Koordynowanie zadań za pomocą łatwego w użyciu oprogramowania do zarządzania zadaniami

W przypadku niektórych osób dobra organizacja to sposób na życie. Posiłki i listy zakupów mają zaplanowane z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Śledzą wszystkie swoje projekty służbowe i zawsze wiedzą, co należy zrobić w danym momencie, co będzie do zrobienia w następnej kolejności i czego muszą dopilnować. Ponadto ZAWSZE dotrzymują terminów. Jednak ci z nas, którzy mają problemy z zarządzaniem czasem, na przykład kierownicy dużych projektów obejmujących wielu uczestników lub osoby potrzebujące po prostu lepszej metody śledzenia na bieżąco list zadań do wykonania, mogą uzyskać dodatkową pomoc dzięki menedżerowi zadań.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami nie tylko ułatwia wydajniejszą pracę i ustalanie priorytetów dotyczących projektów (dla siebie i innych osób), ale także pozwala uzyskać lepszą równowagę między pracą i życiem osobistym (ponieważ zdejmuje stres związany z zadaniami, których zapomniało się wykonać w pracy).

Oczywiście pragniesz korzystać z najlepszego menedżera zadań. Jeśli jednak zarządzanie zadaniami jest dla Ciebie nowym zagadnieniem, dokładne zrozumienie, jakie funkcje będą dla Ciebie przydatne, może być trudne. Spójrzmy zatem na kilka istotnych funkcji, a także na to, jak mogą one usprawnić Twoje metody współpracy z innymi osobami i samodzielnej pracy.

  • Centrum projektowe: Mając wszystkie projekty w jednym miejscu, możesz śledzić zadania w ramach jednego lub wielu projektów, a także zadania zespołu, z którym współpracujesz. Centrum powinno umożliwiać przejrzyste wyświetlanie postępów wszystkich uczestników projektów – dzięki temu nigdy nie będą oni zaskoczeni tym, co należy wykonać w danym momencie, w następnej kolejności i na kiedy jest zaplanowane ukończenie całego projektu.
  • Akceptacja zadań: Jeśli jesteś kierownikiem projektu lub zespołu, Twoje rozwiązanie do zarządzania zadaniami powinno umożliwiać wszystkim uczestnikom projektu akceptowanie swoich zadań i równocześnie pozwalać wszystkim innym osobom sprawdzanie, kto zobowiązał się do wykonania poszczególnych prac. Pozwoli to uniknąć dezorientacji w zakresie odpowiedzialności za poszczególne zadania i powielania wysiłków przy ich wykonywaniu.
  • Wyzwalacze zadań zależnych: W dobrym centrum ukończenie jednego zadania powinno skutkować powiadomieniem osoby odpowiedzialnej za następne zadanie, że jej pliki są gotowe i czas rozpocząć nad nimi pracę. Na przykład, jeśli pracujesz w branży architektonicznej lub budowlanej, oznaczenie ukończenia Twoich projektów budowlanych w menedżerze zadań może powodować automatyczne powiadomienie Twojego współpracownika, że musi w tym momencie zająć się zadaniem przesłania tych projektów do odpowiedniego urzędu w celu uzyskania zgody na budowę — dzięki temu przepływ pracy będzie kontynuowany.
  • Aplikacja menedżera zadań: Współcześni pracownicy wykonują wiele zadań zdalnie i w ruchu, dlatego więc jedynym sensownym wyborem jest menedżer zadań działający zarówno na komputerze przenośnym lub stacjonarnym, jak i na telefonie lub tablecie. Dzięki aplikacji do zarządzania zadaniami zapewniającej dostęp do tych samych informacji, które są dostępne na komputerze w biurze, możesz śledzić projekty z dowolnego miejsca.
  • Miejsce do magazynowania plików: Oprogramowanie do zarządzania zadaniami, które umożliwia także przechowywanie i organizowanie plików zasobów, takich jak dokumenty, arkusze kalkulacyjne i obrazy, pozwala łatwiej zagwarantować, że zawsze pracujesz z odpowiednimi informacjami. Jeszcze bardziej przydatna jest możliwość dołączania określonych plików do poszczególnych zadań. Dzięki niej łatwiej jest uniknąć dezorientacji w tym, które informacje odpowiadają poszczególnym zadaniom.

Dzięki odpowiedniemu menedżerowi zadań łatwiej jest zachować dobrą organizację pracy. Narzędzia umożliwiające przypisywanie zadań do Ciebie i innych osób w Twojej grupie pozwalają łatwo powiadamiać wszystkich o tym, co i kiedy dokładnie należy zrobić. Dzięki funkcji dołączania plików do zadań Twój zespół nigdy nie będzie musiał wyszukiwać odpowiednich plików, danych lub informacji, aby móc rozpocząć nad nimi pracę. Dla członków zespołów, które często podróżują lub pracują zdalnie, dostęp do aplikacji do zarządzania zadaniami pozwoli być na bieżąco z zadaniami podczas podróży do biura lub w trakcie pracy zdalnej. Dzięki temu mogą oni łatwiej utrzymać dobrą wydajność w czasie pracy i lepiej wykorzystać czas wolny.

Informacje o autorze

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Manage my business

5 niezbędnych dodatków do czatu grupowego w pracy

Przeczytaj więcej
Manage my business

Przyszłość planowania: planowanie projektów online w chmurze

Przeczytaj więcej
Manage my business

5 funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, z których nie korzysta Twój zespół

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.