Przyszłość spotkań — ulepszanie współpracy zespołu dzięki sztucznej inteligencji

Zespół składający się z czterech osób współpracujących w sali konferencyjnej

Blair Pleasant, gościnny autor Microsoft

To jasne, że sztuczna inteligencja będzie ważnym elementem tego, jak będziemy się komunikować i współpracować w przewidywalnej przyszłości. Powiązanie technologii sztucznej inteligencji z aplikacjami do komunikacji biznesowej, takimi jak współpraca zespołowa i ujednolicona komunikacja, może zwiększyć wydajność pracowników, zaoszczędzić czas i usprawnić działanie całej firmy.

Sztuczna inteligencja to szeroki obszar składający się z kilku technologii, takich jak:

  • uczenie maszynowe;
  • przetwarzanie języka naturalnego;
  • boty lub aplikacje oprogramowania wykonujące proste i powtarzalne zadania zautomatyzowane;
  • obsługa mowy, w tym zamiana mowy na tekst i tekstu na mowę;
  • robotyka.

Te narzędzia uczą się wraz z upływem czasu i umożliwiają aplikacjom używanie wniosków zebranych na podstawie zachowań z przeszłości i zewnętrznych źródeł danych do wspomagania użytkowników. Technologie sztucznej inteligencji, gdy są używane z funkcjami współpracy zespołu i spotkań, mogą automatyzować zadania i ułatwiać użytkownikom uzyskiwanie dostępu do odpowiednich informacji przedstawianych we właściwym miejscu.

Ulepszanie współpracy zespołu i spotkań — przed, w trakcie i po

Narzędzi sztucznej inteligencji można używać przed spotkaniami i sesjami współpracy zespołowej, w trakcie ich trwania i po ich zakończeniu, aby usprawnić ich przebieg, zaoszczędzić czas, zwiększyć produktywność — i zminimalizować frustrację!

Jedną z przyczyn, dla których spotkania mogą być nieproduktywne, jest to, że na ogół spędzamy wiele czasu, próbując zaplanować spotkanie i znaleźć termin odpowiadający wszystkim uczestnikom. Zamiast marnować czas na dowiadywanie się, kto i kiedy jest dostępny, można używać botów do automatycznego planowania spotkań na podstawie dostępności i kalendarzy osób zaproszonych — mogą one wstępnie wypełniać zaproszenia w kalendarzach, oszczędzając czas i obniżając poziom frustracji. Boty mogą także zidentyfikować inne osoby, które powinny zostać zaproszone do uczestnictwa, na podstawie ich doświadczenia, roli, relacji i podobnych kryteriów.

Sztuczna inteligencja może także zmniejszyć frustrację, uzyskując dostęp do odpowiednich dokumentów i zasobów przed spotkaniami zespołów i w trakcie ich trwania. Przeanalizujmy przykład zespołu projektowego przeprowadzającego cotygodniowe spotkanie, podczas którego są udostępniane, przeglądane i aktualizowane dokumenty oraz rysunki. Przed spotkaniem członkowie zespołu muszą uzyskać dostęp do najnowszej wersji dokumentów. Jednak zwykle istnieje wiele rozproszonych wersji dokumentów i nie wszyscy pracują nad najnowszą wersją. Czy nie byłoby prościej, gdyby, korzystając ze sztucznej inteligencji, oprogramowanie do współpracy zespołu mogło ustalić, które dokumenty są potrzebne, uzyskać dostęp do najnowszej wersji każdego dokumentu i udostępnić ją wszystkim członkom zespołu przed spotkaniem?

W trakcie spotkania narzędzia sztucznej inteligencji mogą automatycznie zidentyfikować i przedstawić dodatkowe istotne informacje i zasoby, takie jak linki internetowe, klipy wideo i dokumenty, które byłyby przydatne na spotkaniu, na podstawie tematu i używanych słów kluczowych. Narzędzia sztucznej inteligencji mogą również sporządzać notatki ze spotkania, tworzyć czynności do wykonania, uzyskiwać zatwierdzenia i przydzielać zadania.

Po spotkaniu za pomocą narzędzi sztucznej inteligencji można monitorować przydzielone zadania i terminy ich wykonania, podsumowywać i transkrybować treść spotkania na tekst oraz zapewniać użytkownikom łatwy dostęp do ważnych informacji na podstawie tematu, gdy wzmiankowano ich imię i nazwisko, i nie tylko.

Spodziewaj się widoku wirtualnych lub cyfrowych asystentów z interfejsem konwersacyjnym, ulepszających ujednoliconą komunikację i funkcje współpracy zespołu, pozwalających pracownikom na nawiązywanie połączeń telefonicznych, wysyłanie wiadomości błyskawicznych do współpracowników lub inicjowanie konferencji wideo za pomocą funkcji sterowania głosem. Na przykład możesz powiedzieć Cortanie, aby skonfigurowała połączenie wideo z Tomaszem i Dominikiem o 16:00 we wtorek lub, jeśli jesteś w korku, możesz nakazać asystentowi powiadomienie zespołu, że spóźnisz się na cotygodniowe spotkanie.

Narzędzia sztucznej inteligencji udostępniają wnioski i wykonują prozaiczne, ale ważne zadania, co pozwala zwiększać wydajność pracowników, ograniczać frustracje użytkowników i osiągać lepsze wyniki biznesowe.

Niezależny analityk branżowy z ponad 18-letnim doświadczeniem, dostarczający analizy i wnioski rynkowe klientom będącym użytkownikami końcowymi i dostawcami. Blair Pleasant to częsty prelegent i uczestnik branżowych konferencji, seminariów internetowych, podkastów oraz innych wydarzeń dotyczących ewoluującej ujednoliconej komunikacji oraz współpracy i kontaktowania się z rynkami centralnymi.

Blogi i artykuły Blaire’a można znaleźć w witrynie http://www.ucstrategies.com, a tweety w serwisie Twitter w kanale @blairplez

Informacje o autorze

Niezależny analityk branżowy z ponad 18-letnim doświadczeniem, opracowujący analizy rynku oraz analizy dla użytkowników końcowych i dostawców. Blair Pleasant często występuje na konferencjach branżowych i seminariach internetowych, w podkastach i innych wydarzeniach związanych z ewolucją ujednoliconej komunikacji i współpracy oraz rynków centrów kontaktów.

Blogi i artykuły Blair można znaleźć na stronie http://www.ucstrategies.com, a jej tweety w serwisie Twitter pod hashtagiem @blairplez

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Business Tech

Tworzenie czytelnych schematów organizacyjnych w firmie

Przeczytaj więcej
Business Tech

3 sposoby na wykorzystanie rozwiązań do konferencji wideo do poprawy funkcjonowania firmy

Przeczytaj więcej
Business Tech

Pięć powodów, dla których Twoja firma potrzebuje intranetu

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.