Rozwijanie firmy przez poprawę komunikacji w miejscu pracy

Kobieta wskazująca duży ekran i mówiąca do grupy osób z laptopami

Nie jest tajemnicą, że zła komunikacja jest dla organizacji szkodliwa, zaskakujące jednak bywa to, jak bardzo jest szkodliwa. Z badania „The Cost of Poor Communications” (Koszt słabej komunikacji), do którego odwołuje się organizacja Society of Human Resource Management (SHRM), wynika, że „wśród objętych ankietą 400 firm zatrudniających po 100 000 pracowników każda z nich odniosła średnią roczną stratę w wysokości 62,4 mln USD z powodu niewystarczającej komunikacji skierowanej do pracowników i między pracownikami”. Mimo że rozmiar Twojej małej firmy stanowi zaledwie ułamek wielkości firm uwzględnionych w tym badaniu, nie jest ona odporna na skutki niewystarczającej komunikacji.

W rzeczywistości ze względu na to, że jej pracownicy pełnią najprawdopodobniej bardziej zróżnicowane role i muszą realizować szerszy zakres obowiązków niż pracownicy tych większych organizacji, przejrzyste komunikowanie się — i to w sposób najlepiej odpowiadający zespołowi — może być dla małej firmy jeszcze ważniejsze. Na szczęście dostępnych jest mnóstwo technologii i informacji pomagających zapewnić i podtrzymać otwarte kanały komunikacji z osobami, na których najbardziej polegasz.

Korzystaj z technologii — ale nie ze WSZYSTKICH technologii

Technologia jest bez wątpienia wspaniała, ale rozwiązania technologiczne powinno się wybierać i stosować rozważnie. Zamiast używać do komunikacji wewnętrznej oddzielnego intranetu dla pracowników, intranetu społecznościowego, obszaru roboczego do zarządzania projektami, komunikatora, prywatnych czatroomów, poczty e-mail, kanału wideo itp., wybierz rozwiązanie, które zapewnia wszystko, co jest potrzebne, w jednym wygodnym miejscu. Pozwoli to zmniejszyć zamieszanie i zwiększyć szanse na to, że pracownicy będą faktycznie korzystać z udostępnionych im narzędzi. Ale które narzędzia są naprawdę potrzebne?

  • Poczta e-mail: w dzisiejszych czasach poczta e-mail jest nieodzowna. Nie ma lepszego sposobu na dotarcie do osób wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Koniecznie jednak wybierz klienta poczty e-mail opartego na chmurze. Takie rozwiązanie zapewnia nie tylko dostęp do wiadomości na dowolnym urządzeniu, ale też kopię zapasową wiadomości w chmurze oraz zawsze aktualne zabezpieczenia.
  • Obszar roboczy do współpracy: dzięki możliwości komunikowania się za pomocą komunikatora i wideokonferencji oraz udostępniania plików i współpracy nad nimi w czasie rzeczywistym bezpieczna i wydajna aplikacja obszaru roboczego może zapewnić pracownikom narzędzia do współpracy przy projektach, omawiania problemów, udostępniania dokumentów oraz wzmacniania zaufania i relacji służbowych, co pozwala rozwijać kulturę pracy niezbędną do odniesienia sukcesu. Ponadto umożliwiając pracownikom realizacje wszystkich tych zadań za pomocą aplikacji na komputerach stacjonarnych, laptopach, tabletach czy telefonach, możesz zatrudniać najlepszych pracowników bez względu na to, czy mieszkają w pobliżu, czy po drugiej stronie świata.
  • Rozwiązania do zarządzania przepływami pracy i zadaniami: utrzymywanie porządku ma kluczowe znaczenie dla każdej organizacji, ale w małej firmie z ograniczonym personelem priorytety mogą się szybko zmieniać, powodując zamieszanie i obniżając wydajność. Jednak oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy i zadaniami pozwala opracowywać plany projektów, dzięki którym wszyscy członkowie zespołu rozumieją wyznaczone priorytety oraz to, jakie zadania należy wykonać i kiedy, a nawet zapewnia aktualizacje stanu i umożliwia osobom z tego samego zespołu udostępnianie plików.

Zapytaj pracowników, czego oczekują i potrzebują

Chociaż kultury pracy rozwijają się organicznie, utworzenie prawdziwie integracyjnej, wspierającej wydajność i ułatwiającej współpracę przestrzeni z dobrą atmosferą wymaga pewnych działań. Z niedawnego badania Instytutu Gallupa wynika, że „70% amerykańskich pracowników nie jest zaangażowanych w pracy”, a brak zaangażowania może wytwarzać w pracy apatyczną, bezproduktywną, a nawet negatywną atmosferę.

Niestety w przypadku bezpośrednich pytań wiele osób nie udziela przemyślanych, szczerych odpowiedzi — być może obawiają się braku anonimowości lub po prostu potrzebują czasu na rozważenie tematu. Dlatego warto udostępnić przestrzeń potrzebną do udzielania prawdziwych, szczerych odpowiedzi, używając aplikacji, która Tobie zapewnia łączność z pracownikami, a im daje szansę odpowiadania we własnym tempie. Wybierając aplikację, warto szukać takiej, która pozwala na bezproblemowe planowanie wydarzeń dla pracowników, zwracanie się o informacje do małych grup lub dużych zespołów, a nawet opracowywanie ankiet, wysyłanie ich do kogokolwiek i zbieranie odpowiedzi (anonimowo lub w sposób jawny) w czasie rzeczywistym. Umożliwiając komunikowanie się z zespołem oraz ustalanie, co pracownicy myślą o firmie i jakie mają potrzeby, taka aplikacja pomaga stworzyć kulturę, w której wszyscy czują się mile widziani i spełnieni.

Jak się skutecznie komunikować

Umiejętności związanych ze skuteczną komunikacją naucza się na uczelniach wyższych i na seminariach dla kadry kierowniczej, ale do czasu zdobycia dyplomu czy powrotu do biura i zanurzenia się w „prawdziwym świecie” są one już zwykle zapomniane. Można by przedstawić wiele porad dotyczących poprawiania komunikacji, ale najlepsze z nich są często te najprostsze. Na przykład:

  • Zadbaj o przejrzysty przekaz oraz prosty język i unikaj żargonu. Chociaż znajomość żargonu w zespole może być oczywista, i tak utrudnia on zrozumienie przekazu. W rzeczywistości używanie żargonu jest tak szkodliwe, że wiele uczelni zaczyna nauczać studentów na kierunkach biznesowych, jak wysławiać się bez niego, a rząd Stanów Zjednoczonych założył witrynę PlainLanguage.gov mającą pomagać pracownikom administracji publicznej w tworzeniu dokumentów, które „ułatwią społeczeństwu czytanie, rozumienie i używanie komunikatów rządowych”.
  • Wychodź na przeciw oczekiwaniom zespołu. Jeśli z danych wynika, że pracownicy najczęściej komunikują się za pośrednictwem tradycyjnych wiadomości tekstowych lub wideo wysłanych za pomocą poczty e-mail — wybieraj tę formę komunikacji. Jeśli z ankiety wynika, że w przypadku przekazywania ważnych informacji wolą spotkania osobiste lub spotkania transmitowane na żywo — wybieraj tę formę. W końcu według artykułu w serwisie LinkedIn „komunikacja wewnętrzna jest wskazywana jako kluczowy czynnik sukcesu w przypadku niemal 79% organizacji”. Dlatego pozostawanie w kontakcie z zespołem i przekazywanie informacji w sposób zapewniający, że dotrą do odbiorców, ma kluczowe znaczenie. Pozwala to też oszczędzać czas.
  • W przypadku ważnych ogłoszeń, ważnych wiadomości firmowych lub innych istotnych przekazów (takich jak zmiany świadczeń) należy postępować zgodnie z szablonem planu komunikacji — tak jak w przypadku ogłoszeń skierowanych na zewnątrz. Pomoże to zagwarantować, że przekaz (pisemny czy ustny) jest jasny i zawiera wszystkie istotne informacje. Ponadto po przygotowaniu przekazu ktoś zaufany powinien go jeszcze zredagować.
  • Słowa warto podkreślić obrazem. Według organizacji Social Science Research Network „65% z nas przyswaja informacje wizualnie”, a z badania przeprowadzonego przez firmę 3M wynika, że „obrazy możemy przetwarzać 60 000 razy szybciej niż tekst”, dlatego każde przedstawienie zespołowi obrazu, wykresu, grafu, filmu, infografiki lub innego graficznego przykładu tego, co jest potrzebne, pożądane lub jest celem działań firmy, poprawi zrozumienie.

Nie ma oczywiście jednego uniwersalnego podejścia do tego, jak poprawić komunikację i zaangażowanie wśród pracowników, ale podejmując próby stosowania nowych technologii i nowych rozwiązań w komunikacji biznesowej, można uniknąć nieporozumień, łagodzić pogłoski i oszczędzać czas — a nawet poprawić pracę zespołu oraz opinię o organizacji wśród pracowników i zwiększyć zyski. Warto wspomnieć, że z raportu organizacji Aon Hewitt wynika, iż „przy wzroście zaangażowania pracowników w organizacji o 1% można spodziewać się dodatkowego wzrostu sprzedaży o 0,6%”. Tak więc wszelkie działania podjęte w celu zwiększenia zaangażowania pracowników na pewno się zwrócą.

Informacje o autorze

Zespół Centrum rozwoju skupia się na pomaganiu Tobie w uruchomieniu Twojej własnej firmy, zarządzaniu nią i jej prowadzeniu.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Grow my business

Nie trać kontaktu: 4 sposoby na łatwe zarządzanie kontaktami

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.