Czy sama myśl o zbyt dużej ilości wiadomości e-mail powoduje zimny pot na Twoim czole? Czy Twoja skrzynka pocztowa to chaotyczne zbiorowisko nieprzeczytanych wiadomości i zadań zapisanych na później?
Nie musi tak być. Marzenie o uporządkowanej skrzynce odbiorczej wydaje się nierealne, ale rozwiązania są bliżej niż myślisz.
Poczta e-mail, jak każde inne narzędzie, wnosi wartość dodaną do Twojego życia, o ile tylko jest właściwie używana. Mając inteligentny plan, możesz przekształcić swoją skrzynkę odbiorczą w jednego z największych sojuszników w komunikacji.
Adres e-mail jest częścią Twojej tożsamości — chroń go pieczołowicie
Tę zasadę można uznać za złotą regułę zarządzania pocztą e-mail. Ludzie prowadzący dynamiczne życie zawodowe muszą pilnować, aby ich adres e-mail znały tylko wybrane osoby. Jeśli będzie powszechnie dostępny w przestrzeni publicznej, skrzynka odbiorcza błyskawicznie się zapełni.
Sposobem na ochronę swojej tożsamości jest używanie kilku adresów. Masz „prawdziwy” adres e-mail, czyli ten, którego używasz na co dzień. Alternatywny adres e-mail podajesz przy wypełnianiu formularzy, zakupach internetowych itp. Pod ten drugi adres będą trafiały wszystkie wiadomości reklamowe i inne śmieci, a główny adres pozostanie czysty.
W świecie, w którym wiele osób ma problemy ze znalezieniem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, osobne adresy e-mail to świetny punkt wyjściowy. Wystarczy tylko używać aplikacji, która pokazuje wszystkie konta w jednym miejscu, ale zarządza nimi osobno.
Nie pozwól, aby kurz opadł
Zwłoka może prowadzić do problemów w wielu dziedzinach życia. Tak jest z pewnością w przypadku wiadomości e-mail. Jeśli nie zajmiesz się nimi wkrótce po otrzymaniu, szybko będziesz mieć bałagan w służbowych sprawach.
Spróbuj ustalić harmonogram przeglądania skrzynki odbiorczej. Może to być na przykład trzy razy dziennie: rano, po obiedzie i przed powrotem do domu. Dzięki takiemu podziałowi będziesz wystarczająco trzymać rękę na pulsie, a jednocześnie nie poświęcisz całego dnia na pocztę.
Bardzo mogą w tym pomóc nowoczesne technologie. Wypróbuj funkcję Odtwarzanie wiadomości e-mail dostępną w aplikacji Outlook dla systemu iOS. Odczytuje ona na głos wiadomości e-mail oraz oferuje wygodne podsumowanie zawartości skrzynki odbiorczej i kalendarza.
Niezależnie od tego, czy używasz tej funkcji do sprawdzania nowości w służbowej, czy prywatnej skrzynce odbiorczej, możesz słuchać wiadomości oraz reagować na nie za pomocą prostych poleceń głosowych lub szybkiego przesuwania palcem. Aby odpowiedzieć na e-maila, po prostu podyktuj krótką wiadomość i ją wyślij. To świetna opcja do nadrabiania zaległości rano podczas dojazdu do pracy lub w trakcie przerwy obiadowej, kiedy masz zajęte ręce.
Bezlitosne usuwanie
Usuwanie wiadomości e-mail nie jest łatwe. Nawet jeśli nie sądzisz, że wiadomość przyda się w przyszłości, ciężko nacisnąć przycisk. Ale musisz to zrobić.
Usuwanie nieistotnych wiadomości e-mail jest nieodzowne, ponieważ w przeciwnym razie stanowią one psychologiczne obciążenie. Poczucie istnienia bałaganu w skrzynce odbiorczej przytłacza, nawet jeśli te wiadomości nie mają znaczenia. Regularnie usuwając służbowe wiadomości e-mail, eliminujesz jedno ze źródeł stresu.
Obawiasz się, że nie znajdziesz w sobie dość siły, aby wyrobić taki nawyk? Spróbuj zrobić krok pośredni. Zamiast od razu usuwać wiadomości e-mail, przesuń palcem i zaplanuj ich powrót do skrzynki odbiorczej w dogodniejszym czasie. Resztę wiadomości usuń i ciesz się wolnym weekendem.
Nie piszesz literatury pięknej
Wszyscy czasami dajemy się ponieść wodolejstwu. Pisząc e-maila, łatwo o słowotok, podczas gdy krótsza wiadomość osiągnęłaby taki sam albo i lepszy skutek.
Naucz się pisać krótsze wiadomości, kiedy korespondujesz ze współpracownikami i klientami, ale także ze znajomymi i członkami rodziną. Oszczędzisz w ten sposób swój czas, a dodatkowo wiadomość będzie czytelniejsza.
Pisanie krótkich, ale treściwych wiadomości e-mail jest sztuką. Początkowo możesz mieć z tym trudności, ale nabierzesz wprawy. Szybko zauważysz, że większość Twoich wiadomości ma nie więcej niż kilka zdań.
Możesz także używać punktorów, aby szybko i zwięźle przedstawić kilka zagadnień. Odbiorcy wiadomości docenią zwięzłość, a Tobie zostanie więcej czasu na podstawowe zadania.
Zespół Centrum rozwoju skupia się na pomaganiu Tobie w uruchomieniu Twojej własnej firmy, zarządzaniu nią i jej prowadzeniu.