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Configurar as regras de detecção de duplicidades para manter seus dados limpos

Para manter a integridade dos dados, é interessante ter regras em vigor para reduzir registros duplicados no sistema. O Microsoft Dynamics 365 inclui regras de detecção de duplicatas padrão para contas, contatos e clientes potenciais, mas não para outros tipos de registro. Se você deseja que o sistema detecte duplicatas para outros tipos de registros, é necessário criar uma nova regra.

Depois de criar as regras de detecção de duplicidade, você precisa ativar a detecção de duplicidades.

  1. Certifique-se de ter o direito de acesso Administrador do Sistema, Personalizador de Sistema, Gerente de Vendas, Vice-presidente de Vendas, Vice-presidente de Marketing ou Diretor Executivo - Gerente Comercial ou permissões equivalentes.

    Verifique sua função de segurança

    1. Siga as etapas em Exibir seu perfil de usuário.

    2. Não possui as permissões corretas? Entre em contato com o administrador do sistema.

  2. Vá para Configurações > Gerenciamento de Dados.

  3. Escolha Regras de Detecção de Duplicidades.

  4. Para criar uma nova regra de detecção de duplicidades, escolha Nova. Digite um nome e uma descrição.

    –OU–

    Para editar uma regra de detecção de duplicidades existente não publicada, escolha a regra de detecção de duplicidades.

    –OU–

    Para editar uma regra de detecção de duplicidades publicada, selecione a regra. No menu Ações, escolha Cancelar publicação e então escolha a regra.

  5. Selecione os critérios a serem usados para identificar um registro como uma duplicidade.

    1. Se você estiver criando uma nova regra:

      • Na seção Critérios da Regra de Detecção de Duplicidades, na lista Tipo de Registro Base, escolha o tipo de registro ao qual a regra se aplica. Por exemplo, selecione Contatos.

      • Na caixa Tipo de Registro Correspondente, escolha o tipo de registro para comprar. Na maioria dos casos, você provavelmente desejará usar o mesmo tipo de registro para Tipo de Registro Base e Tipo de Registro Correspondente. Também é útil possível comparar tipos de registro diferentes. Por exemplo, talvez você queira comparar o campo Email em Contatos para o campo Email em Clientes potenciais.

    2. Se você quiser que a regra considere somente os registros ativos durante a detecção de duplicidades, marque a caixa de seleção Excluir registros correspondentes inativos. Você também deverá marcar essa caixa de seleção se os critérios de sua regra de detecção de duplicidades se basearem em um campo de status.

    3. Se desejar que a regra faça distinção entre maiúsculas e minúsculas, marque a caixa de seleção Diferencia Maiúsculas de Minúsculas.

    4. Se você selecionou tipos de registro diferentes para os tipos de registro base e correspondente, para cada novo critério, na coluna Campo Registro Base, escolha Selecionar e então escolha um nome do campo. Na mesma linha, na coluna Campo Registro Correspondente, escolha Selecionar e então escolha um nome do campo.

      - OU -

      Se você selecionou os mesmos tipos de registro para os tipos de registro base e correspondente, para cada novo critério, na coluna Campo, escolha Selecionar e escolha um campo.

    5. Na mesma linha, na coluna Critérios, escolha Selecionar e então escolha um operador. Por exemplo, selecione Correspondência Exata.

    6. Se você especificou Primeiros Caracteres Iguais ou Últimos Caracteres Iguais, na coluna Nº de Caracteres, escolha Inserir Valor e insira* o número de caracteres para comparação.

    7. Se você não quiser que a regra considere campos em branco (valores nulos) como iguais durante a identificação de duplicidades, marque a caixa de seleção Ignorar Valores Em Branco.


    Importante

    Se a regra de detecção de duplicidades contiver somente uma condição, os valores em branco serão ignorados durante o trabalho de detecção de duplicidades.


    O número de critérios que você pode selecionar é limitado pelo número de caracteres que podem ser armazenados no código de correspondência do registro. Conforme você adiciona critérios, corresponda o valor Comprimento do código de correspondência atual exibido na parte inferior da lista de critérios.

  6. Ao concluir a adição de critérios, escolha Salvar e Fechar.

  7. Para tornar utilizável a regra de detecção de duplicidades nova ou alterada, selecione a regra e escolha Publicar.

    Quando você publica uma regra de detecção de duplicata, um código de correspondência é criado para cada registro do tipo de registro correspondente para essa regra. É possível publicar apenas cinco regras para o mesmo tipo de registro base (por exemplo, Contas) por vez. Talvez seja necessário excluir ou cancelar a publicação de uma regra existente se você encontrar esse limite.


Anotação

  • É recomendável definir os critérios de detecção de duplicatas em um campo que tenha valores exclusivos, por exemplo, Email.

  • É possível ter mais de uma regra de detecção de duplicidades para cada tipo de registro.