Co musi wiedzieć firma o archiwizowaniu wiadomości e-mail

Dla większości pracowników biurowych wysyłanie wiadomości e-mail i odpowiadanie na nie nie jest już ustalonym zadaniem, ale czymś, co robi się ciągle i (przynajmniej w niektórych przypadkach) niemal automatycznie — prawie jak oddychanie. Wystarczy spojrzeć na liczby: do końca tego roku wyślemy i otrzymamy ponad 215 miliardów wiadomości e-mail. Do końca 2020 roku? Ponad 257 miliardów.

To bardzo dużo wiadomości e-mail.

To także dużo ważnych informacji. Pomyśl o wszystkich dokumentach, obrazach i danych przechowywanych w przeciętnej skrzynce odbiorczej — nie wspominając już o kluczowej korespondencji, sesji burzy mózgów i podjętych decyzjach. Czy Twoja firma wszystko, co trzeba, aby chronić tę własność intelektualną? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o pewnych aspektach archiwizowania wiadomości e-mail, które powinna rozważyć rozwijająca się firma.

Kwestie związane ze zgodnością z przepisami

Zacznijmy od podstaw. Archiwizowanie wiadomości e-mail jest dokładnie tym, czym się wydaje: to proces zachowywania wiadomości e-mail z możliwością ich przeszukiwania. Bardzo często jest to wymagane przez przepisy prawa.

Dziesięć lat temu ustanowiono regulacje, które wymagają, aby wszystkie firmy przechowywały elektroniczne kopie swoich danych biznesowych, w tym wiadomości e-mail. W przypadku pozwu sądowego wszystkie informacje powinny być łatwo dostępne — co oznacza, że zwykła kopia zapasowa to za mało. Innymi słowy, wytłumaczenie „Nie mogę znaleźć tego pliku” nie jest akceptowalne.

Niektóre firmy muszą także spełniać wymagania dodatkowych przepisów. Na przykład spółki giełdowe muszą zachować zgodność z ustawą Sarbanesa-Oxleya z 2002 roku, a firmy ubezpieczeniowe i świadczące usługi opieki zdrowotnej muszą spełniać wymagania regulacji HIPAA.

Rozwiązanie lokalne czy hostowane?

W przypadku firmy archiwizowanie wiadomości e-mail oznacza przechowywanie każdej wiadomości e-mail wysłanej i otrzymanej przez każdego pracownika — nawet tych wiadomości, które zostały usunięte z indywidualnych skrzynek odbiorczych. Gdzie jednak mają być one przechowywane?

Pierwsza opcja polega na skonfigurowaniu serwera lokalnego, aby wszystkie wiadomości e-mail były przechowywane na miejscu. Ta metoda zapewnia największą elastyczność, ponieważ masz największą kontrolę nad platformą i możesz zapisywać informacje dokładnie tak, jak chcesz. Jednak jest to kosztowne — zarówno w przygotowaniu, jak i w bieżącej konserwacji. Trzeba skonfigurować i zainstalować serwery fizyczne i zapłacić pracownikom działu IT za zarządzanie nimi.

Inną opcją jest wybranie rozwiązania hostowanego, gdzie płacisz firmie zewnętrznej za przechowywanie wiadomości e-mail Twojej firmy. Ta metoda umożliwia uzyskiwanie dostępu do informacji za pośrednictwem chmury i eliminuje wysokie koszty związane z serwerem lokalnym. Jednak zmniejsza ona również kontrolę, ponieważ określone funkcje platformy są uzależnione od dostawcy.

Żadna z tych opcji nie jest w zasadzie bezpieczniejsza od drugiej. Wybór między nimi dwiema sprowadza się do konkretnych wymagań. Czy Twoja firma ma wolne środki finansowe i potrzebuje wysokiego poziomu kontroli nad przechowywaniem? Jeśli tak, warto rozważyć opcję lokalną. W przeciwnym razie zaoszczędź pieniądze, korzystając z usług firmy zewnętrznej.

Dodatki i gadżety

Niezależnie od tego, czy wybierzesz rozwiązanie lokalne, czy hostowane, istnieją pewne dodatkowe funkcje, o których warto pomyśleć. Jeśli na przykład chcesz zapewnić swoim pracownikom możliwość przeszukiwania przeszłych wiadomości e-mail — nawet sprzed dekady — rozważ zaimplementowanie dostępu z pulpitu. Wszystkie te przechowywane informacje nie muszą tylko czekać na wykorzystanie w jakimś przyszłym postępowaniu prawnym.

A co z innymi formami komunikacji? Jeśli chcesz, możesz także archiwizować rozmowy telefoniczne, wiadomości błyskawiczne i tweety.

Przed podjęciem decyzji o wyborze i sposobie używania platformy, poświęć czas na dokładne rozważenie wszystkich potrzeb i wymagań swojej firmy.

Informacje o autorze

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz
Powiązana zawartość
Business Tech

Znajdź funkcje usługi poczty e-mail idealne dla potrzeb swojej firmy

Przeczytaj więcej

Centrum rozwoju nie stanowi profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.