Jak oprogramowanie baz danych może zwiększyć wydajność i szybkość działania firmy

Analiza danych i oprogramowanie baz danych to oczywistość dla każdej firmy technologicznej. Każda inna firma także powinna z nich korzystać. McCownGordon, firma budowlana z Kansas City, ceni sobie wnioski, produktywność i organizację, które uzyskała dzięki opartemu na danych podejściu do pracy i relacji z klientami.

„Dane to podstawa. To cała moja praca” mówi Jesse Dull, osoba przygotowująca oszacowania projektów dla firmy.

Firma McCownGordon zarządza całym procesem konstrukcji nowego budynku, od pomysłu, przez projekt, po wykonanie. Oznacza to ustalenie budżetu, zatrudnienie dostawców, śledzenie dostaw — to ogromna ilość danych, które trzeba przejrzeć i zrozumieć. Oprogramowanie baz danych pomaga osobom oszacowującym projekty, takim jak Dull, zarządzać informacjami, budować dobre relacje z klientami i kontrolować projekt (z jego setkami pracowników) na bieżąco.

Wirtualna szafka na akta

Zatrudnianie dostawców to duża część pracy osoby oszacowującej projekty — sprawdzanie ofert, aby zobaczyć, którzy partnerzy się kwalifikują i nie przekraczają budżetu. „Na każdy projekt otrzymujemy od 50 do 100 ofert”, mówi Dull. „Gdy zaczynałem pracę w firmie, miałem małą szafkę na akta na kółkach, którą za sobą ciągałem, i która zawierała każdą ofertę z wydrukowanymi wszystkimi kartami”.

Obecnie nikt nie ma czasu na przeglądanie szafek pełnych papierowych dokumentów. „Jednym z wyzwań w naszej branży jest zapotrzebowanie na coraz szybsze przygotowywanie budżetów i oszacowań. Zarządzanie danymi online naprawdę pomaga naszemu zespołowi w koordynacji i pozostawaniu na bieżąco z najnowszymi informacjami”.

Dzięki narzędziom zwiększającym produktywność i magazynowi online Dull zrezygnował z jeżdżącej szafki na rzecz czegoś dużo łatwiejszego do noszenia przy sobie — smartfona. „Całkowicie przeszliśmy na przechowywanie wszystkiego w udostępnianych notatkach i naszym systemie zarządzania bazami danych. Zamiast tej szafki na akta, do której tylko ja miałem dostęp, teraz wszyscy w zespole projektu mają dostęp do dokumentacji”.

Budowanie zaufania za pomocą zrozumiałych danych

Zanim będzie można rozpocząć realizację nowego projektu, wykonawcy muszą zbudować silne fundamenty zaufania z klientami, i dane odgrywają w tym znaczącą rolę. „To, co wyróżnia firmę McCownGordon na tle innych, to zespół przedkonstrukcyjny. Budujemy zaufanie. Stosujemy politykę otwartej księgi i nie mamy przed właścicielem żadnych tajemnic”.

Zrozumienie projektu, w szczególności dla osób nie zajmujących się branżą budowlaną, jest bardzo ważne z punktu widzenia klienta szukającego właściwego wykonawcy. A każdy klient jest inny. Osoby przygotowujące oszacowania muszą poznać wszystkie dane związane z projektem, przyswoić je i przekazać je każdemu określonemu klientowi w sposób dla niego zrozumiały.

„Jeśli klientem jest bank i jego właściciele chcą poznać wszystkie zawiłości i szczegóły projektu, z przyjemnością im je pokazujemy, tłumaczymy i omawiamy kroki, które poczyniliśmy, aby uzyskać daną liczbę lub koszt w projekcie”, mówi Dull. „Jeśli jednak z drugiej strony jest to komitet budowlany dla, na przykład, kościoła, który nie rozumie lub nie chce znać szczegółów projektu, możemy pokazać im podsumowanie tylko na najwyższym poziomie. ’Wydacie kwotę X na świątynię, a kwotę Y na pomieszczenia wspólnoty’. Chodzi o zrozumienie klienta, umiejętność mówienia jego językiem i dostarczenie odpowiedniej wartości”.

Rozmawiając z różnymi klientami, firma McCownGordon używa wizualizacji danych, aby liczby były łatwiejsze do zrozumienia. „Kiedy dostarczamy projekt lub oszacowanie, nie wszyscy chcą mieć do czynienia z arkuszem kalkulacyjnym, dlatego przedstawiany dane graficznie”, mówi Dull. „W zależności od klienta, czasami jest to wykres kołowy, a czasami działy przedstawione na wykresie słupkowym. Dopasowujemy każdy z nich do indywidualnego klienta”.

Śledzenie na bieżąco

Gdy beton zostanie zmieszany i budowa się rozpocznie, oprogramowanie baz danych nadal odgrywa kluczową rolę w posuwaniu projektu do przodu. Podczas całego projektu niespodziewane wydarzenia, dostosowania budżetu, a nawet pogoda, mogą zaburzyć równowagę. Osoby oszacowujące projekt współpracują z pracownikami na miejscu budowy — takimi jak inspektor Paul Cook, który nadzoruje wszystko, co się dzieje na budowie — aby projekt był realizowany zgodnie z harmonogramem i budżetem, niezależnie od napotkanych komplikacji.

„Mapa powrotu na właściwe tory jest poparta wszystkimi naszymi danymi: naszymi szczegółowymi oszacowaniami, naszym startem. Aby pomóc im w zrozumieniu sytuacji i podjęciu decyzji, jak chcą wydać swoje pieniądze”, mówi Dull.

Cook podkreśla, w jaki sposób narzędzia online mogą pomóc w tym procesie. „Arkusze kalkulacyjne pokażą nam, jak podjęte decyzje wpłyną na czas realizacji i pieniądze. Na tej podstawie możemy podjąć działania korygujące”, mówi Cook.

Klucze do sukcesu

Wszystko, co robią pracownicy firmy McCownGordon, ma na celu zbudowanie i utrzymanie zaufania klientów. „To zaufanie jest kluczowe”, mówi Dull. „Wiąże się to z tym, jaką firmą jesteśmy. Z naszymi podstawowymi wartościami integralności, wydajności i relacji. Bez zbudowania tego zaufania i przekonania klienta, że może na nas polegać, że troszczymy się o jego dobro, nie wyróżnialibyśmy się jako firma”.

Odpowiednie zarządzanie i analiza danych (w języku angielskim) są kluczowe dla sukcesu firmy takiej jak McCownGordon. Jak ujął to Cook: „Istotą biznesu jest czas i pieniądze. Jeśli nie będziemy zorganizowani, zmarnujemy jedno i drugie”.

Informacje o autorze

Zespół Centrum rozwoju skupia się na pomaganiu Tobie w uruchomieniu Twojej własnej firmy, zarządzaniu nią i jej prowadzeniu.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.