Lepsza zawartość dzięki zarządzaniu zawartością w firmie

Materiały marketingowe, umowy, wiadomości e-mail, prezentacje i oferty klientów, arkusze kalkulacyjne, pliki tekstowe, pliki pdf, zdjęcia, klipy wideo, formularze, faktury, życiorysy kandydatów do pracy. Małe i duże organizacje to maszyny do tworzenia zawartości. I chociaż tworzenie tej zawartości może przychodzić łatwo, utrzymywanie jej w porządku nie jest łatwym zadaniem.

Tutaj wkraczają rozwiązania do zarządzania zawartością w przedsiębiorstwie (ECM). Umożliwiają one organizowanie zawartości w ciągu całego cyklu jej istnienia — od utworzenia do archiwizacji — oraz zarządzanie nią. Ale jak wszystko inne, systemy zarządzania zawartością w przedsiębiorstwie nie są identyczne, dlatego przyjrzyjmy się pewnym funkcjom, które mogą ułatwić utrzymywanie zawartości w porządku (i w stanie łatwo dostępnym), pomagając zespołowi pracować bardziej efektywnie.

• Pojedyncze repozytorium dla szerokiej gamy typów zawartości: Wybierając usługę ECM, która umożliwia przechowywanie klipów wideo, arkuszy kalkulacyjnych, obrazów, dokumentów tekstowych itd. w jednej lokalizacji, możesz mieć wszystkie pliki dotyczące określonego projektu lub inicjatywy razem.
• Tworzenie folderów głównych z praktycznie nieograniczoną liczbą podfolderów: Dzięki temu jeśli masz projekt lub inicjatywę, które są długotrwałe lub występują co roku, możesz po prostu utworzyć jeden folder główny, powiedzmy Sprzątanie szlaków, a następnie utworzyć podfoldery dla każdego roku, w którym pracujesz nad tą inicjatywą. W każdym z tych podfolderów możesz utworzyć dodatkowe podfoldery na takie elementy jak umowy, formularze zgód wolontariuszy, materiały marketingowe itd.

• Łatwe edytowanie właściwości dokumentów lub metadanych: Korzystając z funkcji znajdowania i edytowania metadanych pliku z poziomu dokumentu, możesz zaoszczędzić czas i zapewnić poprawne oznaczenie plików etykietami na potrzeby wyszukiwania w przyszłości.
• Kontrola dostępu do informacji: Nie wszyscy w organizacji muszą mieć dostęp do każdego dokumentu. Dzięki systemowi ECM, który umożliwia stosowanie zdefiniowanych uprawnień do dokumentów, grup plików, całych sekcji systemu lub samego systemu, możesz precyzyjnie kontrolować, jakie elementy są widoczne dla poszczególnych użytkowników.
• Współpraca: Niektóre rozwiązania ECM pozwalają na tworzenie przepływów pracy dokumentów, które umożliwiają śledzenie procesów opartych na dokumentach i współpracę z innymi użytkownikami przy użyciu programów, które już znasz.
• Odtwarzanie zawartości multimedialnej z poziomu systemu zarządzania zawartością w przedsiębiorstwie: W przypadku organizacji, które używają plików audio i wideo, możliwość odtwarzania multimediów z poziomu systemu ECM może zaoszczędzić czas zespołu, zmniejszając liczbę kroków wymaganych do ich obejrzenia lub odsłuchania.
• Przechowywanie i ochrona rekordów biznesowych oraz ważnych plików prawnych: Korzystając z bezpiecznego repozytorium, masz pewność, że Twoje rekordy nie tylko są przechowywane w zamknięciu i w stanie końcowym, ale można je również łatwo znaleźć i pobrać, gdy będą potrzebne do ujawnienia dowodów prawnych. A wygodny dostęp do wszystkich dokumentów może pomóc w zmniejszeniu ogólnych kosztów zbierania materiałów dowodowych.
• Wyszukiwanie słów kluczowych: Usługa EMC, która umożliwia użytkownikom wyszukiwanie dokumentów i informacji na podstawie słów kluczowych, może ułatwić Twojemu zespołowi znajdowanie plików, o których może on nie wiedzieć, a które mogą być ważne dla projektu, nad którym pracuje, i w ten sposób zaoszczędzić czas oraz umożliwić bardziej wydajną pracę. Obszary uwzględniane w wyszukiwaniu powinny obejmować tekst dokumentu, metadane, adnotacje itd. Ponadto powinno być możliwe wyszukiwanie dokumentów według daty utworzenia.
• Dostępność na różnych urządzeniach: Wybierając rozwiązanie do zarządzania zawartością w przedsiębiorstwie przeznaczone do użytku na komputerach stacjonarnych, laptopach, tabletach i telefonach, użytkownicy mają dostęp do potrzebnych plików wtedy, kiedy ich potrzebują, niezależnie od tego, czy znajdują się w biurze, pracują zdalnie, podróżują, czy mają spotkanie w innym miejscu.

Dzięki funkcjom przechowywania, zabezpieczania, znajdowania, modyfikowania i tworzenia plików i dokumentów w jednej lokalizacji usługi zarządzania zawartością w przedsiębiorstwie umożliwiają usprawnienie komunikacji w zespole, pracy przy projekcie, a nawet zbierania materiałów dowodowych. I niezależnie od tego, czy Twoja organizacja zatrudnia tylko kilku pracowników w jednym biurze, czy też składa się z tysięcy ludzi na całym świecie, system do zarządzania zawartością w przedsiębiorstwie może pomóc w utrzymaniu porządku.