5 funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, z których nie korzysta Twój zespół

Od wbudowanych szablonów i znanych narzędzi do tworzenia harmonogramów do natychmiastowej współpracy i łatwego dostępu na urządzeniach — bez wątpienia odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami może zwiększyć produktywność menedżerów projektów i ich zespołów, umożliwiając szybką i łatwą realizację projektów. Czy organizacje pomijają jednak niektóre z mniej oczywistych narzędzi, które są dla nich dostępne?

Według niedawnego badania najbardziej pożądane narzędzia do planowania projektów to rozwiązania do udostępniania plików i monitorowania czasu, funkcje integracji z pocztą e-mail oraz wykresy Gantta. A zatem bez niespodzianek. Jakie przydatne narzędzia są jednak często pomijane w organizacjach? Często zapominanymi funkcjami oprogramowania do zarządzania projektami są czat wideo, czat w czasie rzeczywistym, integracja z mediami społecznościowymi i dostęp przy użyciu urządzeń przenośnych. Czy menedżerowie projektów pomijają funkcje o istotnych zaletach, zważywszy że komunikacja jest najistotniejszym aspektem skutecznego zarządzania projektami? Teraz dokładniej przyjrzymy się 5 nieużywanym funkcjom i metodom, które mogą ułatwić wydajną realizację projektów:

1 i 2. Czat wideo/w czasie rzeczywistym — Wybór oprogramowania do zarządzania projektami oferującego zintegrowane narzędzia do komunikacji umożliwia członkom zespołów projektów współpracę przy użyciu komunikacji głosowej, wideo lub opartej na czacie z poziomu projektu. W jakim stopniu sukces zespołu zależy od tych narzędzi? Według raportu instytutu PMI (Project Management Institute) jednym z najczęstszych powodów niepowodzenia projektów, jakie zgłaszają firmy, są braki w komunikacji. Narzędzia umożliwiające szybkie i bezpieczne przekazywanie ważnych wiadomości, a dzięki temu komunikowanie się w czasie rzeczywistym z innymi członkami zespołu, niezależnie od tego, czy znajdują się w innym pokoju, czy na innym kontynencie, są ważnym czynnikiem dla powodzenia projektu.

3. Integracja z mediami społecznościowymi — Media społecznościowe to obecnie nie tylko aktualizacje w serwisie Facebook i tweety dotyczące najnowszych trendów, ale także skuteczniejsza metoda komunikacji między zespołami i uczestnikami projektów. Według przeprowadzonego badania korzystanie z mediów społecznościowych ułatwia „pogawędki”, które z kolei „sprzyjają lepszemu poznawaniu się i poprawie stosunków, co zwiększa wzajemne wsparcie i zaufanie w środowisku współpracy”. Dlaczego więc nie wykorzystać tych zalet w celu skutecznego zarządzania projektami? Oprogramowanie z funkcjami sieci społecznościowej dla przedsiębiorstw, takimi jak na przykład kanały aktualności usługi Yammer w programie SharePoint, może być przydatne do komunikacji ze współpracownikami w czasie rzeczywistym dotyczącej szczegółów projektu.

4. Dostęp przy użyciu urządzeń przenośnych — Korzystanie z oprogramowania, które jest dostępne dla systemów Windows, iOS i Android, jest istotne dla zagwarantowania, że wszyscy mogą aktualizować zadania na używanych przez siebie urządzeniach oraz wyświetlać terminy i raporty w podróży. Ponieważ śledzenie czasu jest ważnym elementem skutecznego zarządzania projektami, warto znaleźć rozwiązanie umożliwiające członkom zespołu przesyłanie aktualizacji w podróży. Ulepszone wprowadzanie informacji o czasie i zadaniach zapewnia menedżerom projektów natychmiastowy dostęp do istotnych informacji potrzebnych do szybszego podejmowania przemyślanych decyzji.

5. Ustawienia przyjazne dla kierowników wspierających projekty — Spośród projektów oznaczonych jako „o dużej dynamice” ponad 80 procent ma aktywnie zaangażowanych wspierających je kierowników. Badanie pokazało, że projekty wspierane przez kierowników od rozpoczęcia do zakończenia mają większe szanse na sukces. Mimo że kierownicy wspierający projekty nie uczestniczą w codziennych zadaniach, powinni mieć do nich dostęp wystarczający do wspierania zespołów, gdy to potrzebne, będąc na bieżąco z postępami projektów i wynikającymi z nich korzyściami, a także wykazując gotowość do walki o nie zawsze, gdy to możliwe. Ponadto ważne jest odpowiednie oprogramowanie, umożliwiające działowi zarządzania projektami lub kierownikom wspierającym projekt zarządzanie pewnymi aspektami projektu bezpośrednio, bez konieczności angażowania innych osób.

Wraz z coraz większą liczbą zespołów pracujących zdalnie, nawet w skali globalnej, funkcje komunikacji i zarządzania czasem stają się ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Dostęp do narzędzi umożliwiających uczestnikom projektów pracę w podróży i szybkie udostępnianie najnowszych aktualności, konwersacji i terminów związanych z projektem za pomocą dedykowanej witryny projektu sprawia, że wszyscy są w stałym kontakcie i mają dostęp do aktualnych informacji. Dowiedz się więcej o tym, jak uzyskać lepszy wgląd w realizację projektów, ograniczać ich budżety, zwiększać oszczędności i nie tylko.

Informacje o autorze

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Manage my business

5 niezbędnych dodatków do czatu grupowego w pracy

Przeczytaj więcej
Manage my business

Przyszłość planowania: planowanie projektów online w chmurze

Przeczytaj więcej
Manage my business

Koordynowanie zadań za pomocą łatwego w użyciu oprogramowania do zarządzania zadaniami

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.