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Use o assistente para adicionar e rastrear vários contatos do Outlook no Dynamics 365 para Outlook

É possível rastrear os seus contatos do Microsoft Office Outlook em Microsoft Dynamics 365 para Outlook. Ao rastrear um contato, uma cópia desse registro do contato é salva no Dynamics 365 para Outlook e sincronizada com o registro do Outlook. Após os seus contatos terem sido rastreados, você verá qualquer e-mail, tarefa ou atividades de compromisso do Dynamics 365 associados a esses contatos. Se você sincronizar o Outlook em seu dispositivo móvel, também é possível acessar os registros de contato nesse dispositivo.

Rastrear contatos no Dynamics 365 para Outlook é um processo manual. É possível rastrear até 20 contatos ao mesmo tempo escolhendo o botão Rastrear ou o botão Configurar pai no Dynamics 365 para Outlook. Se desejar adicionar mais de 20 contatos ao mesmo tempo ou adicionar todos os contatos do Outlook no Dynamics 365, é possível usar o assistente Adicionar contatos. O assistente também pode ajudá-lo definir o número de opções. Por exemplo, é possível especificar se as futuras comunicações com contatos rastreados devem ser sincronizados com o Dynamics 365 para Outlook.


Importante

Para rastrear contatos no Dynamics 365 para Outlook, o endereço de e-mail do Outlook deve corresponder ao endereço de e-mail do Dynamics 365. Não é possível sincronizar um ou vários endereços de email.


Etapa 1: Preparar-se

Antes de adicionar seus contatos do Outlook:

  • Para obter melhores resultados, certifique-se de que seus dados de contato do Outlook estejam da forma mais exata e completa possível. Preencha todas as informações ausentes e verifique se os nomes de pessoas estão escritos corretamente.

  • Como você terá a oportunidade de "mapear" os nomes de empresas em sua lista de contatos do Outlook para um nome da conta do Microsoft Dynamics 365, certifique-se de que eles estejam escritos da mesma forma em ambos os aplicativos.

Etapa 2: Executar o assistente

  1. Escolha Arquivo > Dynamics 365 > Importar contatos > Adicionar contatos.

  2. Selecione Próximo.

  3. Confirme a pasta em que os seus contatos do Outlook serão armazenados e escolha Avançar.


    Anotação

    • O assistente determina a pasta, normalmente chamada Contatos. Você pode selecionar ou desmarcar subpastas na pasta Contatos .

    • Se permitir que alguém gerencie seu email (chamado "representante"), você não pode adicionar contatos da pasta de contatos dessa pessoa.


  4. Selecione como agrupar seus contatos. Os grupos são:

    • Nome da Empresa. Agrupe os contatos pelo nome de conta correspondente no Microsoft Dynamics 365. O assistente lista o número de contatos associados com cada conta. Escolha o link para verificar a lista de nomes para cada conta.

    • Domínio de Email. Agrupe os contatos por domínio de email. O domínio de email é a parte do endereço após o símbolo @. Por exemplo, no e-mail alguém@contoso.com, "contoso.com" é o domínio. Escolha o link para verificar a lista de nomes em cada domínio.

    • Categorias. Agrupe os contatos por categoria usada para organizar contatos no Outlook, se aplicável. Escolha o link para verificar a lista de nomes para cada categoria.

    Se não quiser adicionar todos os grupos, desmarque as caixas de seleção à esquerda de qualquer grupo que você não deseja.


    Anotação

    A coluna Número de Contatos exibe uma cor para indicar quantos contatos já estão vinculados ao Microsoft Dynamics 365.

    • Verde. Todos os contatos já estão no Microsoft Dynamics 365.

    • Amarelo. Mais de 50% dos contatos já estão Microsoft Dynamics 365.

    • Vermelho. Pelo menos um contato já está no Microsoft Dynamics 365.



    Dica

    Você pode achar que os agrupamentos têm muitas variações se os nomes de empresa não corresponderem exatamente. Se for o caso, pode ser melhor cancelar o assistente, corrigir os nomes das empresas no Outlook e, em seguida, executar o assistente novamente.


  5. Verifique se Usar Nome da Empresa para a Conta está selecionado (recomendado). Caso contrário, se quiser associar um nome da conta com cada contato mais tarde no Microsoft Dynamics 365, desmarque essa caixa de seleção.

  6. Selecione Acompanhar todas as comunicações para os contatos adicionados para acompanhar mensagens, compromissos e tarefas associados com os contatos do Outlook no Microsoft Dynamics 365.

  7. Para selecionar manualmente as contas para associar os contatos, escolha Avançado. Na coluna Configurar conta, escolha a linha para o contato. Na lista suspensa, selecione um dos seguintes:

    • Deixe o campo (Não Definido) em branco para associar contatos com uma conta depois no Microsoft Dynamics 365.

    • Selecione Usar Nome da Empresa para associar os contatos com uma conta do Microsoft Dynamics 365 usando o nome da empresa.

    • Selecione Selecionar conta existente, selecione uma conta ou um contato escolha OK.

  8. Na coluna Incluir comunicação, desmarque a caixa de seleção para qualquer agrupamento que não quiser rastrear as mensagens de e-mail, compromissos ou tarefas no Microsoft Dynamics 365.

  9. Escolha Adicionar contatos.

  10. Examine a página Resumo e exiba quaisquer erros, se aplicável. Selecione Fechar.