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CRM Ajuda e Treinamento

Trabalhar offline com o CRM para Outlook

Você pode usar o Microsoft Dynamics CRM para Outlook para acessar seus dados do Microsoft Dynamics CRM quando estiver em trânsito. Por exemplo, se estiver viajando em um site do cliente, é possível pesquisar seus contatos do CRM, revisar e adicionar novas anotações e mais sem conexão com a Internet.

Quando voltar ao modo online com o Dynamics CRM para Outlook, software copia um subconjunto dos dados do CRM no disco rígido do seu computador. Alterações feitas offline são armazenados localmente. Ao se conectar ao servidor novamente, as alterações são sincronizadas automaticamente com o servidor do CRM.

Nesta página:

Antes de entrar no modo offline

Modo offline

Ficar online

Quais recursos não estão disponíveis offline?

Outros itens a saber sobre o modo offline

Antes de entrar no modo offline

O Dynamics CRM para Outlook usa filtros de sincronização offline para determinar o subconjunto de dados para copiar em o disco rígido local quando ficar offline. Antes de entrar no modo offline, você pode alterar os filtros ou criar filtros novos filtros para sincronizar somente os dados necessários. Também é possível excluir, desativar ou ativar filtros.Para obter mais informações: Escolha registros para trabalhar offline no CRM para Outlook


Dica

Quando você entra no modo offline pela primeira vez, a sincronização dos dados locais com o servidor do CRM pode demorar bastante se você tiver muitos dados. Por exemplo, em situações de atendimento ao cliente em que um caso pai pode ter milhares de casos filhos. O CRM fica indisponível quando o Dynamics CRM para Outlook está sincronizando. É possível reduzir o tempo usando os filtros de sincronização offline para limitar a quantidade de dados sincronizados.


Modo offline

  • Quando estiver pronto para ficar no modo offline, no Dynamics CRM para Outlook, escolha Arquivo > CRM > Ficar offline.

    Quando você escolher Ficar Offline, o Dynamics CRM para Outlook sincroniza seus dados no seu computador local com os filtros de sincronização offline. Quando a sincronização estiver concluída, você poderá desativar o computador da rede.


    Dica

    Você pode observar se está offline usando um dos seguintes indicadores:

    • A barra de ferramentas do CRM exibe o botão Modo Online.

    • O menu do CRM exibe a opção Modo Online.

    • Se você estiver usando o Outlook 2010 ou Outlook 2013, a guia CRM exibe o botão Ficar Online.


Ficar online

  1. Verifique se você está conectado à rede da organização.

  2. Escolha Arquivo > CRM > Ficar Online.

Quais recursos não estão disponíveis offline?

Não disponíveis no modo offline

  • Atribuindo registros

  • Postagens

  • Conversão de cotações em ordens de venda

  • Conversão de ordens de venda em faturas

  • Gerenciamento da administração do sistema

  • Atualização da configuração do sistema

  • Gerenciamento de atividades de serviço

  • Gerenciamento de serviços

  • Usando o Calendário de serviço e o Calendário do local de trabalho

  • Edição de artigos

  • Edição ou gerenciamento de especificações

  • Alteração de organizações

  • Compartilhamento de registros

  • Detecção de registros duplicados

  • Gerenciamento de trabalhos do sistema

  • Execução de alguns testes de diagnóstico

  • Execução de regras de fluxo de trabalho

  • Criar uma campanha rápida e atividades relacionadas a partir de uma mala direta

  • Rastrear tarefas atribuídas

  • Funcionalidade de revisão da cotação

  • Acompanhar ou deixar de acompanhar o feed de atividades

  • Temas personalizados

Disponibilidade limitada offline

  • Criação ou exibição de relatórios (com base em grupos de dados locais e em dados offline)

  • Execução da automação de alguns processos personalizados (plug-ins)

No modo offline, pode ser exibido, mas não pode ser editado

  • Artigos

  • Especificações

  • Modelos de mala direta

Outros itens a saber sobre o modo offline

  • Uso compartilhado de um computador Todos os usuários que entram localmente em um computador com o Dynamics CRM para Outlook instalado poderão acessar os dados do CRM armazenados na base de dados offline. O uso compartilhado em um computador executando o Dynamics CRM para Outlook não tem suporte.

  • Como o CRM cuida das alterações de vários usuários. O CRM aplica adições e alterações no servidor do CRM na mesma ordem em que são inseridos. Se você fizer uma alteração em um registro no modo offline e outro usuário alterar o mesmo registro durante esse período, quando você retornar ao modo online, a sua alteração substituirá as alterações que outro usuário fez enquanto estava offline.

  • Fluxos de trabalho. Quando você trabalha no modo offline, o CRM desabilita notificações de fluxo de trabalho. Se as alterações feitas offline estiverem definidas para disparar um trabalho de sistema ou processo de fluxo de trabalho automatizado, o processo será disparado automaticamente quando você voltar para o modo online.

  • Detecção de duplicidades. O CRM desabilita a detecção de duplicidades quando você estiver offline. A detecção de duplicidades é reabilitada automaticamente quando você entra novamente no modo online. É possível definir uma opção pessoal para determinar como os registros de duplicatas são tratados durante a sincronização.Para obter mais informações: Definir opções pessoais que afetam o rastreamento e a sincronização entre o CRM e o Outlook ou o Exchange

  • Mensagens não entregues. As mensagens de email podem deixar de ser entregues se o servidor de correio estiver inativo, ou podem ser bloqueadas se o destinatário não quiser receber os emails. Se isso ocorrer, o Outlook salva a mensagem de email em sua pasta Rascunhos mas o Microsoft Dynamics CRM cria uma atividade fechada. No Microsoft Dynamics CRM, use a exibição de Email Pendente para ver as mensagens não enviadas.

    Quando você está trabalhando no modo offline, as mensagens de email que você envia são salvas na fila offline do seu Outlook. Quando você volta para o modo online, o Microsoft Dynamics CRM automaticamente tenta enviá-las e criar as atividades. Se uma mensagem de email não pode ser enviada, o Microsoft Dynamics CRM a salvará como uma atividade de rascunho, mas a mensagem não aparecerá na pasta Rascunhos no Outlook.

  • Permissões de segurança offline. As mesmas permissões de segurança que você tem online são mantidos no modo offline

  • Adicionando um tipo de relatório relacionado usando o botão Adicionar (+). Se você estiver offline, você não poderá adicionar um tipo de registro relacionado usando o botão Adicionar (+). Adicione o tipo de registro relacionado enquanto estiver no modo online e, então, entre no modo offline.

Avisos de privacidade

Para usar o Microsoft Dynamics CRM para Outlook, você deverá entrar no serviço usando suas credenciais (um endereço de email e uma senha). Você pode optar por salvar essas informações localmente para que as credenciais não sejam solicitadas a cada vez que abrir o Outlook. Nesse caso, o CRM para Outlook estabelecerá uma conexão automática com o Microsoft Dynamics CRM Online sempre que você abrir o Outlook.

Após a primeira vez que você entrar e usar o CRM para Outlook, a conexão entre o seu computador e o CRM Online será sempre aberta quando você tiver acesso à Internet. Você pode optar por desativar a conexão entre o computador e o CRM usando apenas um parâmetro de configuração, mas se desativar a conexão, o CRM para Outlook poderá apresentar um desempenho pior.

Caso você use o CRM para Outlook para acompanhar emails, o thread de emails ficará visível para os usuários da sua organização que tiverem permissão para vê-los.

Para cada email que você receber, o CRM para Outlook enviará ao CRM Online o endereço de email do remetente, o endereço de email do destinatário e a linha de assunto da mensagem. Isso permite que o CRM Online valide se um email específico deve ser armazenado ou não pelo serviço do CRM Online. Quando você acompanha um item, uma cópia dele é mantida pelo serviço CRM e fica visível para os outros usuários da organização que tiverem as permissões apropriadas. Quando você cancela o acompanhamento de um item, essa cópia é excluída automaticamente do CRM Online, mas apenas se você for o proprietário do item.

Se você estiver usando o Microsoft Dynamics CRM para Outlook quando for para o modo offline, uma cópia dos dados nos quais você está trabalhando será criada e armazenada no seu computador local. Os dados são transferidos do CRM Online para o seu computador usando uma conexão segura, e um link é mantido entre a cópia local e o CRM Online. Na próxima vez que você entrar no CRM Online, os dados locais serão sincronizados com o CRM Online.

Um administrador determinará se os usuários da organização terão permissão para passar para o modo offline com o Microsoft Dynamics CRM para Outlook usando os direitos de acesso.

Usuários e administradores podem definir quais entidades são baixadas por meio da Sincronização Offline usando a configuração Filtros de Sincronização na caixa de diálogo Opções. Como alternativa, usuários e administradores podem configurar que campos são baixados (e carregados) usando Opções Avançadas na caixa de diálogo Filtros de Sincronização.

Se você é usuário do Microsoft Dynamics CRM Online, quando usar o recurso Sincronizar com o Outlook, os dados do CRM que você está sincronizando serão “exportados” para o Outlook. Um link será mantido entre as informações do Outlook e as informações do CRM Online para assegurar que elas foram atualizadas nos dois aplicativos. O recurso Sincronizar com o Outlook baixa apenas as IDs dos registros relevantes do CRM para uso quando um usuário tenta acompanhar e definir um item do Outlook. Os dados da empresa não são armazenados no dispositivo.

Um administrador determinará se os usuários da organização terão permissão para sincronizar os dados do CRM com o Outlook usando os direitos de acesso.

Applies To

Dynamics CRM 2013

Dynamics CRM 2015

Dynamics CRM 2016

Dynamics CRM Online