Jak sporządzić budżet finansowy w małym przedsiębiorstwie

Budżet to dokument, który zawiera prognozy przyszłej sprzedaży, kosztów, zysków i przepływów pieniężnych firmy. Jest on podstawowym narzędziem planistycznym w firmie. Bez budżetu ciężko stwierdzić, jak dobrze (lub źle) radzi sobie przedsiębiorstwo. 

Budżet pomaga:

  • Przewidzieć początkowe koszty przy rozpoczynaniu nowej działalności
  • Stwierdzić, ile pieniędzy trzeba będzie zarabiać, aby wyjść na czysto i osiągnąć zysk
  • Oszacować przepływy pieniężne i dzięki temu wiedzieć, czy firmę będzie stać na pokrycie wydatków i finansowanie nowych projektów
  • Poprzez porównanie wartości zabudżetowanych z rzeczywistymi ustalić, jakie zmiany należy wprowadzić, aby firma była dochodowa
  • Przewidzieć miesiące słabszej sprzedaży i się na nie przygotować
  • Identyfikować niewykorzystane środki, które można reinwestować
  • Uzyskać pożyczkę/kredyt na prowadzenie działalności z banku lub innej instytucji finansowej albo pozyskać inwestora kapitałowego

Jak sporządzić budżet

Budżet powinien obejmować co najmniej jeden rok oraz zawierać prognozy przychodów i wydatków.

Poniżej opisujemy sześć kroków procesu sporządzania budżetu w małej firmie.

Krok nr 1: Zebranie informacji finansowych

Chcąc przygotować budżet, trzeba oszacować spodziewane wpływy i wydatki. Najlepiej wykorzystać do tego historyczne dane z działalności przedsiębiorstwa.

Jeżeli prowadzisz firmę już kilka lat, spójrz w najnowsze sprawozdania finansowe. Powinny one zawierać szczegółową listę kosztów stałych i zmiennych poniesionych w ciągu roku. W razie braku takich sprawozdań przejrzyj rejestry przychodów i wydatków oraz wyciągi bankowe za ostatni rok.

Potraktuj te wartości jako punkt wyjściowy do przewidywania przychodów i wydatków w nadchodzącym roku. Prawdopodobnie nie będzie ich można tak po prostu przekopiować. Czy spodziewasz się poprawy w biznesie? Jeżeli przewidujesz wzrost liczby klientów albo zamierzasz podnieść ceny, trzeba podwyższyć prognozy po stronie przychodów.

Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność, trzeba się trochę rozejrzeć. Zbierz informacje finansowe o firmach podobnej wielkości i typu. Można to zrobić na kilka sposobów:

  • Poproś o pomoc znajomych prowadzących działalność już dłuższy czas — ile zarobili w pierwszym roku?
  • Wykorzystaj praktyczną wiedzę zdobytą podczas pracy w innych firmach
  • Przeprowadź badania marketingowe
  • Weź pod uwagę, ilu klientów już udało Ci się zdobyć i ilu kolejnych można realistycznie oczekiwać

Mając te informacje, postaraj się jak najrzetelniej oszacować, ile będziecie w stanie zarobić. Nie przesadzaj z optymizmem. Z drugiej strony pamiętaj, że to tylko szacunek.

Krok nr 2: Zsumowanie wszystkich źródeł przychodów

Ile Twoim zdaniem zarobi firma? Przychody mogą pochodzić z różnych źródeł:

  • Wpływy ze zleceń rozliczanych godzinowo
  • Sprzedaż produktów
  • Dochody z inwestycji
  • Dochody ze sprzedaży aktywów
  • Kredyty i pożyczki

Krok nr 3: Ustalenie kosztów stałych

Wypisz i zsumuj wszystkie koszty stałe. Są to wydatki, które pozostają takie same w każdym miesiącu. Oto kilka przykładów kosztów stałych:

  • Czynsz za wynajem biura
  • Dzierżawa mebli i wyposażenia
  • Abonamenty za telefony komórkowe
  • Opłaty bankowe
  • Koszty usług księgowych i kadrowych
  • Leasing pojazdów (lub spłata kredytów, jeżeli pojazdy zostały kupione)
  • Spłaty pożyczek i kredytów firmowych
  • Ubezpieczenie działalności
  • Licencje
  • Subskrypcje i składki
  • Wynagrodzenia i świadczenia dla pracowników
  • Podatki od nieruchomości
  • Wydatki na utrzymanie witryn internetowych

Krok nr 4: Zidentyfikowanie kosztów zmiennych

W odróżnieniu od kosztów stałych koszty zmienne różnią się w poszczególnych miesiącach. Można je zwiększać lub zmniejszać według własnego uznania zależnie od tego, jak sobie radzi firma. Oto kilka przykładowych pozycji, gdzie koszty są zmienne:

  • Surowce (dotyczy tylko firm, które wytwarzają produkty na sprzedaż)
  • Zapasy
  • Wysyłka i dostawa
  • Media — prąd, gaz, woda
  • Wynagrodzenia i świadczenia dla pracowników
  • Wynagrodzenia dla niezależnych podwykonawców (np. prowizje dla zewnętrznych sprzedawców)
  • Reklama i marketing
  • Konserwacja i naprawa sprzętu
  • Wyjazdy służbowe
  • Usługi prawne
  • Edukacja i szkolenia

Krok nr 5: Uwzględnienie kosztów jednorazowych

Jeżeli przewidujesz, że w ciągu roku wystąpią koszty jednorazowe, wypisz je tutaj. Oto kilka przykładowych wydatków tego rodzaju:

  • Komputery
  • Oprogramowanie
  • Upominki
  • Meble
  • Wyposażenie
  • Wyjazdy, zjazdy lub konferencje biznesowe

Krok nr 6: Zsumowanie wszystkich pozycji

Od łącznych przewidywanych przychodów odejmij łączne przewidywane wydatki. Zobaczysz wtedy, jakich dochodów można oczekiwać w poszczególnych miesiącach i na koniec roku. Następnie przez cały rok regularnie monitoruj faktyczne wpływy i wydatki, i porównuj te wartości z zapisanymi w budżecie. Niedobory finansowe są sygnałem alarmowym. Jeżeli nie możesz zwiększyć przychodów, być może trzeba ograniczyć wydatki.

Z drugiej strony jeśli firma zarabia więcej niż przewidywano, być może warto pomyśleć o zintensyfikowaniu działalności, na przykład podwyższając poziom zapasów. Albo możesz po prostu wypłacić więcej sobie.

Pomocne narzędzie do sporządzania budżetu

Na rynku jest wiele bezpłatnych narzędzi, które pomogą opracować firmowy budżet.

Szablony budżetu: Najłatwiejszym sposobem przygotowania budżetu jest wykorzystanie szablonu budżetu. Internet oferuje mnóstwo takich darmowych szablonów. Gotowe szablony są również dostępne w oprogramowaniu arkuszy kalkulacyjnych takim jak Excel. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że uda Ci się znaleźć szablon z kategoriami przychodów i wydatków pasującymi idealnie do Twojej firmy. Wystarczy tylko wypełnić puste pola własnymi szacunkami.

Oprogramowanie i aplikacje do budżetowania: Być może oprogramowanie księgowe używane w Twojej firmie zawiera funkcje tworzenia budżetu. Na przykład budżet można sporządzić w pakiecie QuickBooks. Istnieje również wiele aplikacji służących wyłącznie do tego celu.

Samodzielne utworzenie arkusza kalkulacyjnego: Jeżeli dobrze sobie radzisz z podstawową informatyką, możesz od podstaw stworzyć arkusz kalkulacyjny do budżetu w programie Excel lub podobnym. Nie jest to trudne. Oto przykład takiego prostego arkusza budżetowego. Potrzebujesz czterech kolumn:

  • Kategorie przychodów i wydatków
  • Zabudżetowane kwoty
  • Faktyczne kwoty wpływów i wydatków
  • Różnica między wartościami planowanymi i rzeczywistymi

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Manage my business

5 kosztownych błędów, które łatwo popełnić przy rozwijaniu firmy

Przeczytaj więcej
Manage my business

Dlaczego nawet w małej firmie finanse i księgowość są bardzo ważne

Przeczytaj więcej
Manage my business

Jak najlepiej wykorzystać wsparcie aniołów biznesu

Przeczytaj więcej

Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.