Stan nowoczesnego spotkania

Spotkania pozostaną częścią życia — czy je lubisz, czy też ich nienawidzisz. Będąc narzędziem komunikacji, spotkanie zapewnia szczegółowe informacje o zespole, powiązania w czasie rzeczywistym i konstruktywne konwersacje. Ale spotkania mogą czasem stać się nieproduktywne. W rzeczywistości Biuro zatrudnienia USA szacuje, że firmy co roku tracą 37 miliardów USD przez zbędne spotkania. Ponieważ obecnie 37% czasu pracownik spędza na spotkaniach, warto rozważyć, jak się spotykamy, aby wykorzystać te informacje w naszych rozwijających się stylach zarządzania i strategiach biznesowych.

Czynnik zadowolenia współczesnego spotkania

Podczas rozpatrywania własnej strategii biznesowej należy uwzględnić twarde i miękkie koszty spotkań, czy to cyfrowych, czy też fizycznych. Bilansowanie korzyści każdego z nich doprowadzi do zintegrowanego podejścia do nowej technologii i tradycyjnych praktyk biznesowych.

W miarę rozwoju technologii rozwijało się też nowoczesne miejsce pracy. W organizacji, gdzie liczy się każda minuta, korzystanie z takich usług, jak konferencje głosowe lub wideokonferencje, zmniejsza zapotrzebowanie pracowników na zarządzanie czasem. Dzięki konferencjom głosowym zarówno pracownicy, jak i pozostali uczestnicy projektu, mogą po prostu dołączyć do konwersacji, udzielić informacji i kontynuować swój dzień pracy, wcale nie opuszczając swojego biura. Dzięki wideokonferencjom nie musisz już zbierać swoich zdalnych pracowników, ponieważ ekrany umożliwiają osobistą rozmowę z wieloma pracownikami w różnych strefach czasowych. Oprócz unifikacji zespołów te zasoby mogą również zastąpić delegacje służbowe, co eliminuje zbędne wydatki.

Oczywiście spotkania twarzą w twarz nadal zapewniają czynnik ludzki, czyli coś, co jest niedostępne przy użyciu wirtualnych interfejsów. Podczas nawiązywania więzi z nowym klientem osobiste spotkanie może zbudować zrozumienie i stworzyć fundament trwałej relacji zawodowej. Pomimo negatywnych opinii prasowych dotyczących spotkań 92% uczestników spotkań ceni je za udostępnianie możliwości wniesienia swojego wkładu, sugerując, że udane spotkanie może być czynnikiem zwiększającym zadowolenie pracownika z pracy. A większe zadowolenie pracownika oznacza mniejszą rotację.

Zgodnie z badaniem firmy Verizon ponad 90% uczestników spotkań przyznało się do marzeń o niebieskich migdałach i pominięcia całego spotkania lub jego części, a 70% powiedziało, że przynosi na spotkania inną pracę. Oczywiste jest, że spotkania, takie jakie znamy, wymagają zmiany. Wyobraź sobie nową wydajność, którą możemy uzyskać, jeśli zupełnie przedefiniujemy koncepcję spotkania.

Zmienianie definicji nowoczesnego spotkania

Nowe technologie, trendy zatrudnienia i zmiany ekonomiczne wpływają na ciągle ewoluujące spotkania. Ostatnie badanie firmy BlueJeans wykazało, że 25% spotkań ma przynajmniej jednego uczestnika korzystającego z mobilnego połączenia wideo. Ten wzrost mobilnego wideo można przypisać do zwiększenia liczby pracowników zatrudnionych na część etatu lub samozatrudnionych. W ciągu ostatnich kilku lat ci pracownicy kontraktowi stanowili około 40,4% nowoczesnej siły roboczej.

Kluczowy produkt na wynos? Aby firmy i ich pracownicy mogli się cieszyć przyszłym sukcesem, dzisiejsze spotkania muszą zostać zintegrowane zarówno z technologią cyfrową, jak i fizyczną.

Ale jak miałoby to wyglądać? Gdzie jest idealne miejsce spotkań, czy to cyfrowych, czy też fizycznych? Odpowiedź nie zawsze jest taka sama dla każdej firmy, ale opracowano pewne innowacje w celu zwiększenia wydajności w organizacjach.

  • Technologie cyfrowe popularyzują proste połączenia nawiązywane jednym dotknięciem, łączące w sobie obraz i dźwięk. Ankiety i telemetria do pomiaru sukcesu i czasu trwania połączenia już wykazały skrócenie czasu nawiązywania połączenia ze średnio trzech minut do poniżej jednej.
  • Postępy technologii fizycznej zapewnią usługę audiowizualną w zależności od typu urządzenia, bez względu na to, czy połączenia są przewodowe, czy bezprzewodowe, wewnątrz sieci korporacyjnych, czy poza nimi. Teoretycznie te ulepszenia zapewnią wysokiej jakości spotkania zarówno uczestnikom zdalnym, jak i pracownikom lokalnym.
  • Niektóre organizacje zastosowały nowe metody, takie jak cyfrowe tablice, aby zapewnić korzystanie z tych ulepszeń. Innowacyjne rozwiązania do współpracy zespołowej, takie jak wyświetlacze z wielodotykiem, interaktywne środowiska piór i pisma odręcznego oraz wbudowane wideokonferencje poprawią stan nowoczesnego spotkania.

Obecnie 28% kierowników uważa spotkania za stratę czasu. Ale, jeśli są efektywnie wykorzystywane, spotkania zapewniają więcej niż zwykłe ramy doskonalenia strategii biznesowej, a ponadto stwarzają możliwości połączeń, innowacji i synergii w ramach zespołu. Bez względu na rolę w organizacji — czy to pracownika, kierownika, czy też osoby samozatrudnionej — wszyscy mogą skorzystać z holistycznego podejścia do spotkań wysokiej jakości.

Informacje o autorze

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Business Tech

3 ważne fakty o rozwiązaniach chmurowych w mobilnym świecie

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.