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Criar um fluxo do processo empresarial

Este tópico mostra como criar um fluxo do processo de negócios com o Dynamics 365 ou o Dynamics CRM. Você deve ter o Atualização de dezembro de 2016 para Dynamics 365 (online e local) para usar o Dynamics 365. Para saber mais sobre como usar fluxos de processo empresarial, consulte Visão geral dos fluxos do processo empresarial. Para obter informações sobre como criar um fluxo de tarefa móvel, consulte Criar um fluxo de tarefas móvel.

Quando um usuário inicia um fluxo do processo empresarial, os estágios e as etapas do processo são exibidos na barra de processo na parte superior de um formulário:

O Dynamics 365 e o Dynamics CRM vem com vários fluxos do processo de negócios prontos para usar para cenários de negócios comuns. Adicione-os ao seu sistema e use como estão, ou modifique-os para se ajustarem às suas necessidades de negócios. Para descobrir como adicionar os fluxos do processo de negócios fáceis de usar, consulte Adicionar processos empresariais prontos para uso.

Criar um fluxo do processo empresarial no Dynamics 365

  1. Certifique-se de ter o direito de acesso Administrador do Sistema ou Personalizador de Sistema ou permissões equivalentes.


    Dica

    No Dynamics 365, depois que você criar uma definição de fluxo do processo de negócios, é possível fornecer controle sobre quem pode criar, ler, atualizar ou excluir a instância do fluxo do processo de negócios. Por exemplo, para processos relacionados a serviços, você pode fornecer acesso total aos representantes de serviço do cliente para alterar a instância do fluxo do processo de negócios, mas fornecer acesso somente para leitura para a instância para os representantes de venda, de forma que eles possam monitorar as atividades pós-venda para seus clientes. Para definir segurança para um fluxo do processo de negócios que você cria, clique em Habilitar Funções de Segurança na barra de ação.


    Verifique sua função de segurança

    1. Siga as etapas em Exibir seu perfil de usuário.

    2. Não possui as permissões corretas? Entre em contato com o administrador do sistema.

  2. Vá para Configurações > Processos.

  3. Na barra de ferramentas Ações, clique em Novo.

  4. Na caixa de diálogo Criar Processo, preencha os campos obrigatórios:

    • Insira um nome de processo. O nome do processo não precisa ser exclusivo, mas deve fazer sentido para as pessoas que precisam escolher um processo. Você pode modificar isso depois.

    • Na lista Categoria, selecione Fluxo do Processo Empresarial.

      Depois de criar o processo, você não pode mudar a categoria.

    • Na lista Entidade, selecione a entidade na qual você deseja basear o processo.

      A entidade selecionada afeta os campos disponíveis para as etapas que podem ser adicionadas ao primeiro estágio de fluxo de processo. Se você não encontrar a entidade esperada, certifique-se de que a entidade tenha a opção Fluxos do processo empresarial (os campos serão criados) definidos na definição da entidade. Você não pode mudar isso depois de salvar o processo.

  5. Escolha OK.

    O novo processo é criado e o designer do fluxo do processo de negócios é aberto com um estágio único já criado para você.

  6. Adicionar estágios. Se seus usuários irão progredir de um estágio de negócios para outro no processo:

    1. Arraste um componente do Estágio da guia Componentes e solte-o em um sinal + no designer.

    2. Para definir as propriedades de um estágio, clique no estágio e defina as propriedades na guia Propriedades no lado direito da tela:

      • Informe um nome para exibição.

      • Se quiser, selecione uma categoria para o estágio. A categoria (como Qualificar ou Desenvolver) aparece como uma divisão na barra do processo.


      • Quando terminar de alterar as propriedades, clique no botão Aplicar.

  7. Adicionar etapas a um estágio. Para ver as etapas de um estágio, clique em Detalhes no canto inferior direito do estágio. Para adicionar mais etapas:

    1. Arraste o componente da Etapa para o estágio da guia Componentes.

    2. Clique na etapa e, em seguida, defina as propriedades na guia Propriedades:

      1. Insira um nome para exibição para a etapa.

      2. Se quiser que os usuários insiram os dados para concluir uma etapa, selecione o campo apropriado na lista suspensa.

      3. Selecione Obrigatório se os usuários devem inserir o campo para concluir a etapa antes de ir para o próximo estágio do processo.

      4. Clique em Aplicar quando concluir.

  8. Adicione uma ramificação (condição) ao processo. Para adicionar uma condição de ramificação:

    1. Arraste o componente Condição da guia Componentes para um sinal + entre dois estágios.

    2. Clique na condição e, em seguida, defina as propriedades na guia Propriedades. Para obter mais informações sobre as propriedades de ramificação, consulteTechNet: Aprimorar fluxos do processo de negócios com ramificação. Quando terminar de definir as propriedades da condição, clique em Aplicar.

  9. Adicionar um fluxo de trabalho. Para chamar um fluxo de trabalho:

    1. Arraste um componente Fluxo de trabalho da guia Componentes para um estágio ou para o item Fluxo de Trabalho Global no designer. Qual você irá adicionar, dependerá do seguinte:

      • Arraste-o para um estágio quando quiser acionar o fluxo de trabalho na entrada ou sair do estágio. O componente do fluxo de trabalho deve ser baseado na mesma entidade principal do estágio.

      • Arraste-o para o item do Fluxo de Trabalho Global quando quiser acionar o fluxo de trabalho quando o processo for ativado ou quando o processo for arquivado (quando o status for alterado para Concluído ou Abandonado). O componente do fluxo de trabalho deve ser baseado na mesma entidade principal do processo.

    2. Clique no fluxo de trabalho e, em seguida, defina as propriedades na guia Properties:

      1. Informe um nome para exibição.

      2. Selecione quando o fluxo de trabalho deverá ser acionado.

      3. Procure um fluxo de trabalho ativo sob demanda existente que corresponda à entidade do estágio ou crie um novo fluxo de trabalho, clicando em Novo.

      4. Clique em Aplicar quando concluir.

        Para obter informações sobre fluxos de trabalho, consulte TechNet: Processos do fluxo de trabalho.

  10. Para validar o fluxo do processo de negócios, clique em Validar na barra de ação.

  11. Para salvar o processo como rascunho enquanto continua trabalhando nele, clique em Salvar na barra de ação.


    Importante

    Enquanto um processo for rascunho, as pessoas não poderão usá-lo.


  12. Para ativar o processo e disponibilizá-lo para a equipe, clique em Ativar na barra de ação.


Dica

Aqui estão algumas dicas pra se ter em mente à medida que você trabalha no fluxo de tarefas na janela do designer:

  • Para obter um instantâneo de tudo na janela do fluxo do processo de negócios, clique em Instantâneo na barra de ação. Isso é útil, por exemplo, se você quiser compartilhar e obter comentários sobre o processo de um membro da equipe.

  • Use o minimapa para navegar rápido a partes diferentes do processo. Isso é útil quando você tem um processo complicado que rola ao longo da tela.

  • Para adicionar uma descrição do processo de negócios, clique em Detalhes no nome do processo, no canto esquerdo da janela do fluxo do processo de negócios. É possível usar até 2000 caracteres.


Editar um fluxo do processo empresarial no Dynamics 365

Para editar os fluxos do processo empresarial no Dynamics 365, Vá para Configurações > Processos. e, em seguida, escolha a exibição Fluxos do Processo Empresarial .

Quando você clica no nome do fluxo do processo empresarial que você quer editar, ele abre no designer, onde você pode fazer as atualizações desejadas. Expanda Detalhes sob o nome do processo para renomeá-lo ou adicione uma descrição e exiba informações adicionais.

Criar um fluxo do processo de negócios no Dynamics CRM

  1. Certifique-se de ter o direito de acesso de Gerente, Vice-presidente, Diretor Executivo – Gerente Comercial, Administrador do Sistema ou Personalizador de Sistema, ou permissões equivalentes.

    Verifique sua função de segurança

    1. Siga as etapas em Exibir seu perfil de usuário.

    2. Não possui as permissões corretas? Entre em contato com o administrador do sistema.

  2. Vá para Configurações > Processos.

  3. Na barra de ferramentas Ações, clique em Novo.

  4. Preencha os campos necessários.

    Para Categoria, Fluxo de Processo Empresarial na lista suspensa.

    Para Entidade, selecione o tipo de registro da lista suspensa.

  5. Selecione Novo processo em branco.

  6. Escolha OK.

  7. Digite uma descrição para o processo. É possível usar até 2000 caracteres.

  8. Se os usuários progredirão de um tipo de registro para outro em ordem, clique no botão Mais/Menos e selecione o próximo tipo de registro no processo. Selecione mais tipos de registros a serem usados no processo, se desejar.

  9. Digite um nome para o estágio no processo.

  10. Se desejar, selecione uma categoria do estágio, Qualificar, Desenvolver, Propor, Fechar, Identificar, Pesquisa ou Resolver.

  11. Digite um nome para a primeira etapa no estágio. Para adicionar mais etapas, clique no botão Adicionar e depois digite um nome.

  12. Se desejar que as pessoas possam inserir dados para concluir uma etapa, selecione o campo na lista suspensa. Selecione Obrigatório se as pessoas devem inserir o campo para concluir a etapa e ir para o próximo estágio do processo.

  13. Se desejado, clique no botão Adicionar para adicionar outro estágio. Repita as etapas 9 a 12 até ter adicionado todos os estágios e etapas ao processo.

  14. Para salvar o processo como rascunho, clique em Salvar na parte superior da tela. (Enquanto o processo é um rascunho, as pessoas não poderão usá-lo.) Para ativar de forma que as pessoas possam usá-lo, clique em Ativar.


Anotação

Os fluxos do processo empresarial têm uma maneira simplificada de reutilizar fluxos do processo empresarial existentes como um ponto de partida avançado para novos fluxos do processo empresarial. Quando você seleciona o Fluxo do Processo Empresarial, como Categoria, não há opção disponível para definir o valor Tipo assim como outros tipos de processos. Em vez disso, ao abrir um fluxo do processo empresarial existente, você encontrará um botão Salvar Como na barra de comandos. Isso criará um novo fluxo do processo empresarial que é o mesmo que um atributo existente, exceto que o texto (Copiar) será acrescentado ao nome.


Editar fluxos do processo empresarial no Dynamics CRM

Para editar um fluxo de processo empresarial, vá para Configurações > Processos > Fluxos do Processo Empresarial e escolha o fluxo do processo empresarial que você quer editar.

Expanda Detalhes no nome do processo, renomeie-o ou adicione uma descrição, e exiba as informações adicionais.

Ao configurar um fluxo de processo empresarial, você poderá editá-lo e adicionar estágios e etapas. Para o procedimento completo de edição de um fluxo de processos empresarial, consulte o eBook: TechNet: Personalizar um processo empresarial no Dynamics CRM.

Estágios de edição

Os fluxos do processo empresarial podem ter até 30 etapas.

  • Para adicionar um estágio, selecione Inserir estágio abaixo de um estágio e digite um Nome de estágio.

  • Para remover um estágio, selecione-o e clique em X no canto superior direito.

Você pode adicionar ou alterar as seguintes propriedades de um estágio:

  • Nome do Estágio

  • Entidade. É possível alterar a entidade de qualquer estágio, exceto do primeiro.

  • Categoria do Estágio. Uma categoria permite agrupar estágios para um tipo de ação. É útil para relatórios que agrupar registros pelo estágio em que se encontram. As opções para a categoria de estágios são provenientes do conjunto de opções globais Categoria de Estágio. Você pode adicionar opções para esse conjunto de opções globais e modificar as etiquetas das opções existentes, se desejar. Também é possível excluir essas opções se desejar, mas é recomendável manter as opções existentes. Você não poderá adicionar as mesmas opções se você as excluir. Se não quiser que elas sejam usadas, altere a etiqueta para “Não Usar'.

  • Relacionamento. Insira uma relação quando o estágio acima no processo for baseado em uma entidade diferente. Para o estágio que está sendo definido atualmente, selecione Selecionar relações para identificar uma relação a ser usada ao mover entre dois estágios. É recomendado selecionar uma relação para os seguintes benefícios:

    • As relações normalmente possuem mapas de atributos definidos que transferem automaticamente dados entre registros, minimizando a entrada de dados.

    • Ao selecionar Próxima Etapa na barra de processo de um registro, todos os registros que usam a relação serão listados no fluxo de processo, elevando dessa forma a reutilização dos registros no processo. Além disso, você pode usar fluxos de trabalho para automatizar a criação de registros de forma que o usuário apenas os selecione, para simplificar ainda mais o processo.

Editar Etapas

Cada estágio pode ter até 30 etapas.

  • Para criar uma nova etapa, selecione um estágio e, em seguida, o sinal de adição (+) em Nome da Etapa. Insira um nome.

  • Na coluna Valor, selecione um campo a ser usado para a entrada de dados.

  • Se aplicável, você pode selecionar a caixa de seleção Necessária para um campo obrigatório.

  • Para remover uma etapa, selecione-a e clique em X no lado direito da etapa.

Adicionar ramificação

Para saber como adicionar um estágio, veja Aperfeiçoar os fluxos de processos de negócio com ramificação.

Para criar um fluxo do processo comercial disponível para pessoas usar, você deve classificar o fluxo do processo, habilitar funções de segurança e ativá-las.

Definir Ordem do Fluxo do Processo

Se você tiver mais de um fluxo de processo empresarial para uma entidade (tipo de registro), será necessário definir qual processo será atribuído automaticamente aos novos registros. Na barra de comando, selecione Ordenar Fluxo do Processo. Para novos registros ou registros que não possuem um fluxo do processo associado a ele, o primeiro fluxo do processos empresarial que um usuário tem acesso é aquele que será usado.

Habilitar Direitos de Acesso

As pessoas poderão apenas usar os fluxos de processo empresarial associados às funções de segurança atribuídas à sua conta de usuário. Por padrão, somente as funções de segurança de Administrador do Sistema e Personalizador do Sistema podem exibir um novo fluxo do processo empresarial.

  • Para definir essas funções, na barra de comandos, selecione Habilitar Funções de Segurança. É possível selecionar as opções Habilitar para Todos ou Habilitar apenas para as funções de segurança selecionadas.

  • Se você escolher Habilitar apenas para as funções de segurança selecionadas, é possível selecionar quais funções de segurança que permitirão o acesso para o fluxo do processo empresarial.

Ativar

Antes que qualquer usuário possa usar o fluxo do processo empresarial, você deve ativá-lo. Na barra de comandos, selecione Ativar. Após confirmar a ativação, o fluxo do processo empresarial já está pronto para uso. Se um fluxo do processo empresarial tiver erros, você não poderá ativá-lo até que os erros sejam corrigidos.