie zjeść lunch i wygospodarować parę chwil dla siebie, by oczyścić umysł przed powrotem do pracy. Wykrojenie tych chwil w porządku dnia pozwoliło mi lepiej zrównoważyć pracę i życie prywatne. Gdybym tego nie zrobiła i starała się brnąć przez kolejne dni bez przerw, straciłabym motywację, a praca zajmowałaby mi więcej czasu niż powinna. Dzięki blokom czasowym w kalendarzu utrzymujemy higienę psychiczną i możemy oderwać się od komputera, by potem wrócić do pracy z nowymi siłami.
- W miarę możliwości postaraj się wyeliminować ze swojego otoczenia rzeczy, które Cię rozpraszają podczas pracy. Najlepiej wtedy ustawić w komunikatorze tekstowym status „Nie przeszkadzać”, by dać sobie czas na produktywną pracę. Każde połączenie wideo i rozmowa na czasie zabiera czas i pod koniec dnia okazuje się, że minął on głównie na komunikacji, zamiast na pracy. W biurze widać, kiedy drzwi są zamknięte, ale w warunkach pracy zdalnej nie ma wirtualnych drzwi. Kiedy więc muszę zająć się ważnym projektem lub ofertą, ustawiam status „Nie przeszkadzać”, aby nie otrzymywać wyskakujących powiadomień i pytań, kiedy staram się skoncentrować. Odkryłam, że pomogło mi to w szybszym wykonywaniu zadań, zachowaniu koncentracji i motywacji.
Maksymalnie korzystaj z chmury
Projektowanie stanowi ogromną część tego, czym zajmujemy się w Create & Cultivate. Codziennie tworzymy nowe projekty wymagające informacji zwrotnych i współpracy między działami. Pamiętam pierwsze dni, kiedy nie było nas jeszcze w chmurze, a zatwierdzanie planów kreatywnych było wyczerpującym procesem. Po otrzymaniu pliku wysyłałam e-mailem swoje uwagi i tak bez końca, aż wątki stały się długie i niezrozumiałe, a kontrola nad ostateczną wersją problematyczna.
Teraz zapisujemy wszystkie dokumenty w jednym miejscu, co oszczędza nam mnóstwo czasu i nie musimy przekopywać się przez wątki mailowe, by dotrzeć do jakiejś starej informacji zwrotnej i upewnić się, że pracujemy zgodnie z najnowszymi wytycznymi. Praca zdalna pokazała nam, jak ważny jest dostęp do chmury, a zwłaszcza możliwość współtworzenia dokumentów.
Mogę przeglądać zestawy slajdów z nowymi pomysłami równocześnie z moją dyrektorką kreatywną. Mogę wrzucić obrazy potrzebne jej do konkretnych slajdów, a ona może je formatować w czasie rzeczywistym. Ja tymczasem mogę iść dalej i zostawiać dla niej uwagi na slajdzie 9, podczas gdy ona kończy pracę na slajdzie 7 itd. Dzięki temu, że obie jednocześnie pracujemy nad tym samym dokumentem, możemy maksymalnie efektywnie wykorzystać nasz wspólny czas.
Nagrywaj spotkania, by oszczędzić czas innym
Obecnie, w nowych warunkach pracy zdalnej, ludzie muszą godzić ze sobą różne obowiązki. Często utrudnia to udział w tylu spotkaniach, w ilu mogli zwykle uczestniczyć w biurze. Rodzice muszą pomagać w nauce dzieciom, współmałżonkowie muszą dzielić się miejscem do pracy i radzić sobie z wieloma innymi trudnościami codziennego życia. W tych warunkach udział we wszystkich spotkaniach jest czasami po prostu niemożliwy.
Dlatego w naszym zespole zaczęliśmy je nagrywać. Teraz nie musimy już wpadać w panikę, gdy nie zdążymy na jakieś spotkanie, ponieważ możemy spokojnie odtworzyć je później.
Nie musimy nikogo pytać, o czym była mowa na spotkaniu. Dzięki nagraniom nic nam nie umknie, gdy dziecko akurat wpadnie w histerię lub zadzwoni dostawca Uber Eats.
Organizuj codzienne odprawy
Kiedy pracowaliśmy w biurze, spotkań było raczej niewiele, bo wszyscy byliśmy w jednym pokoju i ewentualne problemy rozwiązywaliśmy od ręki. Szybko zdaliśmy sobie sprawę, że w pracy zdalnej to tak nie działa — za dużo dzieje się w ciągu dnia. Brakowało nam również nieformalnych rozmów, które prowadziliśmy ze sobą w biurze.
Przy tych wszystkich zmiennych wprowadziliśmy obowiązek codziennego meldowania się, by lepiej kontrolować postępy prac w okolicach deadline’ów. Stwierdziliśmy też, że te codzienne odprawy nie muszą trwać godzinę. Możemy szybko zorientować się w sytuacji i nie marnować na to sporej części dnia.
Codzienne kontakty z resztą zespołu pomagają nam zorientować się, co się dzieje w pracy, szybko rozwiązywać problemy i z wyprzedzeniem usuwać ewentualne przeszkody.
Podtrzymuj kulturę pracy biurowej i dbaj o morale zespołu
Szczęśliwi członkowie zespołu pracują wydajniej, dlatego utrzymanie wysokiego morale w tych niepewnych czasach jest dla nas priorytetem. Gdy byliśmy w bezpośrednim kontakcie, utrzymanie dobrej atmosfery było o wiele łatwiejsze, ponieważ w każdy czwartek organizowaliśmy Happy Hour ze specjalnymi gośćmi, dobrym jedzeniem i rozmowami.
Podczas tych imprez wpadaliśmy na najlepsze pomysły i teraz szukaliśmy sposobu, jak podtrzymać te więzi i pozostawać w kontakcie. Zaczęliśmy więc organizować wirtualne spotkania wideo dwa razy w tygodniu na wzór naszych Happy Hour. Odkryliśmy, że szczególnie w tych trudnych czasach te niezobowiązujące chwile z zespołem pomagają rekompensować brak bezpośredniego kontaktu i widzieć, jak inni radzą sobie w tej nowej rzeczywistości.
Inną techniką, która pozwala nam utrzymać wysokie morale w zespole, są cotygodniowe newslettery z poradami — od ciekawych programów telewizyjnych po pomysły na weekendowe treningi w domu. To przypomina nam, że wszyscy jesteśmy w tym razem, co wzmacnia ducha naszego zespołu.
W tych bezprecedensowych czasach, bardziej niż kiedykolwiek, musimy przemyśleć nasze metody pracy i dostosować je do warunków zdalnych. To, co pozwalało utrzymać wysoką wydajność i morale w tradycyjnym środowisku biurowym, niekoniecznie musi sprawdzać się dzisiaj. Ale wystarczy wprowadzić kilka prostych zmian. Jako właścicielka małej firmy mogę zapewnić, że opisane tutaj metody pomogły utrzymać wydajność pracy mojej i mojego zespołu bez rezygnacji z czasu na niezbędny relaks i regenerację.