Jak podejmować lepsze decyzje dzięki wykresom spalania

Obraz jest wart tysiąca słów. I nikt nie wie tego lepiej, niż przyciskany terminem menedżer projektu starający się ukończyć wszystkie prace na czas. Wtedy z pomocą przychodzą wykresy spalania.  

Co to jest wykres spalania?

Wykres spalania jest wizualizacją ilości pracy pozostałej do wykonania w projekcie w zestawieniu z ilością czasu, w którym musi ona zostać wykonana. Występują dwa główne rodzaje wykresów spalania:

  • Wykres spalania sprintu: mierzy pracę pozostałą do wykonania w ramach jednego zadania (tj. „sprintu”)
  • Wykres spalania pracy: pozwala oszacować, ile pracy zostało do zrobienia w całym projekcie

Jak korzystać z wykresów spalania?

Te dwa typy wykresów spalania odgrywają kluczową rolę w modelu zarządzania Scrum Agile, ale przydają się w niemal każdym innym modelu zarządzania projektami. Dlaczego? Ponieważ pozwalają członkom zespołu łatwiej zwizualizować i zrozumieć postęp prac, a następnie odpowiednio dostosować działania pod kątem realizacji założeń.

Efektywne zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu. A mimo to tylko 28 procent firm używa narzędzi do pomiaru wydajności w tym zakresie. Wynikająca z tego niewydajność powoduje straty na poziomie 9,9% od każdego dolara z powodu niewydolnego zarządzania projektami. To 99 milionów USD strat z każdego miliarda USD zainwestowanych środków.

Poniżej przestawiamy kilka wskazówek, jak tworzyć wnikliwe wykresy spalania, które pomogą wszystkim pracować szybciej i zapewnić najwyższą jakość w terminie:

1. Wyznacz harmonogram

  • Określ długość sprintu: Aby utrzymać właściwe tempo prac, sprinty mogą mieć różną długość — od kilku dni po kilka tygodni. Menedżer projektu powinien określić harmonogram po zebraniu informacji od całego zespołu.
  • Często oceniaj postęp: Wyznacz odpowiednio długie okresy kontrolne, by umożliwić zebranie istotnych danych, a jednocześnie odpowiednio krótkie, by w razie potrzeby móc zareagować i wprowadzić poprawki. W przypadku krótkich sprintów sprawdzają się szybkie codzienne kontrole. W długich sprintach wystarczą kontrole raz w tygodniu lub co dwa tygodnie.
  • Przewiduj okresy przestoju w pracy: W niektórych projektach dotarcie do celu zajmuje więcej czasu, czemu na wykresie spalania odpowiada płaska linia. Na przykład w złożonych projektach informatyczno-webowych może się wydawać, że czas stoi w miejscu, podczas gdy zespół wykonuje bardziej skomplikowane zadania. Dobrze jest przygotować się na te okresy podczas codziennych lub cotygodniowych spotkań.

2. Wykonaj pracę

  • Deleguj zasoby: Przypisuj zespoły i poszczególnych wykonawców do prac w określonych fragmentach.
  • Jasno zdefiniuj zadania: Zadania powinny być jasno określone, konkretne, zorientowane na cel i mierzalne. Na przykład zamiast ogólnego zadania „Tworzenie zawartości” podziel je na konkretne cele: „Opracować 15 stron zawartości z zakresu dekoracji wnętrz, by zwiększyć liczbę odwiedzin w sekcji Styl życia w witrynie”. Tak szczegółowa definicja pomoże wszystkim zaangażować się w dążenie do celu. Zachęci również do przyjmowania odpowiedzialności za zadania.
  • Skojarz prace z konkretnym celem: Członkowie zespołu powinni mieć klarowną wizję zrealizowanego celu i jego wpływu na skończoną pracę. Możesz na przykład zorganizować podsumowanie sprintu w dniu jego zakończenia i omówić etapy kreatywnego procesu oraz wszelkie problemy, które się pojawiły. W takim spotkaniu powinni uczestniczyć właściciele zadań, menedżer projektu oraz wszyscy pozostali członkowie zespołu biorący udział w projekcie. Jeśli sprint zakończy się wcześniej, możesz zaproponować uzupełnienie wykresu o zaległe prace.

3. Regularnie sprawdzaj

  • Meldowanie postępu: Kontroluj: Częste synchronizowanie od wczesnych etapów projektu pomaga zespołowi zebrać się, zaprezentować postęp i przedstawiać informacje zwrotne na bieżąco. Szybkie zebrania pozwalają utrzymać tempo prac i jedocześnie identyfikować zatory i luki bez czekania tygodniami na ich usunięcie.
  • Codzienne lub regularne zebrania: Są to szybkie, konkretne spotkania, na których prezentowane są najnowsze informacje. Nie ma tu czasu na dłuższe dyskusje o szczegółach. Jeśli pojawi się większy problem, należy omówić go z interesariuszami po zakończeniu spotkania. Gdy spotkania są krótkie i zwięzłe, każdy może zaprezentować najnowsze informacje na tych samych zasadach. Na przykład:
  • Co udało mi się zrobić wczoraj
  • Co planuję zrobić dzisiaj
  • Czy są jakieś przeszkody, które mogą utrudnić mi pracę

4. Analizuj kontekst i koryguj kurs

  • Szybkie kończenie pracy: Wykresy spalania zapewniają wnikliwą analizę działań, pozwalając zespołowi pracować szybciej. Sprawdzaj postępy prac na tyle regularnie, by móc ewentualnie skorygować kurs bez przekraczania terminu.
  • Wykres spalania 45 stopni: W idealnym układzie wykres spalania powinien wyświetlać się równo pod kątem 45 stopni. Taki układ pokazuje, że wszystko jest w porządku. Ale nie zawsze wszystko idzie gładko. Zwracaj uwagę na poniższe negatywne wskaźniki:
  • Płaskie linie: Jeśli pojawią się na wykresie, oznacza to, że sprinty nie zamykane na czas. Być może zadanie jest bardziej rozległe lub bardziej szczegółowe, niż z początku zakładano. Mogło również dojść do zatoru, tj. jedna osoba nie ukończyła zadania i blokuje dalsze prace. Menedżer projektu powinien wtedy zainterweniować i pomóc w opracowaniu planu realizacji kluczowych etapów projektu.
  • Szczyty i doliny: Przyczyn występowania licznych szczytów i dolin na wykresie spalania może być kilka. Zakres sprintu mógł być niejasny lub zespół mógł podjąć decyzję, by zająć się najpierw innymi aspektami sprintu. Jeśli taka sytuacja się powtarza, porusz ten temat na spotkaniach, by wszyscy wiedzieli, co mają robić. 

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Productivity

Najważniejsze porady dotyczące optymalizowania wydajności pracy w biurze zdalnym lub mobilnym

Przeczytaj więcej
Productivity

Podpowiedzi, jak organizować owocne spotkania zespołu

Przeczytaj więcej
Productivity

Jak wybrać najbardziej optymalny schemat blokowy

Przeczytaj więcej
Productivity

5 wskazówek, jak podnieść wydajność spotkań w małej firmie

Przeczytaj więcej

Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.