Com Power Apps e Office 365, Centro de Excelência Votorantim empodera funcionários e aumenta em 288% o envio de feedbacks

O Centro de Excelência Votorantim atua com a prestação de serviço para as empresas da Votorantim em uma estrutura formada pelos Centros de Serviços Compartilhados (CSC) com atuação na prestação de serviços de BackOffice nas áreas de finanças, contabilidade e tributos e recursos humanos; Soluções Imobiliárias (CSI) e de Competência em Tecnologia da Informação (TI).

A empresa reúne aproximadamente 900 empregados em suas unidades de São Paulo e Curitiba, no Brasil, e em Lima, no Peru.

Desenvolvimento, autodesenvolvimento e reflexão

Foi com foco na experiência dos empregados e no fortalecimento da cultura de feedback atrelada aos atributos de cultura (Resultados, Relações, Aprendizado e Ordem) que o Centro de Excelência Votorantim revisitou processos da área de Desenvolvimento Humano Organizacional (DHO) e identificou a oportunidade de ganhos de uma ferramenta de feedback. 

“O princípio de tudo visava fomentar a expressão espontânea, livre, sigilosa para construir uma ferramenta que trouxesse visibilidade, mas também confidencialidade. Uma ferramenta de desenvolvimento, autodesenvolvimento e reflexão para as pessoas”, afirma Malu Menon, líder de Produtos Digitais de RH do Centro de Excelência Votorantim.

Em 2019, foi realizado um Hackathon interno com o envolvimento de equipes internas multidisciplinares, quando foi desenvolvida uma primeira versão da ferramenta e batizada como “Hi!”.

Power Automate integrado com Office 365 gerando um ambiente simples e otimizado

“Em termos de cultura a plataforma funcionou, mas não estávamos satisfeitos com a usabilidade, extração e manipulação dos dados. O Office 365 atendeu a essas demandas e ficava tudo integrado, e isso fez os números de uso da ferramenta crescerem muito”, conta Malu.

Em 2021, o setor de DHO se aproximou da TI para reformular o “Hi!” e evoluir a ferramenta, foi quando surgiu a possibilidade de levar a ferramenta para o ambiente Microsoft.

A base de dados da ferramenta ficou no Sharepoint, o aplicativo em Power Apps, integrado com o Microsoft Teams e o Office 365, com fluxos do Power Automate com automações dentro da aplicação e visualização pelo Power BI. 

“Levamos aproximadamente 5 meses para fazer o redesenho na tecnologia atual e tombar os dados. É um novo ‘Hi!’, com uma nova estética e com o mesmo histórico. Trabalhamos com a evolução contínua da ferramenta, não tivemos indisponibilidade e nos dá pouco trabalho, pois é de baixa manutenção”, avalia Cleber Bueno, consultor de TI do Centro de Excelência Votorantim.

Ganho econômico e objetivo alcançado

Com a mudança de estrutura, a quantidade de envios de feedback quase triplicou com um aumento de 288% se comparada a meses anteriores, assim como a média de envios – um ganho muito significativo em termos de usabilidade.

Os benefícios foram perceptíveis rapidamente, com um visual mais moderno e a interação com o Teams, a ferramenta se tornou algo bem próprio do dia a dia da empresa, fortalecendo a cultura de feedback que a iniciativa buscava fomentar desde o início. 

“O ambiente facilitou muito a nossa vida, a estética mais amigável, não precisa fazer login pois está integrado, não precisamos recorrer a bases manuais, até mesmo pela expectativa de tudo que ainda podemos criar. Nossa satisfação é 100%”, afirma Cristal Milani, analista de DHO do Centro de Excelência Votorantim.

A ferramenta reconhece a entrada de um novo profissional na companhia na base de dados e envia uma notificação com tudo explicado sobre a cultura de feedback, com tudo ativado, outro fluxo é um aviso que os profissionais recebem quando faz mais de 30 dias que não há envio ou recebimento de feedbacks, também tem um botão de like. Dentro da plataforma há a possibilidade de colocar uma tela com o significado de cada competência e trazer uma dica, espaço que foi batizado de “Inspire-se”.

“Conseguimos trazer muito resultado para o DHO com uma maior visibilidade para esses dados de feedback, não temos acesso ao conteúdo, só ao volume de feedbacks, e o funcionário tem a liberdade para compartilhar com alguém ou não”, conta Cristal.

O Centro de Excelência Votorantim conseguiu concretizar seus objetivos e empoderou sua cultura de feedback com o uso de ferramentas Microsoft, com uma prática de feedback diária em que todos podem ajudar no desenvolvimento de todos, sem hierarquização e que gera um conteúdo para o próprio funcionário usar como quiser.

No fim do ano de 2022 ainda foi lançada uma retrospectiva em que cada funcionário pôde relembrar seus feedbacks, refletir sobre suas competências e inclusive checar como foram os anos anteriores. Com a ferramenta estabelecida e a satisfação com o processo, agora a empresa trabalha na melhoria constante da tecnologia com suporte da tecnologia Microsoft.