4 sposoby na lepszą pracę zespołu z użyciem oprogramowania intranetowego

Każdy kierownik projektu musi nauczyć się, jak utrzymywać swoje zespoły na drodze do osiągnięcia celu, gdy ich zadania kierują je w różne strony. W niektórych przypadkach może to oznaczać współpracę z innymi kierownikami projektów w celu określenia priorytetów projektów, pomoc członkom zespołu w uzyskaniu (i utrzymaniu) dobrej organizacji pracy lub dostarczenie członkom zespołu, którzy mogą mieszkać w różnych miastach, województwach lub krajach, narzędzi potrzebnych do efektywnej współpracy. Wprawdzie umiejętności związane z określaniem priorytetów projektów przychodzą z doświadczeniem, jednak dostępne jest oprogramowanie intranetowe, które nie tylko ułatwia utrzymywanie dobrej organizacji i współpracy zespołów, ale umożliwia także skuteczną komunikację z poszczególnymi osobami i zespołami.

Oczywiście nie wszystkie portale intranetowe są jednakowe, dlatego przyjrzyjmy się czterem narzędziom, których należy szukać w rozwiązaniu intranetowym.

Zarządzanie informacjami

Aby wszyscy byli na właściwej ścieżce, Twój zespół musi wiedzieć, kto za co odpowiada i w jakim terminie. Ponadto musisz podać zespołowi szczegółowe informacje o tym, jak kontaktować się z innymi członkami zespołu i jak uzyskać dostęp do ważnych stron internetowych lub dokumentów (szczególnie jeśli są one chronione hasłem lub znajdują się na serwerach przemieszczania) oraz umożliwić im publikowanie ważnych ogłoszeń lub przypomnień itp. Dlatego szukaj firmowego intranetu, który pozwala bezproblemowo tworzyć strony zespołu z możliwością dostosowania ich do Twoich potrzeb. W ten sposób będziesz w stanie przechowywać i udostępniać ważne informacje w centralnej lokalizacji.

Biblioteki

Oprogramowanie do współpracy powinno przede wszystkim ułatwiać współpracę w zespole. Dlatego wybierz rozwiązanie umożliwiające przyznawanie wszystkim użytkownikom dostępu do tych samych plików, dokumentów, obrazów, notatek ze spotkań itd. Dzięki uprawnieniom do tworzenia bibliotek dokumentów, oznaczonych w sposób zrozumiały dla projektu i zespołu, każdy może znaleźć najbardziej aktualne informacje o projekcie, przejrzeć poprzednie iteracje elementów dostarczanych, zobaczyć bieżącą grafikę, odświeżyć wspomnienia dotyczące wymagań projektu itd.

Narzędzia do współpracy

Portal intranetowy dla pracowników powinien umożliwiać członkom zespołu tworzenie miejsc, w których będą mogli udostępniać informacje i zarządzać nimi oraz wspólnie pracować nad plikami. W tym celu szukaj oprogramowania do współpracy wyposażonego w funkcje, takie jak dyskusje z wątkami, a także ankiety, które mogą ułatwić planowanie spotkań i/lub podejmowanie decyzji, kalendarze udostępnione, listy zadań i miejsca spotkań oraz miejsce, w którym można przechowywać wszystkie notatki ze spotkań, dokumenty, plany spotkań itp. Podobnie jak w przypadku miejsc spotkań, rozwiązanie intranetowe z narzędziem obszaru roboczego pozwala określonym członkom zespołu, takim jak grafik i copywriter, pracować nad tym samym plikiem w tym samym obszarze bez zastępowania pracy drugiej osoby, co może zdecydowanie poprawić wydajność.

Integracja z istniejącymi narzędziami

Bez względu na to, jak bardzo oprogramowanie portalu intranetowego obiecuje zwiększyć Twoją produktywność i poprawić współpracę, jeśli jest trudne w użyciu lub wymaga zastąpienia istniejących narzędzi (takich jak edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program graficzny i/lub narzędzia do obsługi poczty), może być trudno przekonać zespół do korzystania z niego. Aby osiągnąć pożądany poziom wydajności i organizacji, poszukaj rozwiązania intranetowego, które dobrze integruje się z narzędziami już używanymi przez Twój zespół. Dzięki temu Twoja organizacja nie będzie musiała kupować kosztownych i prawdopodobnie mniej efektywnych programów, a Twój zespół nie będzie musiał uczyć się od nowa.

Jeśli chodzi o oprogramowanie do współpracy, powinno ono być proste, niezawodne i łatwe do dostosowania. Powinno również dawać Tobie i Twojemu zespołowi narzędzia potrzebne do współpracy w całości i w mniejszych grupach. Gdy wybierzesz rozwiązanie, które pozwoli Ci organizować pliki na Twój sposób i korzystać z istniejących narzędzi oraz udostępni narzędzia do współpracy ułatwiające członkom zespołu jednoczesną pracę nad plikami, udostępnianie dokumentów i informacji oraz śledzenie ważnych dyskusji, uzyskasz to, czego pragnie każdy kierownik projektu — dobrze zorganizowany i produktywny zespół.

Informacje o autorze

Zespół Centrum rozwoju skupia się na pomaganiu Tobie w uruchomieniu Twojej własnej firmy, zarządzaniu nią i jej prowadzeniu.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Business Tips

Jak prowadzić efektywne spotkania wirtualne

Przeczytaj więcej
Business Tips

Odkryj 4 kluczowe cechy doskonałej wizualizacji danych

Przeczytaj więcej
Business Tips

4 świetne pomysły na wdrożenie sieci społecznościowej dla przedsiębiorstw

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.