Opis wyboru odpowiedniego oprogramowania intranetowego dla firmy

Mężczyzna korzystający z ekranu zainstalowanego na ścianie w serwerowni

Sam Marshall, gościnny autor Microsoft

Tak jak w wielu sytuacjach w biznesie, aby wybrać odpowiednie oprogramowanie intranetowe, należy zacząć od ważnych wyników i cofać się od tego punktu.

Nawet jeśli ma to być tylko jednostronnicowy plan, przygotuj przypadek biznesowy dla swojego intranetu oraz to, jak ma on zmienić sposób pracy użytkowników. Rozmowy z osobami biorącymi udział w projekcie i pracownikami pozwolą zrozumieć, co jest najważniejsze. Koszty intranetu mogą się różnić od kilku do kilkuset złotych na osobę, więc przybliżona świadomość korzyści ułatwi opracowanie proporcjonalnego budżetu.

Potem wybór sprowadza się do funkcji, dostawcy i wymagań technicznych.

Funkcje

Wszystkie oprogramowania intranetowe zapewniają możliwość tworzenia stron i publikowania wiadomości. Niemal wszystkie mają funkcje społecznościowe, takie jak polubienia, komentarze i udostępnianie. Upewnij się, że wszystko dobrze działa także na urządzeniach przenośnych.

Tym, co zwykle różni oprogramowanie intranetowe, jest łatwość obsługi. Możesz zmienić oznakowanie, ale znacznie trudniej jest zmienić interfejs. Jest to szczególnie ważne dla osób publikujących informacje — jeśli wprowadzanie zmian nie jest proste, intranet szybko przestanie być aktualny.

Niektóre platformy są bardziej elastyczne niż inne, więc jeśli chcesz zintegrować się z innymi systemami lub dostosować ich funkcjonalność, szukaj tych cech we wstępnych fazach.

Dostawcy i partnerzy

Jeśli jesteś początkującym użytkownikiem intranetów, dostęp do właściwej pomocy technicznej może sprawiać większą różnicę niż samo oprogramowanie. Niektórzy dostawcy oferują także usługi. Większe platformy, takie jak SharePoint, działają natomiast za pośrednictwem sieci partnerów. Aspekty, na które warto zwrócić uwagę:

  • Potencjał utworzenia relacji. Czy działają oni dostatecznie lokalnie, aby móc ich łatwo odwiedzić? Czy współpracowali z Twoją branżą i rozumieją jej specyfikę?
  • Usługi. Czy oferują tylko pomoc techniczną, czy też mogą świadczyć doradztwo w zakresie projektu, zawartości i wprowadzania do użytku?
  • Historia oprogramowania. Jak często produkt jest aktualizowany? Czy istnieje aktywna społeczność użytkowników?
  • Historia działalności biznesowej. Jaką renomą cieszy się dana firma? Czy można porozmawiać z jej bieżącymi klientami? Jakie są godziny świadczenia pomocy technicznej?

Wymagania techniczne

Wybór oprogramowania może być ograniczony przez czynniki informatyczne, takie jak zgodność z innymi systemami. Wiele firm lubi standardyzować na podstawie platformy, takiej jak Microsoft.

Korzystanie z intranetu opartego na chmurze ma duże zalety, ponieważ nie musisz martwić się o serwery, aktualizacje i pojemność. Tę opcję mogą jednak uniemożliwiać ograniczenia dotyczące zabezpieczeń lub nakładane wymogami prawnymi.

Pokaz i wybór

Po sporządzeniu ostatecznej listy kandydatów zaplanuj pokazy, aby poznać sposób działania produktów. Na początek może to być spotkanie w sieci Web, ale później warto wypracować bezpośrednie dobre stosunki z dostawcą. Poproś o własną przestrzeń pokazową, aby móc bezpośrednio wypróbować produkt.

Gdy wszystko będzie gotowe do sporządzenia formalnej oferty, poświęć czas na wyjaśnienie oczekiwanych wyników biznesowych. Przedstaw niektóre scenariusze korzystania z intranetu przez użytkowników. Zapewni to dostawcy więcej kontekstu niż lista funkcji i prawdopodobnie będzie można osiągnąć wyniki w inny sposób zasugerowany przez dostawcę.

Ostateczny wybór

Wybór oprogramowania intranetowego łatwego w utrzymaniu i rozwoju jest ważny. Nie przywiązuj jednak zbyt dużej wagi do samych funkcji: o długoterminowym sukcesie intranetu w dużo większej mierze decyduje zawartość, więc wybierz platformę pozwalającą skupić się właśnie na tym.

Sam Marshall jest właścicielem firmy ClearBox Consulting. Publikuje tweety w kanale @sammarshall

Informacje o autorze

Sam Marshall jest właścicielem firmy ClearBox Consulting. Zamieszcza tweety pod hashtagiem @sammarshall

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Business Tech

Tworzenie czytelnych schematów organizacyjnych w firmie

Przeczytaj więcej
Business Tech

3 sposoby na wykorzystanie rozwiązań do konferencji wideo do poprawy funkcjonowania firmy

Przeczytaj więcej
Business Tech

Pięć powodów, dla których Twoja firma potrzebuje intranetu

Przeczytaj więcej
Business Tech

Przyszłość spotkań — ulepszanie współpracy zespołu dzięki sztucznej inteligencji

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.