6 sposobów na zwiększenie efektywności wirtualnych spotkań

Kiedy ostatni raz odbyło się spotkanie osobiste? Powiedzmy to otwarcie: dzisiejsze spotkania w pracy stają się coraz bardziej elektroniczne. Spotkania online lub wirtualne mogą być wygodne, jednak narażają też na utratę zaangażowania uczestników, zostawiając więcej możliwości rozproszenia uwagi. Gdy uczestnicy są roztargnieni, spotkania tracą spójność i trzeba więcej czasu na powtarzanie informacji.

Aby Twoje spotkania — i harmonogram — były aktualne, rozważ te sześć wskazówek i zmień swoje rutynowe postępowanie.

1. Akcja planu — czy uczestnicy spotkania znajdują się na drugim końcu budynku, czy też świata, ważne jest zgromadzenie ich w jednym miejscu. Chociaż oficjalne plany spotkań nie są już tak modne, jak kiedyś, przywróć je. Dołącz tematy spotkania do treści zaproszenia kalendarza lub wyślij wiadomość e-mail z dokumentem na 24–48 godzin przed wyznaczonym czasem. Zapewni to wszystkim stronom szansę ustalenia swoich oczekiwań związanych z celami spotkania. Tak — jeśli jesteś adresatem planu spotkania, przeczytaj go! Nawet jeśli znasz projekt lub tematy dyskusji, możesz uzyskać ważne informacje o perspektywach lub kwestiach do rozważenia, a niemiłe zaskoczenie nigdy nie jest przyjemne.

2. Przygotuj się — bez względu na to, czy spotkanie ma ustalony plan, czy nie, upewnij się, że wiesz, jakie są Twoje cele. Przed spotkaniem zestaw wszelkie notatki lub informacje dodatkowe, których możesz potrzebować do wglądu, oraz wszelkie pytania. Przygotowanie listy lub zestawu punktów zmniejsza nacisk na wymyślanie jakichkolwiek pytań od ręki oraz pozwala zaangażować się w trwającą dyskusję. Zanotuj pytania dotyczące planu, o ile istnieje, lub zawczasu utwórz dokument z notatkami, zawierający wstępne cele lub przemyślenia u góry. Bez względu na styl przygotowywania się wdrożenie z tych zasad zapewni przypomnienie własnego planu w dniu spotkania.

3. Rozwiąż problemy techniczne — czy to Twoje pierwsze spotkanie online, czy też milionowe, upewnij się, że wiesz, jak korzystać z technologii. Sprawdź sposób nawiązywania połączenia telefonicznego i upewnij się, że głośniki działają. Jeśli potrzebujesz Internetu do uzyskiwania dostępu do konferencji lub (związanych ze spotkaniem) wiadomości e-mail albo notatek, sprawdź działanie sieci Wi-Fi. Początkowa frustracja często powstaje, gdy ktoś potrzebuje jeszcze jednej minuty, aby uzyskać dostęp do linii konferencji. Niech Ciebie to nie dotyczy — przejdź do pokoju konferencyjnego wcześniej i nawiąż połączenie. Nawet jeśli wyciszysz swój telefon do czasu, aż inni dołączą, możesz przynajmniej skupić się na swoim wystąpieniu, zamiast na docieraniu na miejsce.

4. Udostępnianie wymaga dbania o innych — jeśli omawiasz jakiekolwiek informacje wraz z towarzyszącymi elementami wizualnymi lub statystykami albo odwołujesz się do dokumentów zewnętrznych, upewnij się, że wszyscy mogą to śledzić. Skonfiguruj udostępnianie ekranu, aby można było sterować uwagą słuchaczy i zapewnić, że wszyscy mówią o tym samym. Ten krok może pozwolić uniknąć pytań „Chwila! Gdzie jesteśmy?”i „Poczekajcie, muszę dojść do właściwej strony”. Udostępnienie ekranu pozwala wyeliminować potrzebę takich przerw i chwil zamieszania. Pamiętaj: jeśli udostępniasz ekran, upewnij się, że zostały wyłączone wszelkie programy poczty e-mail, telefoniczne lub obsługi wiadomości albo powiadomień, aby uniknąć wszelkich niewygodnych zawiadomień.

5. Zwracaj się bezpośrednio — jednym z wyzwań spotkań online jest wiedza o tym, kto zamierza mówić, a kto chce coś wtrącić. W zależności od uczestników spotkania i ich osobowości wirtualne spotkania mogą obejmować całe spektrum: od wszystkich mówiących jeden przez drugiego do długich przerw po tym, jak ktoś skończył mówić. Aby uniknąć niezrozumiałych przepychanek słownych lub ciszy w eterze, sformułuj pytania wprost do innych uczestników spotkania. Jeśli uczestnicy pracują ze sobą lub stosują inne metody realizacji zadań, nie obawiaj się zapytać ich bezpośrednio, czy mają coś do dodania lub dodatkowe pytania. Zwracając się wprost podczas prowadzenia konwersacji, zapewnisz maksymalizację czasu spotkania, pozwalając na wysłuchanie każdego.

6. Potęga osobowości — spotkania online, telefoniczne lub wirtualne mogą się przeciągać — nie widzisz języka ciała pozwalającego odczytać, jak uczestnicy reagują lub czy nadążają. Aby uniknąć utraty koncentracji uczestników, wykorzystaj zalety swojej osobowości. Użyj osobowości tak, jakby to było spotkanie osobiste — lub nawet bardziej, jeśli spotkanie tego wymaga. Duża energia zaangażuje słuchaczy i zapewni ich koncentrację na bieżących tematach. Nie stracą oni wątku zwłaszcza, jeśli masz zwyczaj pytania uczestników wprost, jak reagują na dany punkt. Gdy wszyscy są zaangażowani w grę spotkania w najwyższym stopniu, Twoje punkty spotkania zostaną szybko przeprowadzone i przekażesz więcej materiału w krótszym czasie.

Bez względu na format spotkania nie trzeba gubić się w wirtualnym otoczeniu. Dzięki przygotowaniu i zaangażowaniu współpracowników Twoje spotkania będą jasne i ukierunkowane na Twoje cele.

Czy Twoja organizacja jest przyjazna dla millenialsów? Rozwiąż test.

Informacje o autorze

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Business Tips

5 sposobów pracy w domu, aby mieć wrażenie pracy w biurze

Przeczytaj więcej
Business Tips

Jak pracować z domu i robić przy tym dobre wrażenie

Przeczytaj więcej
Business Tips

Nietypowa współpraca: Nowe sposoby współpracy zdalnych zespołów

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.