Dynamics 365
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Visão geral do controle de registros no Dynamics 365 para Outlook

Você pode usar o Microsoft Dynamics 365 para Outlook para rastrear mensagens de email, contatos, tarefas e compromissos. Quando você rastreia uma mensagem de email, compromisso, contato ou registro de tarefa no Microsoft Dynamics 365, uma cópia desse registro é salva como uma atividade no Outlook e sincronizado com o registro do . Você pode exibir e editar nesse registro no Dynamics 365 para Outlook ou Dynamics 365. Se você sincronizar o Outlook em seu dispositivo móvel, também é possível acessar esses registros no dispositivo.

Acompanhar registros no Dynamics 365 para Outlook é um processo manual. Isso lhe dará a capacidade de manter os registros do Outlook separados de seus registros do Dynamics 365.


Dica



Nesta página:

Usando no botão Rastrear vs. o botão Definir Referente a

Usando o painel de rastreamento

O que pode ser feito depois de rastrear um registro?

Mais informações sobre o rastreamento de registros

Usando no botão Rastrear vs. o botão Definir Referente a

Para rastrear um registro no Dynamics 365 para Outlook, você clica ou toca no botão Rastrear ou no botão Definir Referente a do registro que deseja rastrear.

Você pode usar qualquer um botão para rastrear um registro, mas quase sempre é melhor usar o botão Definir Referente a. Quando você usa o botão Definir Referente a, é possível vincular um email, compromisso ou tarefa para um registro específico do registro do Dynamics 365 como uma conta ou oportunidade ou até mesmo um tipo de registro personalizado (entidade). Algumas organizações também usam o botão Definir Referente a para rastrear projetos.

Usando o painel de rastreamento

Quando um registro é rastreado, um painel do Microsoft Dynamics 365 (também conhecido como “painel de rastreamento") é exibido na parte inferior do registro. Esse painel será exibido:

  • Se o item é rastreado

  • O registro de referência, se definido

  • O nome da conta principal para contatos, se definida

  • Links para os registros do Dynamics 365 para destinatários de email. Isso é bastante útil quando você deseja acessar rapidamente o registro de contato do Dynamics 365 de um destinatário de email ou ver outras informações armazenadas no Dynamics 365.

  • Registros relacionados, juntamente com um símbolo que identifica o tipo de registro no Dynamics 365

  • Se os endereços de email, nomes ou listas de distribuição no email são registros do Dynamics 365

Por exemplo, captura de tela a seguir mostra o painel de rastreamento para uma tarefa rastreada vinculada à conta da Adventure Works:

Você pode abrir o registro referente, o registro primário para um contato ou registros relacionados diretamente no painel de acompanhamento. O painel de rastreamento também inclui um botão Opções que fornece acesso rápido às opções de rastreamento pessoal.


Anotação

Se rastrear uma mensagem de email sem primeiro expandir uma lista de distribuição o painel de rastreamento exibe o nome da lista de distribuição. Para acompanhar endereços de email individuais, expanda a lista de distribuição antes de acompanhar a mensagem.


O que pode ser feito depois de rastrear um registro?

Depois de rastrear um registro, use os botões da faixa de opções do Dynamics 365 para Outlook para executar as seguintes tarefas.

Para fazer essa tarefa

Escolher

Aplica-se a

Abre o registro diretamente no Dynamics 365

Email, compromissos, contatos e tarefas

Adiciona uma conexão entre o registro e qualquer registro do Dynamics 365 capaz de rastrear conexões

Email, compromissos, contatos e tarefas

Converte o registro em uma oportunidade, cliente potencial ou ocorrência do Dynamics 365

Email, compromissos e tarefas

Insira um modelo do Dynamics 365

Email

Insere um artigo da base de dados de conhecimento do Dynamics 365

Email

Anexar especificações do Dynamics 365

Email


Dica

Se esses botões não estiverem disponíveis, pode ser que o registro marcado para ser rastreado ainda não está sincronizado. Isso poderá ocorrer se sua organização usa a sincronização no servidor para sincronizar email, compromissos, contatos e tarefas, mas a sincronização ainda não aconteceu. Se o botão Exibir no Dynamics 365 for habilitado, o registro foi sincronizado. Você também pode usar o painel de acompanhamento (como descrito anteriormente) para determinar se o registro foi sincronizado.


Mais informações sobre o rastreamento de registros

Avisos de privacidade

Para usar o Microsoft Dynamics 365 para Outlook, você deverá entrar no serviço usando suas credenciais (um endereço de email e uma senha). Você pode optar por salvar essas informações localmente para que as credenciais não sejam solicitadas a cada vez que abrir o Outlook. Nesse caso, o Dynamics 365 para Outlook estabelecerá uma conexão automática com o Microsoft Dynamics 365 (online) sempre que você abrir o Outlook.

Após a primeira vez que você entrar e usar o Dynamics 365 para Outlook, a conexão entre o seu computador e o Dynamics 365 (online) será sempre aberta quando você tiver acesso à Internet. Você pode optar por desativar a conexão entre o computador e o Dynamics 365 usando apenas um parâmetro de configuração, mas se desativar a conexão, o Dynamics 365 para Outlook poderá apresentar um desempenho pior.

Caso você use o Dynamics 365 para Outlook para acompanhar emails, o thread de emails ficará visível para os usuários da sua organização que tiverem permissão para vê-los.

Para cada email que você receber, o Dynamics 365 para Outlook enviará ao Dynamics 365 (online) o endereço de email do remetente, o endereço de email do destinatário e a linha de assunto da mensagem. Isso permite que o Dynamics 365 (online) valide se um email específico deve ser armazenado ou não pelo serviço do Dynamics 365 (online). Quando você acompanha um item, uma cópia dele é mantida pelo serviço Dynamics 365 e fica visível para os outros usuários da organização que tiverem as permissões apropriadas. Quando você cancela o acompanhamento de um item, essa cópia é excluída automaticamente do Dynamics 365 (online), mas apenas se você for o proprietário do item.

Se você é usuário do Microsoft Dynamics 365 (online), quando usar o recurso Sincronizar com o Outlook, os dados do Dynamics 365 que você está sincronizando serão “exportados” para o Outlook. Um link será mantido entre as informações do Outlook e as informações do Dynamics 365 (online) para assegurar que elas foram atualizadas nos dois aplicativos. O recurso Sincronizar com o Outlook baixa apenas as IDs dos registros relevantes do Dynamics 365 para uso quando um usuário tenta acompanhar e definir um item do Outlook. Os dados da empresa não são armazenados no dispositivo.

Um administrador determinará se os usuários da organização terão permissão para sincronizar os dados do Dynamics 365 com o Outlook usando os direitos de acesso.