Czego mogą się nauczyć pracownicy od zespołu IT, aby zapewnić lepszą jakość spotkań w trybie online

Ponieważ coraz więcej pracowników pracuje w domu i w podróży, konferencje wideo stały się głównym sposobem komunikacji dla współpracowników. Spotkania w trybie online stają się coraz ważniejszą częścią codziennej komunikacji i współpracy w firmie.

Współpraca z zespołem IT może przynieść pracownikom korzyści dzięki dobremu przygotowaniu ich do wirtualnych spotkań i wyposażeniu w wiedzę na temat optymalnego korzystania z dostępnych technologii. Może także zaoszczędzić cenny czas zespołu IT, ponieważ ułatwia pracownikom zestawianie udanych konferencji wideo.

Sprawdź wcześniej ustawienia

Przed rozpoczęciem połączenia pracownicy powinni potwierdzić z zespołem IT, że mają niezbędne wtyczki i najnowszą technologię. Ponadto kilka minut przed spotkaniem pracownicy powinni sprawdzić, czy wszystkie dane wejściowe i wyjściowe kamery i mikrofonu są przekazywane za pośrednictwem połączenia.

Zapobiegaj niepotrzebnym opóźnieniom

Powszechnym problemem mogą być opóźnienia oraz brak synchronizacji obrazu i dźwięku, które często wynikają z problemów z łącznością sieciową. Aby ten problem nie wpływał na jakość spotkań, pracownicy mogą poprosić zespół IT o skonfigurowanie takiej jakości usług, która nada priorytet ruchowi sieciowemu w ramach rozwiązania do konferencji wideo dla pracowników wykonujących połączenia z biura. Także liczba połączeń telefonicznych może spowolnić połączenie. Mając to na uwadze, pracownicy — o ile to możliwe —powinni dołączać tylko kluczowych uczestników lub grupować wielu uczestników w ramach jednego połączenia.

Informacje z branży IT mogą poprawić jakość spotkań

Współczesne rozwiązania do prowadzenia wirtualnych konferencji zawierają tak wiele funkcji, że pracownicy nie zawsze wiedzą, jakie mają możliwości podczas spotkań w trybie online. Zespół IT może udzielać pracownikom wskazówek na temat korzystania z czatów na żywo w aplikacjach, wspólnych tablic i narzędzi do bezpośredniego udostępniania plików, aby kolejne połączenia były jeszcze bardziej efektywne.

Opracuj i udostępnij listę wskazówek

Doskonałym sposobem na zwiększenie sukcesu jest współpraca pracowników i zespołu IT przy opracowywaniu wskazówek, które można udostępniać w całej firmie i stosować w celu zapewnienia maksymalnej efektywności wirtualnych spotkań. Każda organizacja jest inna i każda ma własne, wyjątkowe przemyślenia, ale kilka poniższych wskazówek pomoże w stworzeniu listy IT dla pracowników:

        
  • Podczas korzystania z mikrofonu zewnętrznego organizatorzy i uczestnicy spotkań mogą potrzebować przełączenia się z domyślnego, wbudowanego urządzenia audio na mikrofon.
  •     
  • W celu uniknięcia przypadkowego szumu w tle, który zakłóca rozmowę i spowalnia tempo komunikowania się uczestników, pracownicy powinni zachęcać uczestników spotkań, aby wyciszali swoje mikrofony, kiedy nic nie mówią.
  •     
  • Osoby, którzy zamierzają udostępniać swój ekran, powinny sprawdzić wszystko z wyprzedzeniem, aby uniknąć niespodzianek podczas spotkania. Wyciąganie kart czy próby otwierania plików podczas spotkania mogą spowolnić połączenie i spowodować opóźnienia ekranu.

Informacje o autorze

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Business Tech

Archiwizowanie wiadomości e-mail — 5 zalet sprawiających, że to najlepsza nieużywana funkcja poczty e-mail

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.