Pięć aplikacji do pracy w domu, których potrzebujesz, aby przekształcić swoją małą firmę

Kultura pracy z domu otwiera nowe możliwości dla Twojej firmy. Umożliwia poszukiwanie zdolnych pracowników i klientów na większym obszarze geograficznym. Pozwala pracownikom tworzyć bardziej elastyczne harmonogramy dopasowane do ich pracy i życia osobistego. Oferuje także nowe usługi lub produkty, które lepiej odpowiadają na potrzeby klientów w zmienionym świecie. 

Prowadzenie firmy, której personel pracuje zdalnie, może również sprawiać trudności, zwłaszcza jeśli zespół jest przyzwyczajony do wspólnej pracy w jednym miejscu. Nie możesz już liczyć na fizyczne miejsce pracy, które promuje współpracę, efektywną pracę zespołową i wspólną kulturę. Dostosowując firmę do nowej rzeczywistości, możesz skorzystać z pięciu wymienionych poniżej narzędzi do pracy z domu, które pomogą Ci utrzymać komunikację i produktywność w zespole.

1. Łączenie zespołów na platformie współpracy

Gdy zespoły o różnych umiejętnościach i wiedzy dobrze ze sobą współpracują, ich praca cechuje się wyższą jakością i sprzyja zwiększeniu przychodów. Ale trudno jest ściągnąć wszystkich w jedno miejsce, gdy pracują w domu. 

Jak może pomóc platforma współpracy 

Aby poprawić pracę zespołową w swojej firmie, zacznij od stworzenia kultury współpracy. Ludzie są bardziej skłonni do dzielenia się i uczciwego współzawodnictwa, gdy darzą się dużym zaufaniem. Jednocześnie możesz ułatwić ludziom nawiązywanie połączeń, uzyskiwanie pomocy i budowanie relacji, korzystając z kompleksowej platformy współpracy

Dobra platforma współpracy wspiera zespoły pracujące z domu, ułatwiając im: 

  • Szybkie uzyskiwanie odpowiedzi na pytania za pośrednictwem czatu.
  • Udostępnianie ekranu w celu przedstawiania pomysłów lub informowania o postępach.
  • Planowanie spotkań zespołu i firmy oraz uczestniczenie w nich. 
  • Nawiązywanie połączeń.
  • Korzystanie z wideokonferencji.

U wielu osób praca z domu może wywoływać poczucie odizolowania. Dzięki dobremu oprogramowaniu do współpracy możesz pomóc swojemu zespołowi podtrzymać zaangażowanie.

2. Utrzymywanie unikatowej kultury dzięki aplikacji wideo 

Dużo łatwiej tworzy się społeczność w mniejszej firmie. Członkowie zespołu mogą się lepiej poznać i zaprzyjaźnić. Klienci i pracownicy mogą budować relacje z prezesem i innymi menedżerami wyższego szczebla. Mogą nawet mieć wpływ na kluczowe decyzje. Dzięki takim powiązaniom Twoja jedyna w swoim rodzaju kultura rozkwita. Ale jak zachować taką samą bliskość, gdy ludzie nie są razem w tym samym biurze? 

Jak może pomóc wideo 

Ludzie komunikują się za pomocą słów, tonu głosu, wyrazu twarzy i gestów. Sygnały werbalne i niewerbalne pomagają im budować relacje oparte na zaufaniu. Stwórz swoim pracownikom i klientom więcej możliwości rozwijania tych kluczowych relacji podczas pracy z domu, korzystając z rozwiązania do wideokonferencji. 

Wideo może pomóc w kontaktach obejmujących Ciebie, Twój zespół i Twoich klientów, ułatwiając: 

  • Obserwowanie pomieszczenia w trakcie spotkań.
  • Angażowanie osób — przed kamerą trudniej zajmować się kilkoma rzeczami naraz.
  • Przyporządkowanie imienia do twarzy.
  • Prowadzenie wirtualnej szczęśliwej godziny lub klubu książki.
  • Prowadzenie cotygodniowych zajęć z jogi lub medytacji.
  • Zapraszanie pracowników do wyrażania swoich osobowości podczas spotkań tematycznych, takich jak „dzień paskudnego świątecznego swetra” lub „piątek w śmiesznym nakryciu głowy”.

Nie musisz tracić poczucia wspólnoty swojego miejsca pracy, gdy ludzi nie ma w biurze. Wideo to świetne narzędzie do pracy z domu, które może pomóc w zbliżeniu Twojego zespołu.

3. Efektywna współpraca dzięki udostępnianiu plików 

Współpraca to nie tylko spotkania i komunikacja. Zespół musi również razem tworzyć rozwiązania. Od produktów, przez umowy prawne, po reklamy, Twoi pracownicy muszą współpracować ze sobą, aby ich praca przynosiła znakomite rezultaty. Jednak jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się przesyłać plik tam i z powrotem pocztą e-mail, wiesz, jak łatwo stracić orientację, nad którą wersją pracujesz, lub przegapić ważny komentarz. 

Jak może pomóc udostępnianie plików 

Rozwiązanie do udostępniania plików pozwala przechowywać ważne dokumenty, takie jak arkusze kalkulacyjne księgowości, prezentacje biznesowe czy dokumenty tekstowe, w chmurze. Daj dostęp tylko upoważnionym osobom, a bez względu na to, gdzie się znajdują, będą mogły pracować razem nad tym samym plikiem w tym samym czasie. 

Aplikacja do udostępniania plików upraszcza współpracę nad dokumentami. Możliwości są następujące: 

  • Udostępnianie plików za pośrednictwem magazynu w chmurze, aby każdy miał najbardziej aktualną wersję. 
  • Wprowadzanie zmian i komentarzy w tekście. 
  • Sprawdzanie w czasie rzeczywistym, kto już wprowadził zmiany i komentarze. 
  • Otrzymywanie powiadomień, gdy ktoś wprowadził zmiany lub komentarze w pliku. 

Ludzie twierdzą, że ich zadowolenie z pracy jest większe, gdy czują się produktywni. Aplikacja do udostępniania plików ułatwia współpracę. 

4. Monitorowanie inicjatyw przy użyciu oprogramowania do zarządzania projektami 

Do pomyślnego zrealizowania projektu często niezbędna jest współpraca wielu ludzi koordynujących materiały i wykonujących zadania. Może to być trudne, nawet wtedy, gdy wszyscy pracują obok siebie w jednym biurze. Ale gdy personel pracuje w domu lub w różnych godzinach pracy, szanse na to, że projekt zakończy się niepowodzeniem, znacznie wzrastają. 

Jak może pomóc narzędzie do zarządzania projektami 

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w określeniu, ile czasu potrwa realizacja projektu i jakich umiejętności potrzebujesz, aby ukończyć go w terminie. Po rozpoczęciu inicjatywy członkowie zespołu i kierownicy projektów mogą z dowolnego miejsca sprawdzić, co pozostało do zrobienia i kiedy ma się rozpocząć następne zadanie. 

Oparte na chmurze narzędzie do zarządzania projektami może ułatwić dotrzymywanie terminów i skuteczne zarządzanie przydzielaniem zasobów, bez względu na to, gdzie pracujesz Ty i Twój zespół. Pomaga również: 

  • Uzyskać wgląd w to, nad czym pracują poszczególne osoby. 
  • Podejmować przemyślane decyzje dotyczące tego, kto pracuje nad jakimi projektami. 
  • Szybko określać, kiedy trzeba zatrudnić dodatkowych pracowników lub zlecić zadania na zewnątrz, aby osiągnąć priorytetowe cele.
  • Informować zespoły i kierownictwo o osiągnięciu kluczowych kamieni milowych.
  • Ułatwić pracownikom ustalanie priorytetów konkurencyjnych zadań. 
  • Dowiedzieć się wcześniej, kiedy projekty schodzą z ustalonego toru i w razie potrzeby poprawić ich kurs.

Właściwe narzędzie do zarządzania projektami może ułatwić Tobie i Twojemu zespołowi dostarczanie projektów o niezmiennie wysokiej jakości, które przyczyniają się do osiągania większych celów.

5. Zwiększanie produktywności dzięki aplikacji do zarządzania zadaniami 

Prowadzenie małej firmy nie jest wcale łatwe, szczególnie w czasie pandemii. Budżet może być ograniczony, a Ty i Twój zespół możecie być obciążeni różnymi zadaniami. Wyczyszczenie listy rzeczy do zrobienia w ciągu 24 godzin, a tym bardziej ośmiu, może okazać się prawie niemożliwe. 

Jak może pomóc narzędzie do zarządzania zadaniami 

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami nie potrafi wydłużyć dnia pracy, ale może pomóc w lepszym wykorzystaniu posiadanych zasobów. Biorąc pod uwagę wszystkie utrudnienia, które wynikają z pracy w domu, świadomość tego, nad czym i kiedy trzeba pracować, może zaoszczędzić czas Twój i Twoich pracowników. 

Skuteczne narzędzie do zarządzania zadaniami umożliwia wszystkim wniesienie znaczącego wkładu w rozwój firmy, ponieważ pozwala na: 

  • Dzielenie zadań na dni i tygodnie oraz nadawanie im priorytetów. 
  • Podawanie terminów cząstkowych, dzięki którym pracownicy nie będą czuli się przytłoczeni. 
  • Śledzenie postępów na poziomie projektu lub grupy. 
  • Uzyskanie wglądu w ogólną produktywność, aby móc podejmować działania z zespołami, które mają problemy. 

Sposób, w jaki pracujemy, uległ zmianie. Bez względu na to, czy łączysz pracowników w przestrzeni biurowej, czy nie, Twój zespół nadal będzie pracował zdalnie częściej niż w 2019 roku. Obróć ten nowy styl pracy na korzyść swojej firmy, korzystając z aplikacji do pracy z domu, które pozwalają ludziom wykonywać pracę i pozostawać w kontakcie. 

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz

Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.